1. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры
құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және
мемлекеттiк есепке алу
Бөлiм жұмысының негiзгi бағыттарының бiрi Ұлттық архив қоры және жеке құрамы бойынша құжаттарының сақтауын ұйымдастыруды жетiлдiру және сақталуын қамтамасыз ету болып табылады.
2016 жылдың iшiнде жоспарға сай құжаттардың табиғи жағдайын жақсарту бойынша жұмыс жүргiзiлген. Қағаз негiзiнде 80 сақт. бiрл.қалпына келтiрiлген, ол 400 беттi құрады, 350 сақт. бiрл. тiгiлген. Осылайша, № 27 «Көкшетау қаласының денсаулық сақтау бөлiмi», № 52 «Көкшетау қазақ педагогикалық училищесi», № 362 «Көкшетау қаласының бiлiм бөлiмi» ММ», № 136 «Көкше-Су» акционерлiк қоғамы», № 264 «Көкше-фарфор» АҚ», № 368 «Көкшетау аудандық ауылшаруашылық басқармасы», № 403 «Краснояр халық депутаттарының ауылдықКеңесi және оның атқару комитетi» қорларының 430 iсiнiң табиғи жағдайы жақсартылған. Бөлiм қызметкерлерiмен құжаттарды картондау, бар болуы мен жағдайының тексерiсi, есеп құжаттары жинақтамаларын салыстыруы бойынша жұмыстар жүргiзiлген.
Есептiк кезеңде 4586iс картондалды, олардың iшiнде № 1 «Жабылған кiшi кәсiпорындар, серiктестiктер мен кооперативтер коллекциясы», № 15 «Көкшетау етiк басатын фабрикасы», № 19 «Көкшетау қаласының Станционный поселкесi әкiмiнiң аппараты» ММ, № 30 «Көкшетау аспап жасау зауыты» АҚ, № 40 «Көкшетау облысы бойынша КСРО дайындау уәкiлеттi Халық Комиссариатының басқармасы», № 65 «Көкшетау қалалық өнеркәсiп саудасы», № 68 «Көкшетау облысының санитарлық-эпидемилогиялық қызметтер топтамасы», № 83 «Көкшетауқұрылыс» АҚ «Сказка» бала-бақшасы», № 85 «Көкшетау облыстық тұтынушылар қоғамдарының облыстық одағы», № 86 «Құқық қорғау органдары жүйесiнiң ұйымдары мен мекемелерi топтамасы», № 98 «Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi» ММ», № 150 «Ақжол» Көкшетау акционерлiк қоғамы», № 170 «Көкшетауқұрылыс» АҚ «Промстрой» комбинаты», № 189 «№ 1 қоғамдық тамақтандырудың жалдық кәсiпорны», № 191 «Көкшетау асханалар мен мейрамханалар тресiнiң шаруашылық есептегi темiр жол мейрамханасы», № 230 «Көкшетауқұрылыс» акционерлiк қоғамының «Арнайы құрылыс» құрылыс басқармасы», № 237 «Көкшетау қаласы әкiмiнiң қалалық су құбыры мен кәрiзiнiң Көкшетау басқармасы» МКК, № 254 «Көкшетау қаласының коммуналдық шаруашылығы арнаулы автобазасы», № 247 «Хлебстрой» ашық акционерлiк қоғамы», № 252 «Кокшетаумелиорация» ЖҚПБ Көкшетау жобалық-iздеу филиалы», № 264 «»Көкше-фарфор» АҚ», № 333 «Киiм» Көкшетау акционерлiк қоғамы», № 389 «Көкшетау еңбек депутаттарының қалалық Кеңесi атқару комитетiнiң коммуналдық шаруашылық бөлiмi», № 394 «Көкшетау оттегi-тыныс алу аппаратурасы зауыты», № 449 «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты», № 466 «Көкшетау қаласының Краснояр селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ», № 467 «Казагропромтехника» облыстық бiрлестiгiнiң Көкшетау № 2 мамандандырылған жылжымалы механикаландырылған колоннасы (№ 2 МЖМК)», № 468 «Көкшетау мемлекеттiк асыл тұқымды станциясы», № 469 «Целинсвязьстрой» тресiнiң Көкшетау № 7 мамандандырылған жылжымалы механикаландырылған колоннасы (МЖМК)», № 473 «Көкшетау тұтынушылық қоғамдар облыстық қоғамдық одағының (облыстық тұтынушылар одағы) жылжымалы механикаландырылған колоннасы (ЖМК)», № 478 «Көкшетау қаласының жер қатынастары бөлiмi» ММ, № 479 «Целинтрансстрой» тресiнiң № 296 құрылыс-монтаждық пойызы», № 480 «Целинтрансстрой» ашық акционерлiк қоғамының (ААҚ) № 296 құрылыс-монтаждық пойызы», № 481 «Емдiк дәрi-дәрмек, медициналық тағайындау және медициналық техника бұйымдары сараптамасының ұлттық орталығы» ШЖҚ РМК аумақтық филиалы», № 482 «Көкшетаусантехмонтаж» монтаждық басқармасы», № 483 «Севсантехмонтаж» ААҚ Көкшетау монтаждық басқармасының филиалы».
«Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ 449 қ. құжаттарының өшiп қалған мәтiннiң 51 парағы қалпына келтiрiлдi.
Аса құнды құжаттарды табу мақсатында № 9 «Көкшетау еңбек депутаттарының қалалық Кеңесi және оның атқару комитетi» қорының қағаз негiзiнде 205 iс қарап шыққан, соның нәтижесiнде аса құнды құжаттары бар, 35 сақт. бiрл. табылды және сипатталды.01.01.2017 жағдайына мемлекеттiк архивте 252 аса құнды құжат есептеледi.
Бiрқатар қорлардың қағаз негiзiндегi құжаттарының бар болуы мен жағдайын тексеруiөткiзiлдi, олардың iшiнде № 1 «Жабылған кiшi кәсiпорындар, серiктестiктер мен кооперативтер коллекциясы», № 6 «Көкшетау халық депутаттарының облыстық Кеңесi және оның атқару комитетi», № 13 «Фармация» Көкшетау акционерлiк қоғамы», № 18 «Көкшетау облысы бойынша мемлекеттiк сауда инспекциясы», № 20 «Көкшетау облыстық газ шаруашылығы өндiрiстiк бiрлестiгi», № 28 «Көкшетау балалар облыстық ауруханасы», № 30 «Көкшетау аспап жасау зауыты» акционерлiк қоғамы», № 48 «Көкшетау облысының әкiмi жанындағы бiлiм беру басқармасы», № 53 «Облыстық диспансерлер коллекциясы», № 65 «Көкшетау қалалық өнеркәсiп саудасы», № 72 «Көкшетау темiр бетонды бұйымдар зауыты», № 76 «Көкшетау ет және сүт өнеркәсiбiнiң ассоциациясы» (Көкшетау облыстық сүт комбинаты)», № 82 «Көкшетау № 15 жол-құрылыс басқармасы», № 87 «Көкшетау қаласының жабылған кәсiптiк-техникалық училищелерiнiң топтамасы», № 88 «Көкшетау астық өнiмдерi» акционерлiк компаниясы», № 102 «Көкшетау тұрғын шаруашылығының өндiрiстiк тресi», № 120 «Көкшетау облыстық статистика және талдау бойынша басқармасы». Барлығы 10208 сақт. бiрл. тексерiлдi.
15қордың есептiк құжаттары жинақтарын салыстыруы өткiзiлдi: № 414 «№ 47 ат зауыты», № 415 «Көкшетау көкөнiс сүт совхозы», № 416 «Қазақ орман шаруашылығының ғылыми-зерттеу институты», № 417 «Көкшетау облысаралық орман тұқымдарының бақылау станциясы», № 418 «Көкшетау ауыл шаруашылығы бойынша аудандық инспекциясы», № 419 «Көкшетау көркемөнер-өндiрiстiк шеберханасы», № 420 «Көкшетау облыстық ауылшаруашылық басқармасының Бұлақ жөндеу-техникалық станциясы», № 421 «Қарағанды темiр жолы Курорт –Бурабай темiржол учаскесiнiң көлiк прокуратурасы», № 422 «Конезавод еңбек депутаттарының селолық Кеңесi және оның атқару комитетi», № 423 «Көкшетау кәсiптiк одақтары облыстық Кеңесi кәсiподақтарының аудандық Кеңестерi», № 424 «Көкшетау еңбек депутаттары аудандық Кеңесiнiң атқару комитетi жанындағы аудандық сәулетшi», № 425 «Жұмыс-шаруа партисы мен уездiк революциялық комитетi уездiк бюросының «Красный пахарь» газетiнiң редакциясы», № 426 «Калиев Қалымтай — ұстаз, ақын», № 427 «Шуатаева Зура Кулмурзиновна — саяси және қоғам қайраткерi, Көкшетау қаласының құрметтi азаматы», № 428 «Гореликова Вера Макаровна — еңiбек сiңiрген ұстаз, Қазақ КСР халық ағартудың үздiгi, Көкшетау қаласының құрметтi азаматы».
