1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
Деятельность госархива города в области обеспечения сохранности и государственного учета документов будет направлена на совершенствование организации хранения документов Национального архивного фонда.
Ежегодно планируется проведение государственного учета документов Национального архивного фонда и выверка комплектов учетных документов.
В 2019 году будет продолжена работа по реставрации документов на бумажной основе, которым подвергнутся документы фондов № 82 «Кокшетауское дорожно-строительное управление № 15», № 153 «Открытое акционерное общество «Тоник», № 355 «Лагерное отделение № 1 Управления исправительно-трудовых лагерей и колоний МВД Казахской ССР», № 416 «Казахский научно-исследовательский институт лесного хозяйства» всего 80 ед. хр./400 листов. Кроме того, будет подшито 320 ед. хр. названных фондов.
Продолжится работа по картонированию документов в количестве 3400 ед. хр. следующих фондов: № 3 «Кокчетавский машиностроительный техникум», № 10 «Кокчетавский областной комитет народного контроля», № 42 «Кокчетавское лесохозяйственное производственное предприятие», № 88 «Акционерная компания «Көкшетау астық өнiмдерi», № 107 «Управление юстиции Кокшетауской области» («Народный суд 2-го участка Кокчетавского района»), № 134 «Акционерное общество «Металлист», № 211 «Трест «Кокшетаусельстрой» № 1», № 279 «Кокчетавское районное отделение Акмолинского губернского союза потребительских обществ», № 299 «Советская рабоче-крестьянская милиция 5- го района исполкома Советов рабочих, кретсьянских и красноармейских депутатов», № 308 «Сельхозартель (колхоз) «Северный маяк», № 316 «Сельхозартель (колхоз) им. Сталина Павловского сельского Совета», № 317 «Управление строительства Кокчетавского элеватора Всесоюзного государственного объединения «Востокзаготзерно», № 318 «Сельхозартель (колхоз) «Маданьят» Киндыкского аульного Совета», № 319 «Сельхозартель (колхоз) «Иглик» Жельтауского аульного Совета», № 320 «Сельхозартель (колхоз) «Талап» Киндыкского сельского Совета», № 324 «Боровской государственный консервный завод», № 326 «Советский волостной исполком Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», № 337 «Сельхозартель (колхоз) «Жылымды» Баратайского сельского Совета», № 338 «Сельхозартель (колхоз) «Донгул-Агаш» Красноярского сельского Совета», № 339 «Сельхозартель (колхоз) «Кзыл-Юлдус» Красноярского сельского Совета», № 344 «Сельхозартель (колхоз) «Оркень» Казатинского сельского Совета», № 345 «Сельхозартель (колхоз) «Социализм» Алексевского сельского Совета», № 346 «Сельхозартель (колхоз) «Оркень» Казатинского сельского Совета», № 348 «Сельхозартель (колхоз) «Жанааул» Булакского сельского Совета», № 349 «Колхоз «Новая деревня» Еленовского сельского Совета», № 366 «Кокчетавская государственная сельскохозяйственная опытная станция», № 369 «Кокчетавская районная инспектура госстастики», № 383 «Отдел народного образования исполкома Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся», № 396 «Чаглинский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 403 «Красноярский сельский Совет народных депутатов и его исполком», № 412 «Прокуратура Кокчетавского района», № 415 «Кокчетавский овощемолочный совхоз», № 421 «Транспортная прокуратура Курорт-Боровое железнодорожного участка Карагандинской железной дороги».
Также будет восстановлено 50 листов затухающих текстов документов на бумажной основе в делах ф. 449 ГУ «Аппарат акима города Кокшетау».
Продолжится проверка наличия и физического состояния архивных документов, а также розыск недостающих дел.
