Главная || Деятельность госархива || Отчеты || 2016 год || Заседание коллегии по итогам основной деятельности государственных архивов в 2016 году

Заседание коллегии по итогам основной деятельности государственных архивов в 2016 году

10 марта 2017 года в ГУ «Управление архивов и документации Акмолинской области» прошло заседание коллегия по итогам основной деятельности государственных архивов в 2016 году. На коллегии был заслушан директор КГУ «Государственный архив города Кокшетау» по вопросам деятельности госархива.

За отчетный период все плановые показатели госархива были выполнены и перевыполнены.

У нас числится 487 фондов, на госхранении находится 116541 единица хранения, из них управленческой документации постоянного хранения — 57741, долговременного и временного — 1534, по личному составу — 43605, личного происхождения — 2661, фотодокументов — 10951, фоно — 33, кино — 14, видео — 2.

За 2016 год вновь создано 6 фондов.

Закартонировано 4586 дел. восстановлен 51 лист затухающего текста. Улучшено физическое состояние — 430 дел. Выявлены и описаны 35 ед. хр. особо ценных документов.

В связи с истечением срока ведомственного хранения, реорганизацией, ликвидацией организаций, учреждений принято 1170 ед. постоянного хранения, по личному составу — 1736, коллекцию фотодокументов пополнили 101 фотография по истории г. Кокшетау, от граждан поступило 68 ед. хр./ 198 документов.

Согласованы 23 номенклатуры дел, 6 положений об экспертной комиссии, 5 положений о ведомственном архиве, описи дел постоянного хранения в количестве 916 единиц хранения, по личному составу — 1423 единицы, личного происхождения — 68 дел, судебная документация –212.

Проведена каталогизация 120 дел, на них составлена 201 карточка.

Проведены 4 семинара-совещания с учреждениями, организациями, предприятиями-источниками комплектования.

Даны 117 консультаций по вопросам научно-технической обработки документов, составления научно-спра¬вочного аппарата, но¬менклатур дел, паспорта ведомственного архива. Налажен контакт и взимопонимание с руководителями источников комплектования.

Опубликованы в областных и городских газетах 9 статей. С целью информирования населения по оказанию государственной услуги в СМИ были подготовлены и опубликованы отдельные 2 статьи. Подготовлены 4 фотодокументальные выставки.

Для учащихся Назарбаев Интеллектуальной школы, средних школ города, курсантов технического института и студентов университета им. А. Мырзахметова проведены 13 уроков и лекций.

Шире стали привлекать все слои населения для пропаганды деятельности архивной службы. Так, 30 ноября 2016 года в Красноярской городской библиотеке организовано мероприятие под названием «Первый Президент: 25 успешных лет», в котором приняли участие акимат села, сотрудники ДК «Кокше», студенты агротехнического колледжа, учителя и учащиеся старших классов средней школы № 1, читатели библиотеки и ветераны села. Ознакомили участников с экспозицией документальной фотовыставки под названием «Кокшетау. Годы Независимости», посвященной 25-летию Независимости Республики Казахстан, а также провели презентацию электронной книги «Хронограф города Кокшетау за 1991-2016 годы».Такую же работу планируем провести в посёлках Станционный и Чайкино.

По поручению руководителя управления архивов и документации выполнены мероприятия по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок», ежеквартально были организованы и проведены информационные акции «Госархив консультирует», с распространением информационных буклетов, которые состоялись в отделах «Правительство для граждан» по Акмолинской области.

Заключен и действует договор с городским отделом внутренней политики по взаимодействию в части формирования фото-видеодокументов по истории развития города. Организован и проведен отчёт о деятельности горархива перед акиматом города.

В 3 квартале издана книга (электронная версия) «Хронограф города Кокшетау. 1991-2016», в которой в хронологической последовательности изложены события и факты из истории города Кокшетау за 1991-2016 годы с иллюстрациями (фотографиями, документами) на государственном и русском языках. Электронная версия размещена на сайте госархива.Изыскиваем средства на его изготовление типографским способом.

В сентябре 2016 года были подготовлены Календари знаменательных и памятных дат на 2017-2021 годы, которые представлены в управление архивов и документации. Такой большой период охвачен впервые.

