1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
Одним из главных направлений работы отдела является совершенствование организации хранения и обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу.
В течение 2018 года в соответствии с планом проводилась работа по улучшению физического состояния документов. Отреставрировано на бумажной основе 800 ед. хр., что составило 400 листов, подшито 360 ед. хр. Таким образом, улучшено физическое состояние 440 дел фонда: № 20 «Кокшетауское областное производственное объединение газового хозяйства», № 76 «Кокшетауская ассоциация предприятий мясной и молочной промышленности, № 120 «Кокшетауское областное управление по статистике и анализу», № 330 «Боровское территориальное управление курортов, санаториев и домов отдыха Минздрава Казахской ССР», № 354 «Айдабульский спиртоводочный завод», № 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора», № 382 «Кокчетавское училище культуры им. Акана-серэ (библиотечный техникум)», № 403 «Красноярский сельский Совет народных депутатов и его исполком».
Согласно плану работы велись работы по картонированию, проверке наличия и состояния документов, выверке комплектов учетных документов, восстановлению затухающего текста.
За отчетный период закартонировано 4620 дел фондов: № 5 «Кокчетавская швейная фабрика «40 лет комсомола», № 26 «Кокшетауское коллективное мебельное предприятие «Комфорт», № 58 «Коллекция дорожно-строительных и эксплуатационных управлений и участков г. Кокшетау», № 60 «Коллекция ликвидированных артелей, предприятий и организаций г. Кокшетау», № 61 «Кокчетавская областная оптовая хозрасчетная рыбная база», № 64 «Кокшетауское областное бюро судебно-медицинской экспертизы», № 69 «Кокшетауская облинспекция по контролю за соблюдением законодательства в печати и других средствах массовой информации», № 71 «Кокчетавский горпищеторг», № 99 «Кокшетауское АООТ «Гарант», № 103 «Кокшетауское АО «Жалын», № 167 «Комбинат «Стройдеталь» ПСО «Кокчетавстрой», № 168 «Строительно-монтажное управление «Промстрой» ПСО «Кокчетавстрой», № 181 «Кокшетауская швейная фабрика местной промышленности», № 209 «Управление промышленных предприятий треста «Кокчетавсельстрой» № 17», № 210 «Нормативно-иссле-довательская станция треста «Кокчетавсельстрой» № 17», № 212 «АО «Кокшетаусельстрой» № 1», № 217 ОАО «Кокше Бау», № 231 «Частное учреждение «Стоматология», № 242 «Кокшетауская СПМК № 414», № 248 «Кокшетауская областная торговая база «Галантерейторг», № 278 «Кокчетавская государственная типография им. Воровского», № 283 «Кокчетавский районный союз сельскохозяйственных, кредитных и кустарно-промысловых кооперативов «Райселькредпромсоюз», № 286 «ГУ «Отдел внутренней политики», № 296 «Советская рабоче-крестьянская милиция 2-го района исполкома Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», № 306 «Боровской овцеводческий совхоз № 2 Народного комиссариата зерновых и животноводческих совхозов Казахской ССР», № 309 «Отдел социального обеспечения исполкома Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся», № 312 «Казатинский сельский Совет депутатов трудящихся», № 340 «Сельхозартель (колхоз) «Конуспай» Красноярского сельского Совета», № 352 «Сельхозартель (колхоз) «Пахарь» Еленовского сельского Совета», № 353 «Сельхозартель (колхоз) «Карлы-Куль» Павловского сельского Совета», № 367 «Плановая комиссия исполкома Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся», № 370 «Отдел коммунального хозяйства исполкома Кокчетавского райсовета депутатов трудящихся», № 378 «Куйбышевское механизированное лесное хозяйство», № 380 «Булакская машино-тракторная станция», № 385 «Кокчетавский откормочный совхоз», № 396 «Чаглинский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 400 «Самарбайский, с 1967 г. — Молодежный сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 406 «Отдел культуры Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся», № 407 «Алексеевский, с 1961 г. — Кусепский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 414 «Конный завод № 47» , № 422 «Конезаводской сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 423 «Районные Советы профсоюзов Кокчетавского областного Совета профессиональных союзов», № 435 «ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства», № 441 «ТОО «Altyntay Kokshetau”, № 484 «Ешмагамбетов Г. Е. — кавалер ордена Трудового Красного Знамени, заслуженный агроном Казахской ССР, ветеран Труда», № 486 «Есенеев Тохтар Кабдушевич, доктор сельскохозяйственных наук, профессор КГУ им. Ш. Уалиханова, заслуженный работник науки РК, ветеран труда», № 495 «КГУ «Вечерняя общеобразовательная школа», № 496 «АО «Кокшетауская геологоразведочная экспедиция».
Восстановлено 50 листов затухающего текста документов ф. 449 ГУ «Аппарат акима города Кокшетау».