В течение 2019 года будет проверено 10000 ед. хр. фондов: № 21 «УПТК хлебопродуктов», № 22 «Кокчетавский трест столовых и ресторанов», № 23 « Кокшетауский гормолзавод», № 24 «Управление торговли, быта и внешнеэкономических связей при акиме Кокшетауской области», № 42 «Кокчетавское лесохозяйственное производственное предприятие «Букпа», № 49 «Областное объединение по заготовке племенного скота «Облплемживобъединение», № 142 «Объединенный архивный фонд Облбаза МТС облагропромкомитета «Казагропромтехника», № 144 «Домостроительный комбинат АО «Кокшетаустрой», № 162 «Кокшетауский филиал АО «Сауда-Жерсу», № 169 «СМУ «Проминдустрой» ПСО «Кокчетавстрой», № 172 «Контора материально-технического снабжения АСФК «Кокшетаусельстрой» № 2», № 173 «СМУ, строительные участки треста «Кокчетавсельстрой» № 4», № 175 «СМП № 407 треста «Кокчетавсельстрой» № 4, № 176 «ПМК № 207 АСФК «Кокшетаусельстрой» № 2, № 177 «Гараж Кокчетавского облисполкома», № 178 «Управление административными зданиями Кокчетавского облисполкома», № 179 «Отдел цен Кокшетауской обладминистрации», № 180 «Байтенова Гульсум Еркановна — кандидат искусствоведения, член Союза композиторов Казахстана, этномузыковед, фольклорист, преподаватель культурологии Кокшетауского госуниверситета им. Ш. Уалиханова», № 181 «Кокшетауская швейная фабрика местной промышленности», № 182 «АООТ «Забота», № 183 «Аппарат акима Кокшетауской области», № 184 «Кокшетауский областной маслихат», № 185 «ОАО «Аксага», № 186 «Зуев Иван Романович — политический и общественный деятель», № 187 «АПОП ресторана «Кокшетау», № 188 «Коллективное АТП № 1 Кокшетауской территориальной компании «Көкшетау көлiк», № 189 «АПОП № 1», № 190 «АТП АО «Кокшетаустрой», № 191 «Хозрасчетный железнодорожный ресторан Кокчетавского треста столовых и ресторанов», № 192 «Кокшетауское управление водохозяйственных систем», № 193 «Санчило Зинаида Алексеевна — ветеран культуры, председатель славянского культурно-просвети-тельного общества «Истоки», Почетный гражданин г. Кокшетау», № 194 «УПТК АО «Кокшетаусельстрой» № 1», № 195 «Акмолинское областное дочернее ГП Госархстройинспекции», № 196 «Кокшетауское предприятие по ремонту и обслуживанию жилого фонда № 3», № 197 «Кокшетауский участок ТОО «Центральное управление газового хозяйства открытого АО «Алаутрансгаз», № 198 «Лиховидов Федор Федорович — политический и общественный деятель, Почетный гражданин г. Кокшетау», № 199 «Хозрасчетная столовая № 3 Кокчетавского треста столовых и ресторанов», № 200 «Красноярская ПМК № 107 АО «Кокшетаусельстрой № 1», № 202 «АПОП № 4 Кокчетавского треста столовых и ресторанов», № 203 «Кокшетауская ПМК№ 117 АО «Кокшетаусельстрой № 1», № 204 «Келлеровская ПМК № 1716 треста «Кокчетавсельстрой» № 17, № 205 ТОО «Кокшетауская ПМК № 103» АО «Кокшетаусельстрой» № 1, № 206 «Кокшетауский филиал Северо-Казахстанского облгосархива, № 207 «Хозрасчетный участок «Букпа» ГКП «Кокше орманы», № 208 «Лечебно-оздоровительный комп-лекс АО «Кокшетаусельстрой № 1», № 209 «Управление промышленных предприятий треста «Кокчетавсельстрой» № 17, № 210 «Нормативно-исследовательская станция треста «Кокчетавсельстрой» № 17, № 213 «Филиал «Кадам» АО «Кокшетаусельстрой № 1», № 214 «ОПП Кокчетавского треста столовых и ресторано», № 215 «АПОП ресторан «Полет», № 218 «ОАО «Асыл-Су», № 219 «Акбердин Рауф Хафизович — журналист, секретарь Акмолинского областного Совета ветеранов войны и труда», № 221 «Кокчетавское областное отделение энергонадзора», № 222 «Производственный кооператив «Мехколонна № 57», № 224 «Кокшетауское предприятие по ремонту и обслуживанию жилого фонда № 1», № 226 «Кокчетавский специализированный участок «Водоканалстрой», № 227 «Дочерняя организация «ТОО Кокшетауские городские электрические сети», № 228 «Коллекция ликвидированных предприятий бытового обслуживания населения», № 230 «СУ «Спецстрой» АО «Кокшетаустрой», № 232 «Кажыбай Кабулулы Кабул-Фазыл — политический, общественный деятель, профессор политологии», № 236 «Автобаза Кокшетауского облпотребсоюза», № 237 №ГКП «Кокшетауское управление городского водопровода и канализации акима г. Кокшетау», № 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора».
Также будет проверено 800 ед. хр. коллекции фотодокументов по истории г. Кокшетау.
