Утверждаю
Директор госархива
____________Т. Какпенов
__________________ 2017
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
Деятельность госархива города в области обеспечения сохранности и государственного учета документов будет направлена на совершенствование организации хранения документов Национального архивного фонда.
Ежегодно планируется проведение государственного учета документов Национального архивного фонда и выверка комплектов учетных документов.
В 2018 году будет продолжена работа по реставрации документов на бумажной основе, которым подвергнутся документы фондов № 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора», № 449 ГУ «Аппарат акима города Кокшетау» всего 80 ед. хр./400 листов. Кроме того, будет подшито 360 ед. хр. названных фондов.
Продолжится работа по картонированию документов в количестве 3000 ед. хр. следующих фондов: № 5 «Кокчетавская швейная фабрика «40 лет комсомола», № 26 «Кокшетауское коллективное мебельное предприятие «Комфорт», № 35 «Кокчетавский областной комитет профсоюза работников автомобильного транспорта и шоссейных дорог», № 44 «Кокчетавский областной комитет профсоюза работников сельского хозяйства и заготовок», № 47 «Кокчетавский областной комитет профсоюза работников связи», № 51 «Кокчетавское областное объединение «Госкомсельхозтеника», № 54 «Кокчетавский областной комитет профсоюза медработников», № 60 «Коллекция ликвидированных артелей, предприятий и организаций г. Кокшетау», № 61 «Кокчетавская областная оптовая хозрасчетная рыбная база»,
№ 64 «Кокшетауское областное бюро судебно-медицинской экспертизы», № 71 «Кокчетавский горпищеторг», № 88 «Акционерная компания «Көкшетау астық өнiмдерi», № 99 « Кокшетауское АООТ «Гарант», № 103 «Кокшетауское АО «Жалын», № 134 «АО «Металлист», № 167 «Комбинат «Стройдеталь» ПСО «Кокчетавстрой», № 168 «Строительно-монтажное управление «Промстрой» ПСО «Кокчетавстрой», № 181 «Кокшетауская швейная фабрика местной промышленности», № 204 «Келлеровская ПМК № 1716 треста «Кокчетавсельстрой» № 17», № 205 «ТОО «Кокшетауская передвижная механизированная колонна № 103» АО «Кокшетаусельстрой» № 1», № 209 «Управление промышленных предприятий треста «Кокчетавсельстрой» № 17», № 210 «Нормативно-исследовательская станция треста «Кокчетавсельстрой» № 17», № 212 «АО «Кокшетаусельстрой» № 1», № 217 «ОАО «Кокше Бау», № 231 «Частное учреждение «Стоматология», № 242 «Кокшетауская СПМК № 414», № 248 «Кокшетауская областная торговая база «Галантерейторг», № 259 «Филиал «Кокшетаувзрывпром» ОАО «Казахвзрывпром», № 278 «Кокчетавская государственная типография им. Воровского», № 283 «Кокчетавский районный союз сельскохозяйственных, кредитных и кустарно-промысловых кооперативов «Райселькредпромсоюз», № 286 « ГУ «Отдел внутренней политики», № 296 «Советская рабоче-крестьянская милиция 2-го района исполкома Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», № 306 «Боровской овцеводческий совхоз № 2 Народного комиссариата зерновых и животноводческих совхозов Казахской ССР», № 309 «Отдел социального обеспечения исполкома Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся», № 352 «Сельхозартель (колхоз) «Пахарь» Еленовского сельского Совета», № 367 «Плановая комиссия исполкома Кокчетавского рацонного Совета депутатов трудящихся», № 378 «Куйбышевское механизированное лесное хозяйство», № 380 «Булакская машино-тракторная станция», № 385 «Кокчетавский откормочный совхоз», № 397 « Сельхозартель (колхоз) им. Кирова Акшасорского сельского Совета», № 406 «Отдел культуры исполкома Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся», № 407 «Алексеевский, с 1961 г. — Кусепский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 420 «Булакская ремонтно-техническая станция Кокчетавского областного управления сельского хозяйства», № 435 «ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства», № 441 «Altyntay Kokshetau», № 484 «Ешмагамбетов Г. Е. — кавалер ордена Трудового Красного Знамени, засоуженный агроном Казахской ССР, ветеран Труда», № 486 «Есенеев Тохтар Кабдушевич, доктор селськохозяйственных наук, профессор КГУ им. Ш. Уалиханова, заслуженный работник науки РК, ветеран труда».
