 |
Государственный архив г. Кокшетау |
|
Государственный архив г. Кокшетау |
ОТЧЕТ
о работе Государственного архива г. Кокшетау
за 9 месяцев 2015 года
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
В течении 9 месяцев 2015 года госархивом осуществлялась работа по совершенствованию организации хранения и обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу.
Улучшено физическое состояние 300 дел фондов № 358 «Кокшетауская го-родская государственная нотариальная контора», № 362 «ГУ «Отдел образования города Кокшетау», № 403 «Красноярский сельский Совет народных депутатов и его исполком», в том числе отреставрировано на бумажной основе 75 ед. хр., что составило 300 листов, подшито 225 ед. хр.
Закартонировано 5520 дела, среди них дела фондов № 5 «Кокчетавская швейная фабрика «40 лет комсомола», № 14 «Кокчетавский комбинат хлебопродуктов», № 100 «Жилищно-коммунальная контора АО «Кокшетаустрой», № 107 «Управление юстиции Кокшетауской области», № 118 «Управление механизации и инженерных работ АО «Кокшетаусельстрой № 1», № 126 «Кокшетауская областная контора книжной торговли», № 127 «Строительно-монтажный поезд № 657 АО «Целинтрансстрой», № 134 «АО «Металлист», № 175 «Строительно-монтажный поезд № 407 треста «Кокчетавсельстрой № 4», № 187 «Арендное предприятие общественного питания ресторана «Кокшетау», № 190 «Автотранспортное предприятие АО «Кокшетаустрой», № 217 «ОАО «Кокше Бау», № 222 «Производственный коо-ператив «Мехколонна № 57», № 228 «Коллекция ликвидированных предприятий бытового обслуживания населения», № 236 «Автобаза Кокшетауского облпотребсоюза», № 246 «Строительно-монтажное управление Кокшетауского областного производственного объединения хлебопродуктов», № 255 «ГУ «Центр занятости г. Кокшетау», № 285 «Кокчетавская бассейновая инспекция по использованию и охране водных ресурсов», № 478 «ГУ «Отдел строительства города Кокшетау».
Восстановлено 40 листов затухающего текста документов ф. 449 ГУ «Аппарат акима города Кокшетау».
С целью выявления особо ценных документов просмотрено 206 дел на бумажной основе ф. № 9 «Кокчетавский городской Совет депутатов трудящихся и его исполком», в результате чего было выявлено и описано 13 ед. хр., содержащих особо ценные документы. По состоянию на 01.01.2016 в госархиве числится 217 особо ценных документов.
Проведена проверка наличия и состояния документов на бумажной основе ряда фондов, в их числе № 55 «ГКП на ПХВ «Редакция газеты «Кокшетау», № 90 «Булычева Галина Михайловна — работник культуры, руководитель детского образцового ансамбля «Улыбка», председатель славянского культурно-просветительного общества «Истоки», № 201 «ОАО «Игилик», № 212 «АО «Кокшетаусельстрой № 1», № 217 «ОАО «Кокше Бау», № 220 «ОАО «Кокшетауская распределительная электросетевая компания», № 418 «Кокчетавская районная инспекция по сельскому хозяйству», № 419 «Кокчетавская художественно-производственная мастерская», № 421 «Транспортная прокуратура Курорт-Боровского железнодорожного участка Карагандинской железной дороги», № 422 «Конезаводской сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 423 «Районные Советы профоюзов Кокчетавского областного Совета профессиональных союзов», № 424 «Районный архитектор при исполкоме Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся» и др. Всего проверено 8075 ед. хр. Также проверено 600 ед. хр. коллекции фотодокументов по истории г. Кокшетау.