Проведена проверка наличия и состояния документов на бумажной основе фондов: № 56 «Коллекция школ г. Кокшетау», № 60 «Коллекция ликвидированных артелей, предприятий и организаций г. Кокшетау», № 66 «Кокшетауское областное управление по киновидеообслуживанию», № 70 «Кокчетавская офтамольмологическая больница», № 79 «Кокшетауский отдел продовольственного снабжения Васильковского Гока», № 80 «Кокчетавское РСУ областного объединения «Кокчетав нефтепродукт», № 81 «Управление экономики при акиме Кокшетауской области», № 83 «Детский сад «Сказка» АО «Кокшетаустрой», № 91 «Кокшетауское отделение № 2034 Народного банка РК, сберегательная касса № 768», № 92 «Коллекция документов участковых комиссий г. Кокшетау по проведению республиканских референдумов», № 93 «Кокшетауское областное тароремонтное предприятие», № 94 «Кокшетауское областное управление профессионально-технического образования», № 95 «Коллекция документов личного происхождения по истории г. Кокшетау», № 96 «Комитет по международным и внешнеэкономическим связям Кокшетауской областной администрации», № 97 «Городская кооперативная торговля Кокшетауского облпотребсоюза», № 99 «Кокшетауское АООТ «Гарант», № 101 «Кокшетауские тепловые сети», № 103 «Кокшетауское АО «Жалын», № 104 «Ясли-сад «Светлячок» АО «Кокшетаустрой», № 106 «Кокшетауский областной реабилитационный центр для инвалидов ВОВ и участников ликвидации последствии аварии на ЧАЭС», № 107 «Управление юстиции Кокшетауской области», № 108 «Управление по оценке и регистрации недвижимости при акиме Кокшетауской области», № 109 «Кокшетауская областная государственная семенная инспекция», № 110 «РСУ АО «Васильковский ГОК», № 111 «Государственный комитет по антимонопольной и ценовой политике по Кокшетауской области», № 112 «Управление по языкам при акиме Кокшетауской области», № 113 «Коллекция Государственных комитетов РК по приватизации и госимуществу по Кокшетауской области», № 114 «Кокшетауский областной комитет по земельным отношениям и землеустройству», № 115 «Кокшетауское областное управление физического воспитания и спорта системы образования», № 116 «Налоговое управление по Кокшетауской области», № 117 «Хозрасчетное автохозяйство Кокшетауского областного агропромышленного комитета», № 119 «Кокшетауский межшкольный учебно-произ-водственный комбинат», № 121 «Кокшетауский яслей-сад № 5 «Балдырган», № 122 «Кокшетауская комплексная детско-юношеская спортивная школа профсоюзов», № 123 «Комитет строительства, жилья, и застройки территорий при акиме Кокшетауской области», № 125 «Кокшетауское областное управление государственной хлебной инспекции», № 126 «Кокшетауская областная контора книжной торговли», № 127 «Строительно-монтажный поезд № 657 АО «Целинтрансстрой», № 128 «Кокшетауская областная станция защиты растений», № 130 «Кокшетауский филиал «Межсистемные электропередачи 1150 кВ», № 133 «АО производственно-коммерческая компания «Рауан», № 166 «ПМК № 4 ПСО «Кокчетавстрой», № 167 «Комбинат «Стройдеталь» ПСО «Кокчетавстрой», № 168 «Строительно-монтажное управление «Промстрой» ПСО «Кокчетавстрой», № 170 «Комбинат «Промстрой» АО «Кокшетаустрой», № 171 «ПМК по строительству объектов Васильковского ГОКа АО «Кокшетаустрой», № 174 «ГКП «Кокшетауское областное производственное объединение Агропромэнерго», № 223 «ГКП «Кокшетауская автоколонна № 3030», № 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора». Всего проверено 10042 ед. хр.
Также проверено 1000 ед. хр. коллекции фотодокументов по истории г. Кокшетау.
Проведена выверка комплектов учетных документов 15 фондов: № 444 «Долгова Валентина Владимировна, бывший директор государственного архива г. Кокшетау», № 445 «Ломакина Александра Григорьевна — отличник народного просвещения, ветеран труда», № 446 «Бабич Лидия Дмитриевна — директор средней школы № 14 г. Кокчетава, отличник народного просвещения, ветеран труда», № 447 «Ауельбеков Еркин Нуржанович — политический и общественный деятель, Герой Социалистического труда, Почетный гражданин г. Кокшетау», № 448 «Зуб Василий Никифирович — политический и общественный деятель, Почетный гражданин г. Кокшетау», № 449 ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», № 450 «Кокшетауский городской маслихат», № 451 «Красноперов Евгений Петрович — политический и общественный деятель, Почетный гражданин г. Кокшетау», № 452 «Частный нотариус Кубитаева Гульжан Муратовна», № 453 «Нижников Николай Елисеевич — ветеран Великой Отечественной войны, политический и общественный деятель, Герой Социалистического Труда», № 454 «Ипаткин Федор Савельевич — ветеран войны, партии и труда», № 455 «Темирбеков Зарап Мусинович — государственный и общественный деятель», № 456 «Досов Абильхаир Искакович — политический и государственный деятель», № 457 «Умышев Абильжан Умышевич — Герой Социалистического Труда», № 458 «Вавровская Элла Брониславовна — ветеран пионерского движения, отличник народного просвещения».