В 1-3 кварталах 2019 года будет проведена выверка комплектов учетных документов 15 фондов, среди них: ф. 459 «ГУ «Отдел строительства города Кокшетау», ф. 460 «Коллекция документов участников войны в Афганистане, ф. 461 «ГУ «Профессиональный технический лицей № 11», ф. 462 «Байкен Омирбек Байкенулы, заслуженный врач Казахской ССР, Почетный гражданин г. Кокшетау, главный врач Акмолинского областного онкодиспансера», ф. 463 «ГУ «Городская информационно-библиотечная система» отдела культуры и развития языков г. Кокшетау, ф. 464 «ГККП «Музыкальный колледж имени Биржана», ф. 465 «Коллекция документов лиц, репрессированных в 1930-1950 г.», ф. 466 ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», ф. 467 «Кокшетауская СПМК № 2 областного объединения «Казагропромтехника», ф. 468 «Кокчетавская государственная племенная станция», ф. 469 «Кокшетауская специализированная передвижная механизированная колонна (СПМК) № 7 треста «Целинсвязьстрой», ф. 470 «ГККП «Детская музыкальная школа», ф. 471 «ГУ «Детско-юношеская спортивная школа национальных видов спорта», ф. 472 «ГККП «Детская художественная школа», ф. 473 «ПМК Кокшетауского областного общественного союза потребительских обществ (Облпотребсоюза).
В установленный срок будут подготовлены и представлены в Управление архивов и документации Акмолинской области карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива г. Кокшетау за 2019 год.
Также будет продолжена работа по обновлению ярлыков на коробках.
Будет осуществляться контроль за температурно-влажностным режимом хранения архивных документов, работа по перемещению документов в архивохрани -
лищах, обновление постеллажных топографических указателей, ежемесячно проводиться дезинфекционная, дезинсекционная и дератизационная обработка архивохранилищ.
2. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан.
Организационно-методическое руководство ведомственными архивами.
Работа с архивами негосударственных юридических лиц и их объединениями
В работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, по личному составу, хранящихся в учреждениях — источниках комплектования госархива города, а также качественному формированию Национального архивного фонда Республики Казахстан, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
По формированию Национального архивного фонда, организационно-методическому руководству ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений и организаций продолжится работа по внедрению в практику нормативных документов по делопроизводству и архивному делу.
В 1-4 кварталах 2019 года предусматривается проведение 4 семинаров-совещаний с работниками ответственными за делопроизводство: ГУ «Отдел предпринимательства г. Кокшетау», КГУ «Строительно-технический колледж № 1, г. Кокшетау», ГУ «Отдел внутренней политики г. Кокшетау», КГУ «Экологическая школа-гимназия № 13 «ЭКОС», г. Кокшетау» по вопросам научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу, составления номенклатуры дел, формирования, оформления дел, передачи их в ведомственный архив, внедрения нормативных документов по делопроизводству и архивному делу, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения.
В 2019 году планируется разработка и усовершенствование 10 номенклатур дел для таких учреждений, как ТОО «Кокшетау-Энерго», ГУ «Отдел земельных отношений г. Кокшетау», ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау», ТОО «ПИ Кокшетаугорсельпроект», ГУ «Отдел предпринимательства г. Кокшетау», КГУ «Строительно-технический колледж № 1, г. Кокшетау», РГУ «Управление государственных доходов по г. Кокшетау», КГУ «Экологическая школа-гимназия № 13 «ЭКОС», ГУ «Отдел внутренней политики г. Кокшетау», ТОО «Кокше-Media», по 5 положений об экспертной комиссии и ведомственном архиве для ТОО «Завод бытовой химии», ТОО «Кокшетау-Энерго», ГУ «Отдел земельных отношений г. Кокшетау», ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау», ГУ «Отдел предпринимательства г. Кокшетау».
В 2-ом квартале 2019 года предполагается обработка и описание документов личного происхождения Какенова Серика Кабдушевича, главного врача Кокшетауской городской больницы, кандидата медицинских наук, Почетного гражданина города Кокшетау.
Во 2-3 кварталах 2019 года предполагается обработка и описание 60 ед. хр. фотодокументов по истории города Кокшетау.
В течение 2019 года планируется работа по составлению хронографа по истории города Кокшетау (ежемесячно).
Во 2-4 кварталах 2019 года планируется работа по каталогизации документов фонда № 363 «Государственное учреждение «Отдел финансов города Кокшетау». Всего каталогизации будет подвергнуто 100 дел и составлено 200 карточек.
В течение 2019 года будет проведена работа по определению объема и состава документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на временном хранении в ведомственных архивах организаций — источников комплектования госархива. В связи с этим, работа по каталогизации документов на 2019 год не предусмотрена.
В течение 2019 года планируется оказание методической и практической помощи в подготовке описей на документы постоянного хранения и по личному составу Кокшетауского городского суда.
Также отделом в течение года будет продолжена работа по ведению наблюдательных дел, карточек учета работы с учреждениями и организациями города; консультированию работников делопроизводственных служб учреждений, организаций, предприятий города по вопросам разработки номенклатур дел, положений о ведомственном архиве, экспертной комиссии, научно-технической обработки документов, составления научно-справочного аппарата, акта на уничтожение документов, формирования личных дел и др.