Проведена выверка комплектов учетных документов 15 фондов: № 399 «Акшасорский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 400 «Самарбайский, с 1967 г. — Молодежный сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 401 «Зерновое советское хозяйство (совхоз) «Раздольный» Раздольного сельского Совета», № 402 «Джельтавский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 403 «Красноярский сельский Совет народных депутатов и его исполком», № 404 «Кокчетавское товарно-транспортное управление «Казглавнефтеснаб», № 405 «Симферопольский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 406 «Отдел культуры исполкома Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся», № 407 «Алексеевский, с 1961 г. — Кусепский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 408 «Сельхозартель (колхоз) «Коммунизм» Киндыкского сельского Совета», № 409 «Раздольненский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 410 «Кокчетавское специализированное строительно-монтажное управление «Казглавэлеватормельмонтаж», № 411 «ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау», № 412 «Прокуратура Кокчетавского района», № 413 «Зерновое советское хозяйство «Кусепский» Кусепского сельского Совета».
В соответствии с планом работы составлены и представлены в Управление архивов и документации Акмолинской области карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива г. Кокшетау за 2014 год, сводный паспорт госархива на 01.01.2015 года.
В целях обеспечения сохранности документов пересмотрен и уточнен список фондов, подлежащих первоочередной эвакуации, в который включено 155 (сто пятьдесят пять) фондов, 52679 (пятьдесят две тысячи шестьсот семьдесят девять) ед. хр., в том числе 9 (девять) фондов, 204 (двести четыре) ед. хр. особо ценных документов.
Согласно писем Управления архивов и документации Акмолинской области
от 04 февраля 2015 года (по электронной почте б/н), 08 июня 2015 года № 02-15/353 подготовлены информации — в электронный формат внесены данные по карточкам фондов госархива г. Кокшетау (дата первого поступления фонда, крайние даты каждого названия, название фонда, категория и т. д.), о документах постоянного хранения и по личному составу городских и районных судов, находящихся на госхранении в госархиве г. Кокшетау.
2.Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан
За отчетный период осуществлялся прием на госхранение управленческой документации. В связи с истечением ведомственного срока хранения, реорганизацией, ликвидацией и др. принято 691 ед. постоянного хранения фондов № 19 «ГУ «Аппарат акима поселка Станционный города Кокшетау», № 86 «Прокуратура города Кокшетау», № 98 ГУ «Государственный архив города Кокшетау», № 466 «ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», № 478 «ГУ «Отдел земельных отношений города Кокшетау», а также 346 ед. хр. по личному составу фондов № 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов (ТОО «Кокше Назар Али»)», индивидуальные предприниматели (ИП): Агоев, Бущан, Копеева, Нурбеков, Нуркутов, Уразова, Шахметова)», № 98 «ГУ «Государственный архив города Кокшетау», № 333 «Кокшетауское акционерное общество «Киiм».
Коллекцию фотодокументов пополнили 75 фотографий по истории г. Кокшетау.
От граждан поступило 7 ед. хр. фонда № 451 «Красноперов Евгений Петрович, политический и общественный деятель, Почетный гражданин города Кокшетау».
По состоянию на 01.10.2015 в госархиве числится 478 фондов, на госхране-нии находится 114822 единиц хранения, из них управленческой документации постоянного хранения — 56571, долговременного и временного — 3187, по личному составу — 41538, научно-технической документации — 60, личного происхождения — 2567, фотодокументов — 10850, фоно — 33, кино — 14, видео — 2.
За 9 месяцев 2015 года вновь создан 1 фонд.
Госархивом осуществлялся контроль, оказывалась практическая и методическая помощь по вопросам документирования и управления документацией, ведомственного хранения документов учреждений, предприятий и организаций (далее — учреждений) города. Так усовершенствованы и согласованы с ЭПМК Управления архивов и докумен¬тации Акмолинской области 13 номенклатур дел для ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау», ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Отдел ветеринарии г. Кокшетау», ГККП «Кокшетауский медицинский колледж», КГУ «Спортивный клуб для людей с ограниченными физическими возможностями «Мерген», КГУ «Центр обучения языков» отдела культуры и развития языков г. Кокшетау, колледжа «Кокше» при академии «Кокше», филиала ГКП на ПХВ «Кокшетау Жылу» при акимате г. Кокшетау, ГУ «Кокшетауское городское управление по защите прав потребителей ДПЗПП Акмолинской области МНЭ РК», ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», ТОО «Эксперт Арсенал».
