 |
Государственный архив г. Кокшетау |
|
Государственный архив г. Кокшетау |
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
В 1 полугодие 2016 года госархивом осуществлялась работа по совершенствованию организации хранения и обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу.
В течение первого полугодия 2016 года в соответствии с планом проводилась работа по улучшению физического состояния документов. Отреставрировано на бумажной основе 40ед. хр., что составило 200 листов, подшито 174 ед. хр. Таким образом, улучшено физическое состояние 214дел фондов: № 52 «Кокчетавское казахское педагогическое училище», № 362 «ГУ «Отдел образования города Кокшетау», № 403 «Красноярский сельский Совет народных депутатов и его исполком».
Сотрудниками отделасохранности и государственного учета документов велись работы по картонированию, проверке наличия и состояния документов, выверке комплектов учетных документов.
За отчетный период закартонировано2557 дел фондов:№ 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов», № 30 «АО «Кокшетауский приборостроительный завод», № 85 «Кокчетавский областной союз потребительских обществ», № 86 «Коллекция организаций и учреждений системы правоохранительных органов», № 230 «Строительное управление «Спецстрой» акционерного общества «Кокшетаустрой», № 264 «АО «Кокше — фарфор», № 389 «Отдел коммунального хозяйства исполкома Кокчетавского городского Совета депутатов трудящихся», № 394 «Кокшетауский завод кислородно-дыхательной аппаратуры», № 449 «ГУ «Аппарат акима города Кокшетау», № 467 «Кокшетауская специализированная передвижная механизированная колонна № 2 (СПМК № 2) областного объединения «Казагропромтехника», № 469 «Кокшетауская специализированная передвижная механизированная колонна (СПМК) № 7 треста «Целинсвязьстрой», № 473 «Передвижная механизированная колонна (ПМК) Кокшетауского областного общественного союза потребительских обществ (Облпотребсоюза)», № 481 «Территориальный филиал РГП на ПХВ «Национальный центр экспертизы лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники», № 482 «Монтажное управление «Кокшетаусантехмонтаж», № 483 «Филиал Кокшетауское монтажное управление ОАО «Севсантехмонтаж».
Восстановлено 20 листов затухающего текста документов ф. 449 ГУ «Аппарат акима города Кокшетау».
С целью выявления особо ценных документов просмотрено 105 дел на бумажной основе ф. № 9 «Кокчетавский городской Совет депутатов трудящихся и его исполком». Работа по выявлению и описанию ОЦД по данному фонду будет продолжена в следующем квартале.
Проведена проверка наличия и состояния документов на бумажной основе фондов: № 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов», № 6 «Кокшетауский областной Совет народных депутатов и его исполком», № 18 «Государственная торговая инспекция по Кокшетауской области», № 20 «Кокшетауское областное производственное объединение газового хозяйства», № 28 «Кокшетауская детская областная больница», № 30 «Акционерное общество «Кокшетауский приборостроительный завод», № 48 «Управление образования при акимеКокшетауской области», № 53 «Коллекция областных диспансеров», № 120 «Кокшетауское областное управление по статистике и анализу». Всего проверено 6198 ед. хр.
Проведена выверка комплектов учетных документов 10 фондов: № 414 «Конный завод № 47», № 415 «Кокчетавский овощемолочный совхоз», № 416 «Казахский научно-исследовательский институт лесного хозяйства», № 417 «Кокчетавская межобластная контрольная станция лесных семян», № 418 «Кокчетавская районная инспекция по сельскому хозяйству», № 419 «Кокчетавская художественно-производственная мастерская», № 420 «Булакская ремонтно-техническая станция Кокчетавского областного управления сельского хозяйства», № 421«Транспортная прокуратура Курорт-Боровского железнодорожного участка Карагандинской железной дороги», № 422 «Конезаводской сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 423 «Районные Советы профоюзов Кокчетавского областного Совета профессиональных союзов».
В соответствии с планом работы составлены и представлены в Управление архивов и документации Акмолинской области карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива г. Кокшетау за 2015 год, сводный паспорт госархива на 01.01.2016 года.