Жұмыс жоспарына сай Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасына қорлар карточкалары мен 2015 жылғы Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi қорларының құрамы мен көлемiндегi өзгерiстер туралы мәлiметтер, 01.01.2016 жылы мемлекеттiк архивтiң жиынтық төлқұжаты құрастырылды және ұсынылды.
Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының 2016 жылғы 25 сәуiрдегi № 01-29/313, 2016 жылғы 14 қыркүйектегi № (электрондық пошта арқылы н/ж) хаттарына сай «2016 жылдың 01 сәуiрiне цифрланған архивтiк құжаттар туралы», «2016 жылдың 01 қаңтарына негiзгi көрсеткiштер саны туралы» ақпарат дайындалған болатын.
Қазақстан Республикасының мәдениет және спорт Министрлiгiнiң, Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының 2016 жылдың 22 қарашадағы № 02-09/962 тапсырмасына сәйкес электрондық форматтағы бұрын құрастырылған қорлар карточкалары бойынша салыстыруы өткiзiлген, қорлар бойынша қалғандары айқындалған.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында бiрiншi кезектегi көшiруге жататын, қорлар тiзiмi қайта қарастырылған және анықталған, оған 156 (жүз елу алты) қор, 52362 (елу екi мың үш жүз алпыс екi) сақт. бiрл. енгiзiлдi, соның iшiнде 9 (тоғыз) қор, аса құнды құжаттардың 217 (екi жүз он жетi) сақт. бiрл.
Мемлекеттiк сақтауда жатқан, құжаттардың құндылық сараптамасы бойынша жұмыс өткiзiлген. 1420 (бiр мың төрт жүз жиырма) сақт. бiрл. көлемiнде 1989-1997 жылдарғы № 1 «Жабылған кiшi кәсiпорындар, серiктестiктер мен кооперативтер коллекциясы», 233 (екi жүз отыз үш) сақт. бiрл.көлемiнде 1998-2003 жылдарғы № 358 «Көкшетау қалалық мемлекеттiк нотариалдық кеңсесi» қорының ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және тәжiрибелiк мағынасын жойған, құжаттар жоюға iрiктелген болатын.
2. Қазақстан Республикасының
Ұлттық архив қорын қалыптастыру
Есеп кезеңiнде басқарушылық құжаттамасын мемлекеттiк сақтауға қабылдауы жүзеге асырылды. Ведомстволық сақтау мерзiмiнiң аяқталуына, қайта құрылуына, таратуына және басқаға байланысты № 266 «Көкшетау АХАЖ қалалық бөлiмi», № 286 «Көкшетау қаласының iшкi саясат бөлiмi» ММ, № 310 «Ақмола облысының бiлiм беру басқармасы жанындағы «Политехникалық колледж, Көкшетау қаласы» МКҚК» (15.01.2016 архивтiк құжаттарды табу туралы № 1 акт), № 350 «Көкшетау қаласының жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi» ММ», № 435 «Көкшетау қаласының сәулет және қала құрылысы бөлiмi» ММ, № 449 «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ» тұрақты сақтау 1170 бiрлiгi,сонымен қатар № 1 «Жабылған кiшi кәсiпорындар, серiктестiктер мен кооперативтер коллекциясы», № 28 «Көкшетау балалар облыстық ауруханасы» (17.02.2016 есептiк құжаттардағы техникалық қателiктер туралы № 1 акт), № 35 «Автомобиль көлiгi мен тас жолдары жұмысшыларының кәсiподағының Көкшетау облыстық комитетi», № 36 «Көкшетау мамандандырылған көлiк құрылысы тресi» (14.01.2016 архивтiк құжаттарды табу туралы № 1 акт), № 39 «Көкшетау кәсiби одақтарының облыстық Кеңесi», № 44 «Көкшетау ауылшаруашылық жұмысшылары кәсiподағының облыстық комитетi», № 47 «Көкшетау байланыс жұмысшылары кәсiподағының облыстық комитетi», № 54 «Көкшетау медицина жұмысшылары кәсiподағының облыстық комитетi», № 87 «Көкшетау қаласының жабылған кәсiптiк-техникалық училищелер топтамасы» (29.11.2016 архивтiк құжаттарды табу туралы № 2 актiсi), № 386 «Көкшетау кәсiподақтары курорттарын басқару бойынша облыстық кеңесi», № 482 «Көкшетаусантехмонтаж» монтаждық басқармасы», № 483 «Севсантехмонтаж» ашық акционерлiк қоғамының Көкшетау монтаждық басқармасының филиалы», № 485 «Көкшетау қаласындағы «КазАвтоТранс» акционерлiк қоғамының (АҚ) филиалы» қорларының жеке құрамы бойынша 1736 сақт. бiрл. қабылданды.