Согласованы 6 положений об экспертной комиссии и 6 о ведомственном архиве для ГККП «Кокшетауский медицинский колледж» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Отдел ветеринарии г. Кокшетау», КГУ «Центр обучения языков» отдела культуры и развития языков г. Кокшетау, ТОО «Эксперт Арсенал».
Даны 50 консультаций учреждениям, организациям и предприятиям города по вопросам научно-технической обработки документов, составления научно-спра¬вочного аппарата, документирования и управления документацией, составления но¬менклатуры дел, среди них: ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау», ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», ГККП «Кокшетауский медицинский колледж» при управлении здравоохранения Акмолинской области, АО «Кокшетауские минеральные воды», ГУ «Управление юстиции г. Кокшетау» Департамента юстиции Акмолинской области, ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, КГУ «Спортивный клуб для людей с ограниченными физическими возможностями «Мерген», филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» автономной ор-ганизации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы», Кокшетауский городской узел почтовой связи Акмолинского областного филиала АО «Казпочта» и др.
В течении 9 месяцев 2015 года организациями, учреждениями и предприятиями го¬рода были получены нормативные документы по ведению делопроизводства и работе ведомственных и частных архивов, а именно — Типовые правила документиро¬вания и управления документацией в государственных и негосударственных органи¬зациях Республики Казахстан, утвержденные приказом Министра культуры и спорта Рес¬публики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144; Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других ар¬хивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденные приказом Министра культуры и спорта Рес¬публики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146; Перечень типовых доку¬ментов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных орга¬низаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22. Вышеназванные документы на электронных носителях (флэш-картах) и по электронным адресам доведены до 57 учреждений и организаций города.
Проведен 3 семинар-совещание с работниками ГККП «Кокшетауский медицинский колледж» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, гуманитарно-технической академии по вопросам составления номенклатуры дел, научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу, составления акта на уничтожение документов, с истекшим сроком хранения, организации работы экспертной комиссии, оформления официальных бланков и т. д.
Оказана методическая и практическая помощь в составлении описей дел и научно-справочного аппарата к ним Кокшетаускому городскому суду, филиалу «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы», РГП «Казгеодезия «Солтустик геодезия».
В ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», ГУ «Кокшетауская городская территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора Министерства сельского хозяйства РК» были направлены письма с уведомлением о предстоящих проверках, которые будут прове¬дены в соответствии с планом мероприятий Управления архи¬вов и документации Акмолинской области.
3.Создание информационно-поисковых систем,научная информация и использование документов
За отчетный период работниками учреждений города была проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения, так описаны и утверждены на ЭПМК управления документы постоянного хранения ГУ «Государственный архив города Кокшетау» управления архивов и документации Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима поселка Станционный г. Кокшетау», ГУ «Управление юстиции г. Кокшетау» Департамента юстиции Акмолинской области (РАГС), ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», филиала «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы», РГП «Казгеодезия «Солтүстiк геодезия».
в количе¬стве 1558 единиц хранения, судебная документация Кокшетауского городского суда — 81 ед. хр.
Согласованы с ЭПМК управления описи дел по личному составу Кокшетауского акционерное общество «Киiм», ГУ «Государственный архив города Кокшетау» управления архивов и документации Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима поселка Станционный г. Кокшетау», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, филиала «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы», ИП «Копеева», ИП «Бущан», ИП «Нурбеков», ИП «Агоев», ИП «Уразов», ИП «Шахметов», ИП «Нуркутов», РГП «Казгеодезия «Солтүстiк геодезия», СМП № 296 треста «Целинтрансстрой», ОАО «Целинтрансстрой» в количестве 952 единиц хра¬нения.