Также будет восстановлено 50 листов затухающих текстов документов на бумажной основе в делах ф. 449 ГУ «Аппарат акима города Кокшетау».
Продолжится проверка наличия и физического состояния архивных документов, а также розыск недостающих дел. В течение 2018 года будет проверено 10000 ед. хр. фондов: № 55 «Редакция газеты «Кокшетау правдасы», № 60 «Коллекция ликвидированных артелей, предприятий и организаций г. Кокшетау», № 66 «Кокшетауское областное управление по киновидеообслуживанию», № 70 «Кокчетавская офтамольмологическая больница», № 79 «Кокшетауский отдел продовольственного снабжения Васильковский ГОКа», № 80 «Кокчетавский РСУ областного объединения «Кокчетавнефтепродукт», № 81 «Управление экономики при акиме Кокшетауской области», № 83 «Детский сад «Сказка» АО «Кокшетаустрой», № 91 «Кокшетауское отделение № 2034 Народного банка РК, сберегательная касса № 768», № 92 «Коллекция документов участковых комиссий г. Кокшетау по проведению республиканских референдумов», № 93 «Кокшетауское областное тароремонтное предприятие», № 94 «Кокшетауское областное управление профессионально-технического образования», № 95 «Коллекция документов личного происхождения по истории г. Кокшетау», № 96 «Комитет по международным и внешнеэкономическим связям Кокшетауской областной администрации», № 97 «Городская кооперативная торговля Кокшетауского облпотребсоюза», № 99 «Кокшетауское АООТ «Гарант», № 101 «Кокшетауские тепловые сети», № 103 «Кокшетауское АО «Жалын», № 104 «Ясли-сад «Светлячок» АО «Кокшетаустрой», № 106 «Кокшетауский областной реабилитационный центр для инвалидов ВОВ и участников ликвидации последствии аварии на ЧАЭС», № 107 «Управление юстиции Кокшетауской области», № 108 «Управление по оценке и регистрации недвижимости при акиме Кокшетауской области», № 109 «Кокшетауская областная государственная семенная инспекция», № 110 «РСУ АО «Васильковский ГОК», № 111 «Государственный комитет по антимонопольной и ценовой политике по Кокшетауской области», № 112 «Управление по языкам при акиме Кокшетауской области», № 113 «Коллекция Государственных комитетов РК по приватизации и госимуществу по Кокшетауской области», № 114 «Кокшетауский областной комитет по земельным отношениям и землеустройству», № 115 «Кокшетауское областное управление физического воспитания и спорта системы образования», № 116 «Налоговое управление по Кокшетауской области», № 117 «Хозрасчетное автохозяйство Кокшетауского областного агропромышленного комитета», № 118 «Управление механизации и инженерных работ АО «Кокшетаусельстрой № 1», № 119 «Кокшетауский межшкольный учебно-произ-водственный комбинат», № 121 «Кокшетауский яслей-сад № 5 «Балдырган», № 122 «Кокшетауская комплексная детско-юношеская спортивная школа профсоюзов», № 123 «Комитет строительства, жилья, и застройки территорий при акиме Кокшетауской области», № 124 «Проектно-производственное архитектурно-планировочное бюро комитета строительства, жилья и застройки территорий при акиме Кокшетауской области», № 125 «Кокшетауское областное управление государственной хлебной инспекции», № 126 «Кокшетауская областная контора книжной торговли», № 127 «Строительно-монтажный поезд № 657 АО «Целинтрансстрой», № 128 «Кокшетауская областная станция защиты растений», № 129 Кокшетауская областная общественно-политическая газета «Степной маяк», № 130 «Кокшетауский филиал «Межсистемные электропередачи 1150 кВ», № 131 «Комитет недропользования и горнорудной промышленности при акиме Северо-Казахстанской области», № 133 «АО производственно-коммерческая компания «Рауан», № 134 «АО «Металлист», № 135 «Кокшетауский региональный медицинский центр», № 137 «Областное производственное объединение «Кокшетаутеплокоммунэнерго», № 138 « Кокчетавская городская топливная база», № 139 «Акционерное общество открытого типа «Атамекен», № 140 «Акционерное общество «Кокшетау-отын», № 141 «Кокшетауская областная база «Сельхозхимия», № 143 «Кокшетауское акционерное общество «Кен дала Агропромтехника», № 145 «Территориальное медицинское объединение г. Кокшетау», № 146 «Предприятие по обслуживанию и ремонту жилого фонда № 4 г. Кокшетау», № 147 «Кокшетауское производственно-заготовительное предприятие «Вторресурсы», № 148 «Акционерное общество открытого типа газового хозяйства «Алаугаз», № 149 «Кокшетауское автотранспортное предприятие № 2 «Агропромтранс», № 150 «Кокшетауское акционерное общество «Акжол», № 151 «Оптово-розничное объединение Кокшетауского регионального потребсоюза», № 152 «Гладкова Галина Сергеевна — директор госархива Кокшетауской области», № 153 «Открытое акционерное общество «Тоник», № 154 «Объединенный архивный фонд автотранспортных предприятий акционерно-строительно-финансовой корпораии (АСФК) «Кокшетаусельстрой № 2», № 155 «Автотранспортное предприятие № 3 Кокшетауского областного управления сельского хозяйства», № 156 «Открытое акционерное общество «Сункар», № 157 «Кокшетауский завод «Рембыттехника», № 158 «Кокшетауское открытое акционерное общество «Рембыттехника», № 159 «Строительно-монтажное управление «Отделстрой» акционерного общества «Кокшетаустрой», № 160 «Кокшетауское открытое акционерное общество «Сут», № 161 «Акционерное общество открытого типа «Сушы», № 162 «Кокшетауский филиал акционерного общества «Сауда-Жерсу», № 164 «Управление культуры при акиме Кокшетауской области и его подведомственные учреждения», № 165 «Строительно-монтажное управление «Жилгражданстрой» АО «Кокшетаустрой», № 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора».
Также будет проверено 800 ед. хр. коллекции фотодокументов по истории г. Кокшетау.
В 1-3 кварталах 2018 года будет проведена выверка комплектов учетных документов 15 фондов, среди них: № 444 «Долгова Валентина Владимировна, бывший директор государственного архива г. Кокшетау», № 445 «Ломакина Александра Григорьевна — отличник народного просвещения, ветеран труда», № 446 «Бабич Лидия Дмитриевна — директор средней школы № 14 г. Кокчетава, отличник народного просвещения, ветеран труда», № 447 «Ауельбеков Еркин Нуржанович — политический и общественный деятель, Герой Социалистического труда, Почетный гражданин г. Кокшетау», № 448 «Зуб Василий Никифирович — политический и общественный деятель, Почетный гражданин г. Кокшетау», № 449 ГУ «Аппарат акима г.Кокшетау», № 450 «Кокшетауский городской маслихат», № 451 «Красноперов Евгений Петрович — политический и общественный деятель, Почетный гражданин г. Кокшетау», № 452 «Частный нотариус Кубитаева Гульжан Муратовна», № 453 «Нижников Николай Елисеевич — ветеран Великой Отечественной войны, политический и общественный деятель, Герой Социалистического Труда», № 454 «Ипаткин Федор Савельевич — ветеран войны, партии и труда», № 455 «Темирбеков Зарап Мусинович — государственный и общественный деятель», № 456 «Досов Абильхаир Искакович — политический и государственный деятель», № 457 «Умышев Абильжан Умышевич — Герой Социалистического Труда», № 458 «Вавровская Элла Брониславовна — ветеран пионерского движения, отличник народного просвещения».
Также будет продолжена работа по обновлению ярлыков на коробках в архивохранилищвах.
В установленный срок подготовить и представить в Управление архивов и документации Акмолинской области карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива г. Кокшетау за 2018 год.
Будет осуществляться контроль за температурно-влажностным режимом хранения архивных документов, работа по перемещению документов в архивохранилищах, обновление постеллажных топографических указателей, организовываться санитарные дни, ежемесячно проводиться дезинфекционная, дезинсекционная и дератизационная обработка архивохранилищ.
2. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами. Работа с архивами негосударственных юридических лиц и их объединениями
В работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, по личному составу, хранящихся в учреждениях — источниках комплектования госархива города, а также качественному формированию Национального архивного фонда Республики Казахстан, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
В 1-4 кварталах 2018 года предусматривается проведение 4 семинаров-совещаний с работниками ответственными за делопроизводство: ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау», ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима пос. Станционный, г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа, г. Кокшетау» по вопросам научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу, составления номенклатуры дел, формирования, оформления дел, передачи их в ведомственный архив, внедрения Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения.
В 2018 году планируется разработка и усовершенствование 10 номенклатур дел для таких учреждений, как ТОО «Завод бытовой химии», ГУ «Прокуратура города Кокшетау», учреждение «Гуманитарно-техническая академия», КГУ «Кокшетауская городская территориальная инспекция Комитета государственной инспекции в агропромышленном комплексе МСХ РК», КГУ «Специализированная ДЮСШ», ГККП «Колледж культуры имени Акана-серэ, город Кокшетау», ГККП «Музыкальный колледж имени Биржан сала, город Кокшетау», КГУ «Городская информационно-библиотечная система», ГККП «Городская поликлиника № 1», ГУ «Отдел ветеринарии г. Кокшетау», по 5 положений об экспертной комиссии и ведомственном архиве для ГУ «Прокуратура города Кокшетау», КГУ «Кокшетауская городская территориальная инспекция Комитета государственной инспекции в агропромышленном комплексе МСХ РК», ГККП «Колледж культуры имени Акана-серэ, город Кокшетау», ГУ «Отдел строительства г. Кокшетау», ГККП «Детская художественная школа».
В 1-ом квартале 2018 года предполагается обработка и описание документов личного происхождения Мартынова Виктора Ивановича, почетного строителя Казахстана, Почетного гражданина города Кокшетау.
Во 2-3 кварталах 2018 года предполагается обработка и описание 60 ед. хр. фотодокументов по истории города Кокшетау.
В течение 2018 года планируется оказание методической и практической помощи в подготовке описей на документы постоянного хранения и по личному составу Кокшетауского городского суда.
Будет проведена работа по обновлению списка источников и потенциальных источников комплектования госархива г. Кокшетау.
Также отделом контроля за ведомственными архивами в течение года будет продолжена работа по ведению наблюдательных дел, карточек учета работы с учреждениями и организациями города; консультированию работников делопроизводственных служб учреждений, организаций, предприятий города по вопросам разработки номенклатур дел, положений о ведомственном архиве, экспертной комиссии, научно-технической обработки документов, составления научно-справочного аппарата, акта на уничтожение документов, формирования личных дел и др.
Предусматривается работа по приему на госхранение документов ликвидированных предприятий и организаций. Также в 2018 году планируется провести прием на госхранение 60 ед. хр. фотодокументов по истории города Кокшетау, а также документы личного происхождения. Предполагается создание фонда почетного строителя Казахстана, Почетного гражданина г. Кокшетау Мартынова Виктора Ивановича.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
В 2018 году будет продолжена работа по сайту госархива, в котором будет освещены главные направления деятельности госархива. Также будет размещаться на нашем сайте информация о предоставлении государственной услуги «Выдача архивных справок», которые раскрывают преимущества получения госуслуги посредством ЦОН и веб-портала www.egov.kz. Планируется активно использовать возможности сайта по разделам «Виртуальная приемная», « Отзывы посетителей».
В 2018 году будет проводиться переработка описей ф. 64 «Кокшетауское областное бюро судебно-медицинской экспертизы» за 1955 — 1996 годы в количестве 104 ед. хр., ф. 134 «Акционерное общество «Металлист» за 1949-1998 годы в количестве 187 ед. хр., итого будет обработано 291 ед. хр.
Будет осуществляться работа по введению в компьютерную базу данных по договорам купли-продажи по ф. 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора». Предусматривается ввести 4000 договоров.