В соответствии с планом работы составлены и представлены в Управление архивов и документации Акмолинской области карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива г. Кокшетау за 2017 год, сводный паспорт госархива на 01.01.2018 года.
В целях обеспечения сохранности документов пересмотрен список фондов, подлежащих первоочередной эвакуации, в который включено 26 (двадцать шесть) фондов, 13497 (тринадцать тысяч четыреста девяносто семь) ед. хр., в том числе 9 (девять) фондов, 252 (двести пятьдесят две) ед. хр. особо ценных документов, в связи с чем, дополнительно проведена маркировка 572-х коробок.
По мере поступления документов продолжается работа внесения в электронную базу НСА по карточкам фондов госархива г. Кокшетау (дата первого поступления фонда, крайние даты каждого названия, название фонда, категория и т. д.), описям фондов госархива (индекс дела, заголовок дела, год создания, завершения, количество листов, статья, срок хранения, название описи).
Проводилась работа по экспертизе ценности документов, находящихся на гос-хранении. Были отобраны к уничтожению документы, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение фонда № 129 «ГКП на ПХВ «Редакция газеты «Степной маяк» в количестве 60 ед. хр.
Продолжена работа по обновлению ярлыков на коробках, так обновлены ярлыки фондов № 13 «Кокшетауское акционерное общество «Фармация», № 28 «Кокшетауская детская областная больница», № 30 «АО «Кокшетауский приборостроительный завод», № 62 «Кокшетауский областной ветеринарно-санитарный отряд», № 118 «Управление механизации и инженерных работ АО «Кокшетаусельстрой» № 1», № 137 «Областное производственное объединение «Кокшетаутеплокоммунэнерго», № 195 «Акмолинское областное дочернее государственное предприятие Госархстройинспекции», № 196 «Кокшетауское предприятие по ремонту и обслуживанию жилого фонда № 3», № 203 «Кокшетауская ПМК № 117 АО «Кокшетаусельстрой» № 1», № 222 «Производственный кооператив «Мехколонна № 57», № 227 «Дочерняя организация «ТОО Кокшетауские городские электрические сети», № 234 «ОАО «Кокшетауский комбинат хлебопродуктов» в количестве 515 ярлыков.
2. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан
За отчетный период госархивом осуществлялся контроль, оказывалась практиче¬ская и методическая помощь по вопросам ведомственного хранения, орга-низации документирования в делопроизводстве учреждений и предприятий города.
Усовершенствованы и согласованы с ЭПМК Управления архивов и докумен-тации Акмолинской области 42 номенклатуры дел для ГКП на ПХВ «Кокшетауская городская больница» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГККП «Детская художественная школа» при отделе образования города Кокшетау, РГУ «Кокшетауское городское управление охраны общественного здоровья Департамента охраны общественного здоровья Акмолинской области Комитета охраны общественного здоровья Министерства здравоохранения Республики Казахстан», ГКП на ПХВ (ГККП) «Кокшетауский высший медицинский колледж» при управлении здравоохранения Акмолинской области (2 раза в связи с роерганизацией), ГУ «Отдел финансов города Кокшетау», АО «Кокше-Полиграфия», КГУ «Учреждение лесного хозяйства «Букпа» Управления природных ресурсов и регулирования природопользования Акмолинской области, ГККП «Музыкальный колледж имени Биржан сала, город Кокшетау», АО «Алтынтау Кокшетау», РГУ «Управление юстиции г. Кокшетау Департамента юстиции Акмолинской области МЮ РК», ГУ «Аппарат Кокшетауского городского маслихата», ГКП на ПХВ «городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, КГУ «Специализированнная детско-юношеская спортивная школа» управления физической культуры и спорта Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима города Кокшетау», ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», ГККП «Высший колледж, город Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области, ГККП «Детская музыкальная школа» при отделе образования г. Кокшетау, ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», Филиала «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы», ГККП «Высший колледж культуры им. Акана-серэ, г. Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области, ГУ «Отдел ветеринарии г. Кокшетау», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Прокуратура г. Кокшетау», ГУ «Кокшетауская транспортная прокуратура», ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», КГУ «Основная общеобразовательная школа № 15» отдела образования г. Кокшетау, КГУ «Средняя школа-лицей № 18 имени Сакена Жунусова» отдела образования г. Кокшетау, КГУ «Средняя школа-гимназия № 17» отдела образования г. Кокшетау, КГУ «Многопрофильная гимназия № 5 «Тандау» отдела образования г. Кокшетау, Акмолинский областной филиал РГУ «Республиканский методический центр фитосанитарной диагностики и прогнозов», ГУ «Отдел жилищной инспекции г. Кокшетау», Филиала АО «Аграрная кредитная корпрорация» по Акмолинской области, КГУ «Средняя школа-лицей № 21» отдела образования г. Кокшетау, КГУ «Кокшетауский городской центр социальной адаптации», Акмолинского филиала АО «Национальный центр государственной научно-технической экспертизы», Филиала АО «Forte Bank» в г. Кокшетау, учреждение «Кокшетауский городской профессионально-технический учебный центр» РОО «Отан», учреждение «Казахский гуманитарно-технический колледж», ТОО «ҚазмұнайГаз өнiмдерi», КГУ «Средняя школа № 14», КГУ «Средняя школа № 19».
Согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области 11 положений об экспертной комиссии РГУ «Кокшетауское городское управление охраны общественного здоровья Департамента охраны общественного здоровья Акмолинской области Комитета охраны общественного здоровья Министерства здравоохранения Республики Казахстан», Кокшетауский городской специализированнный административный суд, АО «Кокшетауские минеральные воды», ГККП «Кокшетауский высший медицинский колледж» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГККП «Музыкальный колледж имени Биржан сала, город Кокшетау», РГУ «Управление юстиции г. Кокшетау Департамента юстиции Акмолинской области МЮ РК», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа, г. Кокшетау», ГККП «Высший колледж культуры им. Акана-серэ, г. Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области, ГУ «Прокуратура г. Кокшетау», ГУ «Отдел образования г. Кокшетау» и 11 положений о ведомственном архиве для РГУ «Кокшетауское городское управление охраны общественного здоровья Департамента охраны общественного здоровья Акмолинской области Комитета охраны общественного здоровья Министерства здравоохранения Республики Казахстан», Кокшетауский городской специализированнный административный суд, АО «Кокшетауские минеральные воды», ГККП «Кокшетауский высший медицинский колледж» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГККП «Музыкальный колледж имени Биржан сала, город Кокшетау», РГУ «Управление юстиции г. Кокшетау Департамента юстиции Акмолинской области МЮ РК», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа, г. Кокшетау», ГККП «Высший колледж культуры им. Акана-серэ, г. Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области, ГУ «Прокуратура г. Кокшетау», ГУ «Отдел образования г. Кокшетау».
Даны 230 консультаций учреждениям, организациям и предприятиям города по вопросам научно-технической обработки документов, составления научно-спра-вочного аппарата, документирования и управления документацией, составления но-менклатуры дел.
Для отбора документов на государственное хранение осуществлено посещение Пшеничного В. Н. — бывшего директора многопрофильной гимназии № 5 «Тандау», Почетного работника образования Республики Казахстан, а также Мартынова В. И. — первого заместителя генерального директора ТОО «ПСК Кокшетаустрой», Почетного гражданина города Кокшетау, Почетного строителя РК. Итого 2 посещения.
В целях взаимодействия с организациями — источниками комплектования госархива г. Кокшетау был посещен Кокшетауский городской филиал общественного объединения «Организация ветеранов Республики Казахстан», которому были переданы фотографий участников ВОВ.
Проведены 13 семинаров-совещаний с работниками ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау», ГУ «Отдел жилищно-коммунального хозяйства, пассажирского транспорта и автомобильных дорог г. Кокшетау», ГУ «Отдел ветеринарии г. Кокшетау», ГУ «Кокшетауская городская территориальная инспекция ветеринарного контроля и надзора Комитета ветеринарного контроля и надзора МСХ РК», ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника», ГУ «Отдел строительства г. Кокшетау», ГУ «Отдел земельных отношений г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима поселка Станционный, г. Кокшетау», ГККП «Высший колледж культуры им. Акана-серэ, г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа, г. Кокшетау» по вопросам составления номенклатуры дел, формирования дел и их сохранности на стадии ведомственного хранения, порядка проведения экспертизы ценности документов и оформление её результатов. Заместитель директора госархива г. Кокшетау Шамганова Г. К. приняла участие в семинаре для слушателей курсов повышения квалификации Филиала РГКП «Академия государственного управления при Президенте РК по Акмолинской области» по вопросам делопроизводства, сроков исполнения документов, обработки документов.
Продолжается работа по пополнению электронной базы новыми фотодокументами по истории города Кокшетау. Дополнительно внесено 130 единиц фотодокументов.