В целях обеспечения сохранности документов пересмотрен и уточнен список фондов, подлежащих первоочередной эвакуации, в который включено 156 (сто пятьдесят шесть) фондов, 52362 (пятьдесят две тысячи триста шестьдесят две) ед. хр., в том числе 9 (девять) фондов, 217 (двести семнадцать) ед. хр. особо ценныхдокументов.
Проводилась работа по экспертизе ценности документов, находящихся на госхранении. Были отобраны к уничтожению документы, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение фонда № 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов» в количестве 1225 (одной тысячи двухсот двадцати пяти) ед. хр. за 1989-1997 годы, № 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора» за 1998-2003 годы в количестве 233 (двухсот тридцати трех) ед. хр..
2. Формирование Национального архивного фонда
Республики Казахстан
За отчетный период осуществлялся прием на госхранение управленческой документации. В связи с истечением ведомственного срока хранения, реорганизацией, ликвидацией и др. принято 808 ед. постоянного хранения фондов № 266 «Кокчетавский городской отдел ЗАГС», № 310 «ГККП «Политехнический колледж, город Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области» (акт № 1 об обнаружении архивных документов от 15.01.2016), № 350 «ГУ «Отдел занятости и социальных программ города Кокшетау», № 449 «ГУ «Аппарат акима города Кокшетау», а также 709 ед. хр. по личному составуфондов № 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов», № 28 «Кокшетауская детская областная больница» (акт № 1 о технических ошибках в учетных документах от 17.02.2016), № 36 «Кокчетавский специализированный трест транспортного строительства» (акт № 1 об обнаружении архивных документов от 14.01.2016), № 482 «Монтажное управление «Кокшетаусантехмонтаж», № 483 «Филиал Кокшетауское монтажное управление открытого акционерного общества «Севсантехмонтаж», № 485 «Филиал акционерного общества (АО) «КазАвтоТранс» в городе Кокшетау».
Коллекцию фотодокументов пополнило 30 фотографий по истории г. Кокшетау. От граждан поступило 20ед. хр. /72 документа. Это документы личного происхождения ЕшмагамбетоваГазисаЕшмагамбетовича, кавалера ордена Трудового Красного Знамени, заслуженного агронома Казахской ССР, ветерана труда за 1928, 1952-1983, 1985, 2000, 2003-2005, 2008-2010, 2014-2015 годы.
По состоянию на 01.07.2016 в госархиве числится 485 фондов, на госхранении находится 115228 единиц хранения, из них управленческой документации постоянного хранения — 57379, долговременного и временного — 1729, по личному составу — 42578, личного происхождения — 2613, фотодокументов — 10880, фоно — 33, кино — 14, видео — 2.
За первое полугодие 2016 года вновь создано 4 фонда.
За отчетный период госархивом осуществлялся контроль, оказывалась практиче-ская и методическая помощь по вопросам ведомственного хранения, орга¬низации документирования в делопроизводстве учреждений и предприятий города.
Усовершенствованы и согласованы с ЭПМК Управления архивов и докумен¬тации Акмолинской области 10 номенклатурдел для ГУ «Отдел регистрации актов гражданского состояния г. Кокшетау», РГУ «Управление юстиции г. Кокшетау Департамента юстиции Акмолинской области», ГУ «Отдел финансов г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», КГУ «Учреждение лесного хозяйства «Букпа» Управления природных ресурсов и регулирования природопользования Акмолинской области», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Аппарат Кокшетауского городского маслихата», ГККП «Казахский педагогический колледж им. Ж. Мусина», КГУ «Медико-социальное учреждение для детей-инвалидов с нарушениями опорно-двигательного аппарата, город Кокшетау», КГУ «Центр занятости» отдела занятости и социальных программ г. Кокшетау.
Согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области 5 положенийоб экспертной комиссии для ГУ «Отдел регистрации актов гражданского состояния г. Кокшетау», АО «Тыныс», ГУ «Медико-социальное учреждение для детей-инвалидов с нарушениями опорно-двигательного аппарата, город Кокшетау», ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения, г. Кокшетау», ГККП «Высший колледж, город Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области и 4положения оведомственном архиве КГУ «Медико-социальное учреждение для детей-инвалидов с нарушениями опорно-двигательного аппарата, город Кокшетау», ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения, г. Кокшетау», АО «Тыныс», ГККП «Высший колледж, город Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области.