Продолжится работа по внесению в базу данных описей по вновь созданным фондам и текущие изменения по ранее внесенным описям фондов.
В четвертом квартале 2017 года начата работа по переводу документов в цифровой формат фонда № 449 ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау» и будет продолжена в 2018 году.
Во 2-4 кварталах 2018 года планируется работа по каталогизации документов фонда № 450 «Государственное учреждение «Кокшетауский городской маслихат». Всего каталогизации будет подвергнуто 100 дел и составлено 200 карточек.
Для пропаганды архивных документов и в связи со знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни города и его заслуженных людей госархивом города Кокшетау в 2018 году планируется определенная работа.
В рамках мероприятий, посвященных 25-летию со дня образования архива Кокшетауской городской администрации, предполагается оформить фотодокументальную выставку «Государственному архиву города Кокшетау — 25 лет». Вторая фотодокументальная выставка под названием «Навеки в сердце шрамом», посвященная воинам, погибшим в Афганистане, будет развернута в 4 квартале 2018 года.
Для публикаций на страницах областных и городских газет и информационного бюллетеня Управления архивов и документации Акмолинской области будет написано 5 статей, посвященных юбилейным датам известных людей города Кокшетау: 100-летию со дня рождения Камали Мурзахметова — участника Великой Отечественной войны, ветерана труда; 95-летию со дня рождения Ипаткина Федора Савельевича — ветерана войны, партии и труда; 90-летию со дня рождения Касенова Баржаксы Габдуловича — заслуженного учителя Казахской ССР; 85-летию со дня рождения Казбекова Айткажи Казбековича — профессора, кандидата геологоминералогических наук, почетного разведчика недр Республики Казахстан; про государственную услугу «Выдача архивных справок».
В 2018 году в школах и других учебных заведениях планируется провести 9 уроков, лекций на следующие темы: «Архив — кладезь истории», «Памятные места города Кокшетау», «Чтобы помнили …», "Национальной валюте -25», «Первый Президент Независимого Казахстана».
В целях предупреждения ошибок при оформлении заявлений, улучшения качества и оперативности в исполнении государственной услуги «Выдача архивных справок» госархивом планируется провести 4 семинара для работников ЦОН. Кроме того планируется провести 4 акции "Госархив консультирует".
Все заинтересованные лица и учреждения получат доступ к архивным документам, им будет оказано содействие в поиске сведений по изучаемым проблемам, даны необходимые консультации.
По обращениям граждан и учреждений будут исполняться социально-правовые и тематические запросы, при этом особое внимание будет уделено их качественному и своевременному исполнению.
4. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров.
Социальное развитие коллектива
Продолжится работа по информированию специалистов госархива о новых формах и методах деятельности архивов. Будет проводиться обзор новинок методической и архивоведческой литературы, журнала «Отечественные архивы» и информационного бюллетеня Управления архивов и документации Акмолинской области по мере их поступления.
Планируется проведение занятий производственной аппаратной учебы и правового всеобуча по повышению деловой квалификации архивистов госархива. Кроме того, будут рассматриваться правовые вопросы, по охране труда и технике безопасности, чрезвычайным ситуациям.
Исходя из реальных возможностей и обеспечивая социальную справедливость, будет уделено внимание вопросам социальной защиты работников госархива города. С целью регулирования взаимоотношений между работодателем и коллективом по обеспечению уровня оплаты труда работников, созданию безопасных условий работы, занятости работников, а также эффективной работы учреждения, достижению социального партнерства и в связи с истечением срока действия и сменой руководства госархива будет заключен новый коллективный договор.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности
В целях обеспечения пожарной безопасности госархива города основное внимание будет уделено соблюдению требований действующих правил и инструкций по пожарной безопасности, поддержанию в рабочем состоянии средств пожаротушения. При необходимости будут уточнены планы эвакуации и спасения документов из архива при чрезвычайных ситуациях.
Также будет разработан план организационно-технических мероприятий госархива г. Кокшетау по ЧС, будут проводиться с работниками госархива промежуточные, с вновь поступающими — первичные инструктажи по технике безопасности и пожарной охране.
Заместитель директора госархива
г. Кокшетау Г. Шамганова
10.11.2017