Подписаны договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и документационного обеспечения с ТОО «Проектный институт «Кокшетаугорсельпроект», ТОО «Завод бытовой химии», ТОО «Кокше-Media», Гуманитарно-технической академией, Филиалом АО «Forte Bank» в городе Кокшетау. Итого — 5 договоров.
Проведена каталогизация ф. № 450 «ГУ «Кокшетауский городской маслихат», ф. № 478 «ГУ «Отдел земельных отношений г. Кокшетау», ф. № 362 «ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», ф. № 363 «Отдел финансов г. Кокшетау». Всего закаталогизированно 100 дел, составлено 333 карточки.
Согласованы на ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области хронограф по истории города Кокшетау по документам городских газет «Степной маяк» и «Көкшетау» за январь-ноябрь 2018 года.
Осуществлено научное описание документов личного происхождения Пшеничного Виктора Николаевича — отличника народного просвещения Казахской ССР, Почетного работника образования Республики Казахстан, в количестве 36 дел и 233 документов, Мартынова Виктора Ивановича — Почетного гражданина города Кокшетау, Почетного строителя Республики Казахстан в количестве 35 дел и 69 документов.
Итого: 71 дело и 302 документа.
За отчетный период осуществлялся прием управленческой документации, в связи с истечением ведомственного срока хранения — принято 223 ед. хр. постоянного хранения фонда № 363 «ГУ «Отдел финансов города Кокшетау»,№ 134 АО «Металлист»(акт о технических ошибках в учетных документах от 30.07.2018).
В связи с ликвидацией организаций, приняты документы по личному составу, которым присвоены новые номера фондов: № 495 «КГУ «Вечерняя общеобразовательная школа», № 496 «АО «Кокшетауская геологоразведочная экспедиция», № 498 «Открытое акционерное общество (ОАО) «Көкшетау қонақ үйi, № 499 «ГКП на ПХВ «Көкше-Жәрдем», итого 598 ед. хр.;
в фонд № 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов» приняты документы ЗАО «Инкар-Пел», «АО «Совместное предприятие «Васильковское золото», «ТОО «Тренд +», «ТОО «УМиТ», «ТОО «КФК-Агро» в количестве 203 ед. хр;
в фонд № 58 «Коллекция дорожно-строительных и эксплуатационных управлений и участков» приняты документы — «ТОО «ДЭУ-55», «ТОО «РСУ-8», «ТОО «РСУ-14», «ТОО «РСУ-8» треста «Строймеханизация», «ТОО «МРСУ», «ТОО «МРСУ» областного производственного управления автомобильных дорог», «ТОО «Кокшедоркомплект» АО «Кокшетау жолдары» в количестве 490 ед. хр.;
в фонды № 108 «Управление по оценке и регистрации недвижимости при акиме Кокшетауской области»» (акт № 1 об обнаружении архивных документов от 11.05.2018), № 127 «Строительно-монтажный поезд № 657 АО «Целинтрансстрой» (акт № 1 об обнаружении архивных документов от 18.06.2018), № 129 «ГКП на ПХВ «Редакция газеты «Степной маяк» (акт № 1 об обнаружении архивных документов от 02.07.2018) , фонд № 469 «ОАО «Байланыс» принято 27 ед. хр.
С целью повышения качества использования научно-справочного аппарата проведена и закончена переработка описи 1-л ф. 134 «Акционерное общество «Металлист», количество документов которой увеличилось на 10 ед. хр.
Итого за 2018 год по личному составу принято 1328 ед. хр.
Коллекцию фотодокументов пополнили 72 фотографии по истории г. Кокшетау. От граждан поступило 71 ед. хр. 302 документа, это документы личного происхождения Пшеничного Виктора Николаевича, Отличника народного просвещения Казахской ССР, Почетного работника образования РК (ф. 494) и Мартынова Виктора Ивановича — Почетного гражданина города Кокшетау, Почетного строителя Республики Казахстан (ф. 497).
В июне месяце 2018 года приняты документы в фонд «Коллекция аудиовизуальных документов по истории г. Кокшетау»: видеодокументов в количестве 6 ед. хр., фонодокументов — 2 ед. хр. Итого за 2018 год вновь создано 6 фондов.
По состоянию на 01.01.2019 в госархиве числится 499 фондов, на госхранении находится 118716 единицы хранения, из них управленческой документации постоянного хранения — 58570, долговременного и временного — 957, по личному составу — 45175, личного происхождения — 2850, фотодокументов — 11107, фоно — 35, кино — 14, видео — 8.
Обработаны учреждениями и утверждены на ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области описи дел постоянного хранения:
- ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области — 16 ед. хр.;
- Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» — 90 ед. хр.;
- ГУ «Прокуратура г. Кокшетау» — 58 ед.хр.;
- ГУ «Кокшетауская транспортная прокуратура» — 44 ед.хр.;
- ГККП «Детская музыкальная школа» — 50 ед. хр.