Предусматривается работа по приему на госхранение документов ликвидированных предприятий и организаций. Также в 2019 году планируется провести прием на госхранение 60 ед. хр. фотодокументов по истории города Кокшетау, а также документы личного происхождения. Предполагается создание фонда кандидата медицинских наук, Почетного гражданина г. Кокшетау Какенова Серика Кабдушевича.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
В 2019 году будет продолжена работа по сайту госархива, в котором будет освещены главные направления деятельности госархива. Также будет размещаться на нашем сайте информация о предоставлении государственной услуги «Выдача архивных справок», которые раскрывают преимущества получения госуслуги посредством ЦОН и веб-портала www.egov.kz. Планируется активно использовать возможности сайта по разделам «Виртуальная приемная», « Отзывы посетителей».
В 2019 году будет проводиться переработка описей ф. 72 «Кокшетауский завод железобетонных изделий» в количестве 509 ед. хр.
Будет осуществляться работа по введению в компьютерную базу данных по договорам купли-продажи по ф. 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора». Предусматривается ввести 4000 договоров.
Продолжится работа по внесению в базу данных описей по вновь созданным фондам и текущие изменения по ранее внесенным описям фондов.
Одновременно будет продолжена работа по переводу документов в цифровой формат фонда № 449 ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау.
Для пропаганды архивных документов и в связи со знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни города и его заслуженных людей госархивом города Кокшетау в 2019 году планируется определенная работа.
В рамках мероприятий, посвященных 75-летию со дня образования Кокшетауской области, предполагается оформить фотодокументальную выставку «Кокшетауской области -75 лет». Вторая фотодокументальная выставка под названием «Тынысу-60», посвященная 60-летию со дня открытия завода кислородно-дыхательной аппаратуры (КДА) ныне (АО "Тыныс), будет развернута в 3 квартале 2019 года.
Для публикаций на страницах областных и городских газет и информационного бюллетеня Управления архивов и документации Акмолинской области будет написано 6 статей, посвященных юбилейным датам известных людей города Кокшетау: 90-летию со дня рождения Акбердина Рауфа Хафизовича — журналиста, секретаря Акмолинского областного Совета ветеранов войны и труда; 90-летию со дня рождения Калиева Калымтая — учителя, отличника просвещения Казахской ССР, поэта; 90-летию со дня рождения Бабич Лидии Дмитриевны — директора средней школы № 14, отличника народного просвещения, ветерана труда; 85-летию со дня рождения Байкен Омирбека Байкенулы — заслуженного врача Казахской ССР, Почетного гражданина г. Кокшетау, главного врача Акмолинского областного онкологического диспансера; 80-летию со дня рождения Касонич Антонины Станиславовны — председателя Союза поляков Казахстана, член Ассамблеи народов Казахстан. Также будет опубликовано 4 статьи по государственную услугу «Выдача архивных справок».
В 2019 году в школах и других учебных заведениях планируется провести 10 уроков, лекций на следующие темы: «Архив — наследие народа», "Женщин прекрасных имена", "Праздник единства народов Казахстана", "Помним! Гордимся!", "Верность избранному пути".
В целях предупреждения ошибок при оформлении заявлений, улучшения качества и оперативности в исполнении государственной услуги «Выдача архивных справок» госархивом планируется провести 4 семинара для работников ЦОН. Кроме того планируется провести 4 акции "Госархив консультирует".
Все заинтересованные лица и учреждения получат доступ к архивным документам, им будет оказано содействие в поиске сведений по изучаемым проблемам, даны необходимые консультации.
По обращениям граждан и учреждений будут исполняться социально-правовые и тематические запросы, при этом особое внимание будет уделено их качественному и своевременному исполнению.
4. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров.
Социальное развитие коллектива
Продолжится работа по информированию специалистов госархива о новых формах и методах деятельности архивов. Будет проводиться обзор новинок методической и архивоведческой литературы, журнала «Отечественные архивы» и информационного бюллетеня Управления архивов и документации Акмолинской области по мере их поступления.
Планируется проведение 12 занятий производственной аппаратной учебы и правового всеобуча по повышению деловой квалификации архивистов госархива. Кроме того, будут рассматриваться правовые вопросы, по охране труда и технике безопасности, чрезвычайным ситуациям.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности
В целях обеспечения пожарной безопасности госархива города основное внимание будет уделено соблюдению требований действующих правил и инструкций по пожарной безопасности, поддержанию в рабочем состоянии средств пожаротушения. При необходимости будут уточнены планы эвакуации и спасения документов из архива при чрезвычайных ситуациях.
Также будет разработан план организационно-технических мероприятий госархива г. Кокшетау по ЧС, будут проводиться с работниками госархива промежуточные, с вновь поступающими — первичные инструктажи по технике безопасности и пожарной охране.
Заместитель директора госархива г. Кокшетау Г. Шамганова
09.11.2018