Даны 66 консультаций учреждениям, организациям и предприятиям города по вопросам научно-технической обработки документов, составления научно-спра¬вочного аппарата, документирования и управления документацией, составления но¬менклатуры дел, составления паспорта ведомственного архива, среди них: ГКП на ПХВ «Кокшетау-Жылу», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1», АО «Кокшетауминводы», ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», ГУ «Отдел финансов г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», ГУ «Аппарат Кокшетауского городского маслихата», ТОО «Кокшетау Энерго», АО «Тыныс», КГУ «Центр занятости», Кокшетауский городской суд, Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау», ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения, г. Кокшетау», ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», КГУ «Учреждение лесного хозяйства «Букпа», ГККП «Детская художественная школа», КГУ «Специализированная детско-юношеская спортивная школа», ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», ТОО «Тренд Плюс», ГККП «Высший колледж, город Кокшетау», ГУ «Прокуратура города Кокшетау», Филиал РГКП «Казгеодезия» «Солтүстiкгеодезия» Комитета по делам строительства, жилищно-коммунального хозяйства и управления земельными ресурсами МНЭ РК, РГУ «Управление государственных доходов по городу Кокшетау» и др.
В январе 2016 года организациям-источникам комплектования НАФ РК были направлены письма с сообщением о проведение паспортизации документов, хранящихся в ведомственных архивах, которые доведены в первом квартале до 54 учреждений и организаций города. На время отчетного периода паспорта предоставили 27 учреждений и организаций.
В соответствии с поручением заместителя акимаАкмолинской области Н. Ж. Нуркенова и Управления архивов и документации Акмолинской области с акимом города Кокшетау был согласован график сдачи архивных документов, находящихся на ведомственном хранении в источниках комплектования, на постоянное государственное хранение в госархив. В ГУ «Аппарат акима города Кокшетау» была подготовлена информация по документам, хранящихся сверх установленного срока в организациях, учреждениях и предприятиях города — источниках комплектования госархива г. Кокшетау.
В соответствии с письмами, направленными госархивом г. Кокшетау в ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау», ГУ «Отдел строительства г. Кокшетау» в данных учреждениях была проведена научно-техническая обработка документов. ДокументыГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау» приняты на госхранение.
В феврале 2016 года по приглашению КГУ «Центр обучения языков» при отделе культуры и развития языков г. Кокшетау» руководитель отдела контроля за ведомственными архивами приняла участие в семинаре-совещании по вопросам делопроизводства с докладом по составлению и ведению номенклатуры, формированию дел. В апреле, согласно плану работ отдела в ГУ «Аппарат акима города Кокшетау» был проведен семинар-совещание с работниками аппарата акима города и его подведомственных учреждений (аппараты акимов Красноярского сельского округа, поселка Станционный; отделы — экономики и бюджетного планирования; финансов; внутренней политики; физической культуры и спорта; занятости и социальных программ; культуры и развития языков; предпринимательства; сельского хозяйства; ветеринарии; земельных отношений; ЖКХ, пассажирского транспорта и автомобильных дорог; архитектуры и градостроительства; строительства; образования) по вопросам оформления документов, составления номенклатуры дел, формирования дел в делопроизводстве организации и обеспечение их сохранности на стадии ведомственного хранения. Итого — 2 семинара.
С целью отбора документов для создания фонда личного происхождения был посещен Есенеев Т. К. — ветеран труда, доктор сельскохозяйственных наук, профессор КГУ им. Ш. Уалиханова, документы которого будет представлены для согласования на ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области.
Оказана методическая и практическая помощь в составлении описей дел и научно-справочного аппарата к ним Кокшетаускому городскому суду, филиалу «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау», ГУ «Прокуратура города Кокшетау», Филиалу РГКП «Казгеодезия» «Солтүстiкгеодезия» Комитета по делам строительства, жилищно-коммунального хозяйства и управления земельными ресурсами МНЭ РК, ГКП на ПХВ «Городская поликлиника» при управлении здравоохранения Акмолинской области.
Осуществлено научное описание документов личного происхождения Ешмагамбетова Г. Е. — кавалера ордена Трудового Красного Знамени, Заслуженного агронома Казахской ССР, ветерана труда в количестве 20 дел и 72 документов.