Итого: 258 единиц хранения.
Судебная документация:
- Кокшетауский городской специализированный административный суд — 76 ед. хр.;
- Кокшетауский городской суд — 76 ед. хр.
Итого: 152 ед.хр.
- Фотодокументы по истории города Кокшетау –72 ед. хр.
- Фонодокументы по истории города Кокшетау — 2 ед. хр.
- Видеодокументы по истории города Кокшетау — 6 ед. хр.
Обработаны и согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской обла¬сти описи дел по личному составу:
- АО «Совместное предприятие «Васильковское золото» — 40 ед. хр.;
- ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области — 192 ед. хр.;
- Кокчетавская геологоразведочная экспедиция — 95 ед.хр.;
- АО «Кокшетауская геологоразведочная экспедиция» — 43 ед. хр.;
- Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» — 97 ед. хр.;
- ОАО «Байланыс» — 19 ед. хр.;
- ГККП «Детская музыкальная школа» — 48 ед. хр.
Итого: 534 единиц хранения.
Также согласован акт на уничтожение документов, не подлежащих хране¬нию для АО «Совместное предприятие «Васильковское золото», Кокшетауский городской специализированнный административный суд, Кокшетауский городской суд, АО «Кокшетауские минеральные воды», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, Филиала «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау», ГККП «Кокшетауский высший медицинский колледж», ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», КГУ «Центр занятости населения», ГУ «Прокуратура г. Кокшетау», ГККП «Детская музыкальная школа» в количестве 49229 дел и документов.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
С целью повышения качества использования научно-справочного аппарата проведены переработки описей по личному составу ф. 64 «Кокшетауское областное бюро судебно-медицинской экспертизы» за 1955-1996 годы, ф. 134 «Акционерное общество «Металлист» за 1949-1998 годы в количестве 301 дела.
За отчетный период в базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по ф. 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора» внесено 4000 договоров — 70 ед. хр.
Продолжается работа по переводу документов в цифровой формат фонда № 449 ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», на 19 декабря 2018 года за год оцифровано 1383 ед. хр., что составило 121927 листов.
В течение 2018 года выдано во временное пользование дел постоянного хранения — 3829 ед. хр., из них сотрудникам архива — 2877 ед. хр., пользователям — 952 ед. хр.; по личному составу — 12087 ед. хр., из них сотрудникам — 12039 ед. хр., пользователям — 48 ед. хр.
Выполняя культурно-просветительную функцию, госархив пропагандирует архивные документы, организует выставки, уроки, экскурсии.
За 2018 год подготовлено и опубликовано в городских газетах "Степной маяк", "Акмолинская правда", «Кокшетау сегодня», "Арқа ажары" 16 статей: Государственная услуга "Выдача архивных справок", Положение о конкурсе "Семейный архив: История города Кокшетау, На службе поколений, Архивисты о себе, Нескучная работа, Память не сотрешь, Неоспоримый вклад. Неоценимая роль архивов, Құжаттар барлық талапқа сай сақталады, Хранители истории, Документы как летопись…. , Почетный гражданин — это звучит гордо! Архивная служба — важная служба, Признание мастерства, Архивная служба. В ногу со временем, Архивы — свидетели истории.
В связи с 25-летием со дня создания госархива города Кокшетау в ДК "Достар" была организована фотодокументальная выставка под названием «25 — лет мгновение в истории». Выставка объединила 43 экспонатов за 1993-2017 годы.
Фотодокументальная выставка состояла из четырех разделов: официальные документы, информационно-справочные издания, пресса, изобразительные документы.
За отчетный период для учащихся средних школ № 1, 10, 14, 6, казахской школы № 3, КГУ "IT-школа" отдела образования г. Кокшетау проведены 12 уроков на тему: "Алғыс айту-парызым!", "Благодарность-благо дарить", "Архив — кладезь истории", "Чтобы помнили …", "Черные пятна прошлого", "Памятные места города Кокшетау", а также был представлен роллап с историческими фотографиями города.
В преддверии дня благодарности коллектив КГУ «Государственный архив города Кокшетау» принял участие в благотворительной акции «Қайырымды Ел", направленной на поддержку больного ребенка, которая проходила во всех школах города Кокшетау 27 февраля 2018 года. Деньги, собранные коллективом госархива, были переданы директору средней школы № 1 Винтер Елене Борисовне для передачи родителям Алдияра.