Фотоқұжаттар топтамасын Көкшетау қаласының тарихы бойынша 101фотосурет толықтырды. Азаматтардан 68сақт. бiрл./101 құжат түстi. Бұл 1957, 1967, 1970, 1975, 1980, 1987, 1991, 2000, 2009-2011, 2015 жылдарғы Қазақ КСР халық әртiсi, «Парасат» орденiнiң кавалерi, Көкшетау қаласының құрметтi азаматы Жiбек Есекеқызы Бағисованың, 1928, 1952-1983, 1985, 2000, 2003-2005, 2008-2010, 2014-2015 жылдарғы Еңбек Қызыл Ту орденiнiң кавалерi, Қазақ КСР еңбек сiңiрген агрономы, еңбек ардагерi Ешмағамбетов Ғазис Ешмағамбетұлының, , 1940, 1961-1962, 1967-1969, 1973, 1976, 1978, 1985, 1987-1989, 1992, 1994-1995, 1999, 2002, 2005-2006, 2010-2015 жылдарғы ауылшаруашылық ғылымдар докторы, Ш. Уәлиханов атындағы КММ профессоры, ҚР ғылымға еңбек сiңiрген қызметкерi, еңбек ардагерi Тохтар Қабдушұлы Есенеевтiңжеке тектiк құжаттары.
01.01.2017жағдайына мемлекеттiк архивте487 қор есептеледi, мемлекеттiк сақтауда 116541 сақтау бiрлiгi бар, солардың басқарушылық құжаттаманың тұрақты сақтау — 57741, ұзақ уақыт және уақытша –1534, жеке құрам бойынша –43605, жеке шығу тегi –2661, фотоқұжаттар — 10951, фоно — 33, кино — 14, видео — 2.
2016 жылы тағы6қор құрылды.
Есептiк кезеңiнде мемлекеттiк архивпен бақылау жүзеге асырылған, ведомстволық сақтау, қала мекемелерi мен кәсiпорындары iс жүргiзуiнде құжаттауды ұйымдастыру сұрақтары бойынша тәжiрибелiк және әдiстемелiк көмек көрсетiлген.