3. Создание информационно-поисковых систем,
научная информация и использование документов
Продолжается работа по созданию электронной базы и внесению в неё фотодокументов по истории города Кокшетау, находящихся на хранении в госархиве.Проведена каталогизация фонда № 9 «Кокшетауский городской Совет народных депутатов». Всего закаталогизировано 120 дел, составлена 201 карточка. Обработаны учреждениями и утверждены на ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области описи дел постоянного хранения:
- ТОО «AltuntauKokshetau» — 165 ед.хр.;
- Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» АОО «Назарбаев Интеллектуальные школы» — 77 ед. хр.;
- ГКП на ПХВ «Городская поликлиника» при управлении здравоохранения Акмолинской области — 37 ед. хр.;
- ГУ «Государственное учреждение лесного хозяйства «Букпа»» управления природных ресурсов и регулирования природопользования Акмолинской области — 75 ед. хр.;
- ГУ «Управление юстиции г. Кокшетау Департамента юстиции Акмолинской области МЮ РК» (ЗАГС) — 143 ед. хр.;
- Филиал РГКП «Казгеодезия» «Солтүстiкгеодезия» Комитета по делам строительства, жилищно-коммунального хозяйства и управления земельными ресурсами МНЭ РК — 14 ед. хр.;
- ГУ «Прокуратура города Кокшетау» — 113 ед. хр.;
- Кокшетауская городская территориальная избирательная комиссия — 23 ед. хр.
Итого: 647 единиц хранения.
- фотодокументы по истории г. Кокшетау — 30 ед. хр.
- судебная документация — 23 ед. хр.
Обработаны и согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской обла¬сти описи дел по личному составу:
- ТОО «AltuntauKokshetau» — 514 ед.хр.;
- Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» АОО «Назарбаев Интеллектуальные школы» — 104 ед. хр.;
- ГКП на ПХВ «Городская поликлиника» при управлении здравоохранения Акмолинской области — 301 ед. хр.;
- ГУ «Государственное учреждение лесного хозяйства «Букпа»» управления природных ресурсов и регулирования природопользования Акмолинской области — 47 ед. хр.;
- Филиал РГКП «Казгеодезия» «Солтүстiкгеодезия» Комитета по делам строительства, жилищно-коммунального хозяйства и управления земельными ресурсами МНЭ РК — 34 ед. хр.;
Итого: 1000 единиц хранения.
Также согласованы акты на уничтожение документов, не подлежащих хране¬нию для ТОО «AltuntauKokshetau», Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», АО «Кокшетауминводы», Кокшетауского городского суда, ГУ «Государственное учреждение лесного хозяйства «Букпа»», ТОО «Кокше Назар Али», Филиал РГКП «Казгеодезия» «Солтүстiкгеодезия», ГУ «Прокуратура города Кокшетау» в количестве12379дел и документов.
С целью повышения качества использования научно-справочного аппарата проводится переработка описи ф. 136 «Акционерное общество «Кокше-Су» государ-ственной компании «Тоган».
В программный комплекс «Архивный фонд» в течение первого полугодия вносились текущие изменения по ранее внесенным фондам постоянного хранения.
Продолжается работа по внесению в базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по ф. 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора», за отчетный период внесено 2000 договоров — 38 ед. хр.
В течение первого полугодия 2016 года выдано во временное пользование дел постоянного хранения — 5708ед. хр., из них сотрудникам архива — 5397 ед. хр., пользователям — 311ед. хр.; по личному составу — 6960 ед. хр., из них сотрудникам — 6935 ед. хр., пользователям — 25 ед. хр.
Выполняя культурно-просветительную функцию, госархив пропагандирует архивные документы, организует выставки, уроки, экскурсии.
За I полугодие 2016 года подготовлено и опубликовано в городской газете "Степной маяк" 2 статьи: «Дело мастером гордится», «Вспомним с благодарностью». Также госархивом еженедельно предоставляется информация о количестве поступивших запросов в городскую газету «Любимый город» для рубрики «Счастливые и грустные моменты жизни».
В первом полугодии 2016 года госархивом г. Кокшетау была проделана определенная работа.