В рамках Программы Президента Республики Казахстан «Рухани жаңғыру» и по реализации подпроекта "Өлке тарихы — ел тарихы", а также в связи с 95-летием архивной службы Акмолинской области на базе госархива города Кокшетау в апреле, июне месяце была организована фотодокументальная выставка под названием «Көкшетау — сүйiктi қалам! Любимый город — Кокшетау». Выставка состоит из трех разделов, в первом здания города, во втором представлены улицы и в третьем памятники и скульптуры города Кокшетау. Фотодокументальная выставка объединила 101 экспонатов за 1920-2017 годы. На ней демонстрируются фотографии в оригиналах и копиях. Выставку посетили курсанты Кокшетауского технического института, ученики средних школ № 1, 3, члены научно-методического совета при госархиве города Кокшетау… А также посетителям архива были проведены 10 экскурсии.
В рамках мероприятий, посвященных Дню Победы и Дню памяти жертв политических репрессий и голода были подготовлены и размещены на сайте госархива две онлайн-выставки: Не забывайте люди о войне …, Черные пятна прошлого …
В мае в целях осуществления информационно-разъяснительной работы среди населения по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» госархив города Кокшетау провел 3 акции «Госархив консультирует» которые состоялись в отделе № 3 города Кокшетау Департамента ЦОН — филиала «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области.
На данном мероприятии сотрудники архива консультировали граждан и услугополучателей по данной госуслуге и запрашиваемых сведений. Ими было оказано содействие при подаче заявлении, информации по документам находящихся на государственном хранении в госархиве г. Кокшетау и даны рекомендации по интересующим граждан вопросам. Также сотрудниками госархива были распространены специально подготовленные информационные буклеты, содержащие информацию о предоставлении государственной услуги «Выдача архивных справок», которые раскрывают преимущества получения госуслуги посредством ЦОН и веб-портала www.egov.kz. В данных буклетах имеются сведения о сроках оказания услуги, график работы, адрес и контактные телефоны услугодателя оказывающий госуслугу населению.
Кроме этого с работниками отдела № 1, № 3 города Кокшетау Департамента ЦОН — филиала «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области было проведено 2 семинар-совещания по оказанию государственной услуги.
В преддверии праздника, посвященного Дню строителя в августе месяце госархивом города Кокшетау была организована фотодокументальная выставка под названием «Строитель — Почетное звание». Выставка состоит из трех разделов, в первом здания города, во втором представлены улицы родного города и в третьем почетные строители города Кокшетау. Фотодокументальная выставка объединила 96 экспонатов за 1920-2017 годы. На ней демонстрируются фотографии в оригиналах и копиях.
В рамках программы «Рухани жаңғыру» в сентябре месяце в ДК "Достар" сотрудники госархива г. Кокшетау приняли участие в проведении выставки "Өлке тарихы — ел тарихы". На выставке было представлено 19 роллапов по истории Акмолинской области. В неё вошли два города областного значения: г. Кокшетау и г. Степногорск, 17 районов..
В соответствии с разнарядкой акима города Кокшетау Е.Б.Маржикпаева на участие представителей гражданского общества, трудовых коллективов учреждений, предприятий и организаций различных форм собственности города Кокшетау в мероприятии, посвященному празднованию Дня Благодарности, который проходил в ДК «Достар» 1 марта 2018 года в 17-00 КГУ «Государственный архив города Кокшетау» в принял участие в данном мероприятии.
18 января текущего года коллектив КГУ «Государственный архив города Кокшетау во главе с директором Какпеновым Т.Ж. ознакомился с посланием Президента от 10 января 2018 года. В ходе собрания Какпенов Т.Ж. выступил с обзором на тему «Новые возможности развития в условиях четвертой промышленной революции» из послания Главы государства народу Казахстана на 2018 год, сделав акцент на каждом пункте послания.
12 марта 2018 года в КГУ «Государственый архив города Кокшетау» прошло широкое обсуждение Обращения Президента Республики Казахстан Н.А.Назарбаева к народу «Пять социальных инициатив Президента», которое он озвучил на совместном заседании палат Парламента. Директор госархива Какпенов Т.Ж. ознакомил с основными направлениями важного для всех казахстанцев документа и предоставил слово члену научно-методического Совета при государственном архиве магистранту КГУ имени Ш.Уалиханова Салимову А.К.