Также согласованы акты на уничтожение документов, не подлежащих хране¬нию, ГУ «Государственный архив города Кокшетау» управления архивов и документации Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима поселка Станционный г. Кокшетау», ГУ «Управление юстиции г. Кокшетау» Департамента юстиции Акмолинской области (РАГС), ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», АО «Кокшетауские минеральные воды», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, филиала «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы», РГП «Казгеодезия «Солтүстик геодезия» Кокшетауского городского суда в количестве 19768 дел и документов.
Госархивом г. Кокшетау осуществлено научное описание фотодокументов по истории г. Кокшетау — 75 ед. хр.
Проведена каталогизация ф. 449 «Аппарат акима города Кокшетау». Всего закаталогизировано 122 дел, составлено 400 карточек.
С целью повышения качества использования научно-справочного аппарата проведена переработка раздела описи ф. 394 «Кокчетавский завод кислородно-дыхательной аппаратуры» за 1976-1983 годы в количестве 213 дел.
В 1-3 кварталах 2015 года проведена работа по уточнению и дополнению путеводителя по фондам постоянного хранения госархива г. Кокшетау за 2009-2014 годы. За указанный период вновь создано 18 фондов, которые были внесены в путеводитель. Фонды размещены по соответствующим разделам, которые состоят из подразделов, также внесены текущие изменения по ранее внесенным фондам постоянного хранения, дополнен научно-справочный аппарат (титульный лист, предисловие). Протоколом ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области от 27 августа 2015 года № 15 путеводитель был согласован.
В программный комплекс «Архивный фонд» за отчетный период были введены сведения о вновь созданном фонде и вносились текущие изменения по ранее внесенным фондам постоянного хранения; на электронные носители внесены перечни особо ценных документов, выявленных по фонду № 9 «Кокчетавский городской Совет депутатов трудящихся и его исполком» в количестве 13 ед. хр., всего на электронных носителях 217 ед. хр. особо ценных документов.
Велась работа по повышению информатизации архивных фондов госархива города. В базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по фонду № 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора» внесено 1500 договоров — 45 ед. хр.
Госархивом проводится определенная работа по установлению и укреплению взаимодействия с органами власти, государственными учреждениями, общественными организациями, при этом большое внимание уделяется пропагандистской и культурно-просветительной работе, в этих целях сотрудники архива приняли активное участие на выставке в рамках гала-концерта смотра народного творчества «Ақмола жұлдыздары», организованных отделом культуры и развития языков города Кокшетау, к 20-летию Ассамблеи народа Казахстана, 20-летию Конституции Республики Казахстан, 70-летию Победы Великой Отечественной войне, 550-летию Казахского ханства во Дворце культуры «Достар».
На данном мероприятии была развернута фотодокументальная выставка «И помнит мир, спасенный…». На выставке демонстрировалось более 100 экспонатов за 1941-1946, 1948-1983, 1985, 2000-2014 годы каждый из которых по-своему уникален. Это документы — официального, личного, творческого, наградного, служебного и общественного характера, а также фотографии участников Великой Отечественной войны. Фотодокументальная выставка «Один народ, одна страна, одна судьба», объединила более 30 экспонатов, была развернута в рамках 20-летия Ассамблей народа Казахстана, организованного Управлением архивов и документации Акмолинской области в коммунальном государственном учреждении «Қоғамдық келiсiм».
В канун 20-летия со дня принятии Конституции Республики Казахстан госархив города принял активное участие в позитив-акции «Ата Заң — тәуелсiздiк тiрегi мен тұғыры», организованной городской информационно-библиотечной системой в модельной городской библиотеке мкр «Бiрлiк». На данном мероприятии сотрудники госархива выступали с поздравлениями и были вовлечены в творческие конкурсы, кроме того, госархивом была развернута фотодокументальная выставка «20 лет мира, согласия и созидания». На выставке были представлены свыше 70 фотодокументов по истории города за 1995-2015 годы, каждый из которых по-своему уникален.