Одним их важных направлений работы госархива является исполнение тематических и социально-правовых запросов. За отчетный период зарегистрировано 4680 обращений граждан, в т.ч. 88 — тематических, 4592 — социально-правовых. Все запросы рассмотрены, из них исполнено положительно тематических — 100 %, социально-правовых — 61%. Для оперативности по своевременной доставке корреспонденции велась работа с руководством АО «Казпочта», при этом приходилось неоднократно отправлять через службу такси повторно ответы на запросы в ЦОНы Бурабайского и Енбекшильдерского районов.

В читальном зале госархива обслужено 38 исследователей, число посещений составило 66. Для работы им выдано 476 единиц хранения. По заказам исследователей и при исполнении тематических запросов изготовлено 560 копий документов.

Протокольное поручение по качественному оказанию госуслуги «Выдача архивных справок» в строгом соответствии с требованиями нормативных актов Стандарта и регламента, а также активизации работы с ведомственными архивами находятся на постоянном контроле. Проводится выборочная проверка достоверности сведений в архивных справках. Издан приказ об ответственности исполнителей. За вновь принятыми работниками закреплены наставники.

Ежеквартально проводятся производственные совещания. Согласно плану проведено 12 занятий аппаратной учёбы.

Утвержден план мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС на 2016 год, обновлен список работников и членов их семей, подлежащих эвакуации в загородную зону, а также список фондов, которые следует эвакуировать в первую очередь (г. Щучинск, кинотеатр «Дружба»). По данным темам проведены повторные инструктажи и 2 учебных занятия.

Заменены шторы для окон и дверей в двух архивохранилищах, приобретены и установлены 2 герба, 1 флаг, 1 флагшток, 2 вывески с наименованием нашего ведомства, 3 видеокамеры, архивные коробки. Большая часть оргтехники морально и физически уже устарела, мы нуждаемся в их плановой замене.

За время работы налажен хороший контакт со СМИ города и области. О нашей работе писали и в республиканской газете «Казахстанская правда»и в областных. Мы активизировали работу по пропаганде деятельности госархива города Кокшетау. Активно принимаем участие во всех мероприятиях города.В целях экономии выделенных бюджетных средств и в рамках государственно-частного партнерства налажен контакт с частным предпринимателем Акишевым, ИП «Жумабаев», «Мухамеджанов», «Тумгоев», которые помогли решить ряд хозяйственных вопросов по благоустройству террритории госархива, так например, на входе уложена брусчатка, обновлен козырек здания, покрашен цоколь фасада. На территории госархива были высажены цветы. Перед Новым годом украсили фасад и ограждение здания.

Активно участвуем в различных смотрах–конкурсах, проводимых управлением. 22 сентября проведен конкурс, посвященный Дню языков, где первое место заняла сотрудник нашего архива. Ежегодно принимаем участие в подписной компании и благотворительных мероприятиях, общегородских субботниках.Регулярно поздравляем всех ветеранов архивной службы.

Активно работаем с сайтом. На сайте есть раздел «Виртуальная приемная», где услугополучатели могут задать свои вопросы и получать на них исчерпыващие ответы.

Теперь о проблеме: Назрел вопрос о выделении средств на строительство нового типового здания, а до решения вопроса строительства — подбор соответствующего помещения для размещения и дальнейшего функционирования госархива. С Госкомимуществом, банками и Телекомом не раз обменивались информациями, но подходящего здания пока нет. Большая часть оргтехники морально и физически уже устарела, мы нуждаемся в их плановой замене. Для поддержания температурно-влажностного режима в архивохранилищах необходимо установить кондиционеры. Кроме того, нуждаемся в автоматических переплетных станках для подшивки документов.

По рейтингу выполнения основных показателей из 12-ти 10 месяцев госархив находится на первом месте. Коллектив работоспособный, ответственный. Атмосфера доброжелательная, с хорошим рабочим настроем. Заверяю, что со всеми поставленными задачами, мы справимся.

                         Директор госархива г. Кокшетау                                                                                Т. Какпенов

10.03.2017

Дата публикации: 17.03.2017 17:18

Последние изменения страницы: 17.03.2017 17:18

Количество просмотров: 3436