В рамках мероприятий, посвященных Дню благодарности сотрудниками госархива была подготовлена фотодокументальная выставка «Мой дом! Моя судьба! Мой Казахстан!», объединившая 80 экспонатов за 1937-1938, 1941-1948, 1950-1965, 1989-2001, 2004-2010, 2012 годы, которая была развернута вНазарбаев Интеллектуальной школе физико-математического направления города Кокшетау.
В рамках Дня памяти жертв политических репрессий и голода госархивом проведен информационный час памяти «Трагические страницы истории». В ходе информационного часа сотрудники, курсанты технического института по документам архива сумели подробнее узнать о трагическом периоде сталинских репрессий, им были показаны сюжеты из кинофильма «Алжир», записанного в 1984 году на киностудии «Ленфильм», кроме того, госархивом была развернута фотодокументальная выставка «Страницы трагических судеб». На выставке демонстрировалось более 80 экспонатов за 1934-2009 годы, каждый из которых по-своему бесценен. Это документы — официального, личного, творческого, наградного, служебного и общественного характера, а также фотографии.
В рамках мероприятий, посвященных к Международному дню архивов в казахско-драматической театре им. Ш. Кусаинова была организована фотодокументальная выставка «Документы свидетельствуют…» для работников государственных архивов Акмолинской области, ветеранов архивной службы и общественности города, организованным управлением архивов и документации Акмолинской области. На выставке демонстрировалось около 60 экспонатов за 1898-2015 годы. Присутствующие увидели историю города в архивных фотографиях и документах. А жители города и области имели возможность познакомится с архивными документами, экспонировавшимися навышеназванной выставки, в режиме вещания местного телевидения в сюжете информационных новостей.
За отчетный период для учащихсяНазарбаев Интеллектуальной школы физико-математического направления, средних школ № 6, 11, курсантов Кокшетауского технического института и студентов Кокшетауского университета им. Абая Мырзахметова проведены 8 уроков, лекции на тему: «Депортация», «Улицы родного города», «Все для фронта, все для Победы!», «Обеспечение сохранности документов архивного фонда», «Направления работы отдела контроля за ведомственными архивами», «Основные направления работы отдела информации и использования документов», «Горечь репрессий», «Документы и судьбы».
В целях улучшения и оперативности в исполнении государственной услуги «Выдача архивных справок» госархивом г. Кокшетау была организована информационная акция «Госархив консультирует» которая состоялась в филиале № 1 Республиканского государственного предприятия «Центр обслуживания населения» (РГП «ЦОН») по Акмолинской области.
Одним их важных направлений работы госархива является исполнение тематических и социально-правовых запросов. За отчетный период зарегистрировано 2083 обращений граждан, в т.ч. 47- тематических, 2036 — социально-правовых. Все запросы рассмотрены, из них исполнено положительно тематических — 47, социально-правовых — 1232.
В читальном зале госархива обслужено 26 исследователя, число посещений составило 52. Для работы им выдано 336 единицы хранения. По заказам исследователей и при исполнении тематических запросов изготовлено 248копий документов.
4. Научно-техническая информация.
Повышение квалификации кадров
За отчетный период проведены3 производственных совещания, на которых рассмотрены следующие вопросы: итоги работы госархива за 2015 год; отчет о финансово-хозяйственной деятельности госархива за 2015 год; о планировании работы госархива г. Кокшетау на 2016 год, подготовка к комплексной проверке госархива управлением архивов и документации Акмолинской области, о подготовке мероприятий к Международному Дню архивов (приглашение источников комплектования, ветеранов, выставка, баннер, помещение).
Для работников госархива разработан план учёбы на 2016 год, в соответствии с которым были проведены 5занятий.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности,
содержания здания госархива, его материальной базы
Госархивом разработан и утвержден план мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС на 2016 год. В соответствии с ним обновлен список работников госархива и членов их семей, подлежащих эвакуации в загородную зону, а также список фондов, которые следует эвакуировать в первую очередь.
В феврале текущего года с работниками госархива проведен очередной повторный инструктаж. Также в рамках данных мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС за прошедший период состоялись 2 учебных занятия.
Директор госархива
г. Кокшетау Т. Какпенов
24.06.2016
| ТЕЛЕФОН': 8(7162)50-39-35, 50-39-72, 50-39-42 | |
| ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА': arhiv_kokshe@akmo.kz |