18 июня 2018 года в доме культуры "Достар" прошла комплексная проверка по реализации программы "Рухани Жанғыру". Комиссия в составе четырех человек и приглашенных гостей ознакомились с представленными экспонатами. Госархив города Кокшетау принял участие в этом мероприятии, и нами были выставлены интереснейшие материалы, которые вызвали неподдельный интерес к историческим документам. Госархив хранит документы учреждений, организаций и предприятий г. Кокшетау за 1858-2017 годы, которые являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и входят в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан. При выявлении языковой принадлежности были обнаружены документы на украинском, немецком, английском, татарском языках, старославянское писание, а так же латиница и арабская вязь. Наиболее ценными и интересными являются документы охватывающих дореволюционный период с 1858 по 1917 годы, метрические книги Михаило-Архангельской и Георгиевской церквей, содержащие сведения о регистрации церковных таинств крещения, венчания, погребения, и копии документов по чествованию Его Императорского Высочества Государя Наследника Цесаревича во время путешествия по Степному Генерал-Губернаторству с 14 по 20 июля 1891 года, справочная книга составленная по поручению 7-го Епархиального съезда, священник села Новоселья, Тюкалинскаго уезда Иоанн Голошубин, датированная 1914 годом.Это документы писателя Салахова Ибрагима Низамовича, поэта Бретмана Александра Яковлевича, документы из личного происхождения по истории города Кокшетау Осипова Буркутбая Жаркеновича — первого председателя Кокчетавского комитета породненных городов Кокшетау и Уокешо, ГККП «Казахский педагогический колледж им. Ж. Мусина», Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся и его исполкома. Документы охватывают период с 1939 — 1998 годы. В Казахстане дети обучались в школах на латинице с 1929 по 1940 годы. Так что переход с казахского алфавита на латиницу для Казахстана это не новшество. 26 октября 2017 года Указом Президента Республики Казахстан был утвержден переход на новый алфавит, который планируется осуществить с 2017 по 2025 годы.
В рамках реализации подпрограммы "Өлке тарихы — ел тарихы" программы «Рухани жаңғыру» в ноябре месяце госархив г. Кокшетау провел выездную обзорную выставку по истории нашего города в средней школе № 14, № 7 Станционного сельского округа и в библиотеке села Красный яр Красноярского сельского округа, на выставке присутствовали учащиеся, жители села, работники культуры и студенты агротехнического коллежда, также на базе госархива для студентов колледжа "Бурабай", Кокшетауского университета имени А. Мырзахметова, учащихся средней школы –комплекса № 3 имени М. Габдуллина, работников отдела службы пробации г.Кокшетау Департамента уголовно-исполнительной системы по Акмолинской области, сотрудников УВД по г. Кокшетау был представлен роллап с историческими фотографиями города, познакомили с интереснейшими материалами учреждений, организаций и предприятий г. Кокшетау за 1858-2017 годы, были проведены экскурсии по госархиву.
В преддверии Дня Первого Президента Республики Казахстан и Независимости Казахстана госархивом города Кокшетау были организованы 2 фотодокументальные выставки под названием Елiн сүйген, елi сүйген Елбасы! Назарбаев Нурсултан Абишевич — Народный Президент! «Ел тәуелсiздiгi-Рухтың тәуелсiздiгi. Независимость страны- Независимость Духа». Фотодокументальная выставка объединила 45 экспонатов за 1991-2018 годы. На ней демонстрируются подлинники, ксерокопии документов, фотографии в оригиналах, публикации в средствах массовой информации, книги из научно-справочной библиотеки, написанные Н. А. Назарбаевым, документы из коллекции фотодокументов по истории г. Кокшетау, публикации газет "Көкшетау", Степной маяк" и др. Внутри документы располагаются по хронологии. Познакомиться с выставкой, представляющей интересные документы о Первом Президенте — Лидере Нации имели возможность посетители госархива, студенты "Сервисно-технического колледжа", колледжа "Бурабай", Кокшетауского юридического колледжа "Фемида", Кокшетауского медицинского колледжа, учащиеся школы-лицей № 3. За отчетный период проведено 37 выставок, 10 экскурсий.
Одним из важных направлений работы госархива является исполнение тематических и социально-правовых запросов. За отчетный период зарегистрировано 5653 обращений граждан, в т.ч. 51 — тематических, 5602 — социально-правовых. Все запросы рассмотрены, из них исполнено положительно тематических — 51, социально-правовых — 3353.
В читальном зале госархива обслужено 46 исследователя, число посещений составило 63. Для работы им выдано 1000 единицы хранения. По заказам исследователей и при исполнении тематических запросов изготовлено 523 копий документов.
4. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров.
За отчетный период проведены 6 производственных совещания, на которых рассмотрены следующие вопросы: итоги работы госархива за 2017 год; отчет о финансово-хозяйственной деятельности госархива за 2017 год; о планировании работы госархива г. Кокшетау на 2018 год, а также по выполнению подпроектов программы «Рухани жаңғыру», по подготовке презентации к 25 летнему юбилею госархива, и создании научно-методического совета при госархиве города. Для работников госархива был разработан план аппаратной учёбы на 2018 год, в соответствии с которым были проведены 12 занятий. Проведено 5 заседаний Научно-методического совета при госархиве города.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности, содержания здания госархива, его материальной базы
Госархивом разработан и утвержден план мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС на 2018 год. В соответствии с ним обновлен список работников госархива и членов их семей, подлежащих эвакуации в загородную зону, а также список фондов, которые следует эвакуировать в первую очередь в Зерендинский район. Данный список был согласован ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области.