По документам фондов Кокшетауского райгорисполкомов, Кокшетауского приборостроительного завода. Документов личного происхождения участников Великой Отечественной войны А. Д. Давлетова, В. М. Боговицкого, С. Т. Демченко, Ф. С. Ипаткина, Н. В. Лукьянова, К. Мурзахметова, Д. М. Несвитеева, Н. Е. Нижникова и многих других участников войны была подготовлена телепередача, состоявшаяся на телевидении Акмолинского филиала АО "Республиканская телерадиокорпорация "Казахстан". Телезрителям была предоставлена информация о документах военного периода, зачтены воспоминания участников войны, отражающих события военных лет. Кроме того, на областном телевидение на телепередаче «70-летие Победы» телезрители познакомились с документами отложившихся в фонде Кокшетауского приборостроительного завода.
На страницах газеты «Степной маяк» подготовлено и опубликовано 4 статьи: «Все для фронта!», «Документы рассказывают», «Песни Гульсум», «Степному маяку — 95 лет».
Для учащихся экологической школы-гимназии № 13 «Экос», школы-гимназии № 5 «Таңдау», средних школ № 12, 14 проведены 6 урока на тему: «Ассамблея народа Казахстана — путь к процветанию через взаимное согласие», «Помним! Гордимся!», «С чего начинается Родина» с демонстрацией слайдов интересных документов и фотографий госархива.
На базе госархива г. Кокшетау проведена учебная практика студентов Кокшетауского университета им. А. Мырзахметова, в рамках которой госархивом прочитаны студентам 3 лекции об основных направлениях его работы. Всего проведено и прочитано 9 уроков, лекций.
В Управление архивов и документации Акмолинской области была представлена информация об участии кокшетауцев в Великой Отечественной войне для выпуска Альманаха № 9 к 70-летию Победы Великой Отечественной войне, а также документы, фотографии на электронных носителях.
В сентябре месяце 2015 года подготовлен Календарь знаменательных и памятных дат на 2016 год, который представлен в управление архивов и документации Акмолинской области.
Одним их важных направлений работы госархива является исполнение тематических и социально-правовых запросов. На 14.09.2015 зарегистрировано 2554 обращение, в т. ч. 83 — тематических, 2471 — социально-правовых. Все запросы рассмотрены, из них исполнено положительно тематических — 77, социально-правовых — 1585.
За отчетный период обслужено 21 исследователя, число посещений составило 24. По заказам исследователей и при исполнении тематических запросов изготовлено 595 копий документов.
В течение 9 месяцев 2015 года выдано во временное пользование дел посто-янного хранения — 5095 ед. хр., из них сотрудникам архива — 4974 ед. хр., пользователям — 121 ед. хр.; по личному составу — 9564 ед. хр., из них сотрудникам — 9557 ед. хр., пользователям — 7 ед. хр.
4.Научно-техническая информация.Повышение квалификации кадров
За отчетный период проведено 1 производственное совещание, на котором рассмотрены следующие вопросы: итоги работы госархива за 2014 год; отчет о финансово-хозяйственной деятельности госархива за 2014 год; о планировании работы госархива г. Кокшетау на 2015 год.
Для работников госархива разработан план учёбы на 2015 год, в соответствии с которым были проведены 8 занятия.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности,
содержания здания госархива, его материальной базы
Госархивом разработан и утвержден план мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС на 2015 год. В соответствии с ним обновлен список работников госархива и членов их семей, подлежащих эвакуации в загородную зону, а также список фондов, которые следует эвакуировать в первую очередь.
В феврале и в июле текущего года с работниками госархива проведен очередной повторный инструктаж. Также в рамках данных мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС за прошедший период состоялись 2 учебных занятия.
В целях улучшения условий труда работников госархива были приобретены 1 аристон, 1 электросушилка для рук, 1 кулер для питьевой воды, 1 холодильник.
В части укрепления материально-технической базы приобретены два компьютера, три принтера, 2 офисных стола, 3 кресла, 4 кондиционера.
Директор госархива
г. Кокшетау Ю. Красильников
18.09.2015
| ТЕЛЕФОН': 8(7162)50-39-35, 50-39-72, 50-39-42 | |
| ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА': arhiv_kokshe@akmo.kz |