«Көкшетау қаласының азаматтық хал актiлерiн тiркеу бөлiмi» ММ, «Ақмола облысы әдiлет департаментiнiң Көкшетау қаласының әдiлет басқармасы» РММ, «Көкшетау қаласының қаржы бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ, «Ақмола облысының табиғи ресурстар мен табиғат пайдалануды реттеу басқармасының «Бұқпа» орман шаруашылығының мекемесi» КММ, «Ақмола облысының денсаулық сақтау басқармасы жанындағы «№ 1 қалалық емханасы» ШЖҚ МКК, «Көкшетау қалалық мәслихатының аппараты» ММ, «Ж. Мусин атындағы қазақ педагогикалық колледжi» МКҚК, Ақмола облысының бiлiм беру басқармасы жанындағы «Көкшетау қаласының жоғары колледжi» МКҚК, «Көкшетау қаласының жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi» ММ, «Тыныс» АҚ, «Ақмола облысы бойынша мемлекеттiк кiрiстер Департаментiнiң Көкшетау қаласы бойынша мемлекеттiк кiрiстер басқармасы» РММ, «Көкше-Полиграфия» АҚ, «Ақмола облысының денсаулық сақтау басқармасы жанындағы «№ 1 қалалық емханасы» МКҚК, «Көкшетау қаласының бiлiм беру бөлiмi» ММ, Көкшетау қаласының дене шынықтыру және спорт бөлiмi» ММ, «Қимыл-тiрек аппаратының бұзумен мүгедек балалар үшiн медициналық-әлеуметтiк мекемесi, Көкшетау қаласы» КММ, Көкшетау қаласының жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмiнiң «Жұмыспен қамту орталығы» КММ, Көкшетау қаласының әкiмдiгi жанындағы «Көкшетау Жылу» ШЖҚ МКК филиалы, Солтүстiк аумағы бойынша ҚР ҰЭМ құрылыс, ТКШ және жер ресурстарын басқару iстерi бойынша комитетiнiң «Мемлекеттiк жобалардың ведомстводан тыс сараптамасы» ШЖҚ МКК филиалы, «Қазақстан темiр жолы — Жүк тасымалы» — Ақмола ЖТ бөлiмшесi» АҚ филиалы, Көкшетау қаласының әкiмдiгi жанындағы «Көкшетау Жылу» ШЖҚ МКК үшiн 23iстер номенклатуралары Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен жетiлдiрiлген және келiсiлген.
«Көкшетау қаласының азаматтық хал актiлерiн тiркеу бөлiмi» ММ, «Тыныс» АҚ, «Қимыл-тiрек аппаратының бұзумен мүгедек балалар үшiн медициналық-әлеуметтiк мекемесi, Көкшетау қаласы» ММ, «Ж. Мусин атындағы педагогикалық колледжi (қазақ тiлiнде оқумен) Көкшетау қаласы» МКҚК, Ақмола облысының бiлiм беру басқармасы жанындағы «Жоғарғы колледж, Көкшетау қаласы» МКҚК, «Ақмола облысы бойынша мемлекеттiк кiрiстер Департаментiнiң Көкшетау қаласы бойынша мемлекеттiк кiрiстер басқармасы» РММ үшiн сараптамалық комиссия туралы 6 ережеден және«Тыныс» АҚ, «Қимыл-тiрек аппаратының бұзумен мүгедек балалар үшiн медициналық-әлеуметтiк мекемесi, Көкшетау қаласы» ММ, «Ж. Мусин атындағы педагогикалық колледжi (қазақ тiлiнде оқумен), Көкшетау қаласы» МКҚК, Ақмола облысының бiлiм беру басқармасы жанындағы «Жоғарғы колледж, Көкшетау қаласы» МКҚК, «Ақмола облысы бойынша мемлекеттiк кiрiстер Департаментiнiң Көкшетау қаласы бойынша мемлекеттiк кiрiстер басқармасы» РММ үшiн ведомстволық мұрағат туралы 5 ережеденАқмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен жетiлдiрiлген және келiсiлген.
«Көкшетау халық депутаттарының қалалық Кеңесi» № 9 қорының каталогтауы өткiзiлген. Барлығы 120 iс каталогтанды, 201 карточка құрастырылған.
20 iс және 72 құжат көлемiнде Еңбек Қызыл Ту орденiнiң кавалерi, Қазақ КСР еңбек сiңiрген агрономы, еңбек ардагерi — Ғ. Е. Ешмағамбетовтың, 26 iс және 79 құжат көлемiнде ауышаруашылық ғылымдар докторы, Ш. Уәлиханов атындағы профессоры, Қазақстан Республикасының ғылымға еңбек сiңiрген қызметкерi, еңбек ардагерi — Т. К. Есенеевтiң, 22 iс және 50 құжат көлемiнде Қазақ КСР халық әртiсi, Көкшетау қаласының құрметтi азаматы, "Парасат" орденiнiң кавалерi — Ж. Е. Бағисованың жеке тектiк құжаттарының ғылыми сипаттауы жүзеге асырылды.
Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивiн толықтыру көздерiнiң ведомстволық архивтердегi сақталатын, Ұлттық архив қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарының төлқұжаттауы өткiзiлген, оның нәтижесiнде Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасына ұсынылған, 2013 жылдың 01 желтоқсанына жиынтық төлқұжат құрастырылған.
Электрондық базаны құрастыру және оған мемлекеттiк архивте сақтауда жатқан, Көкшетау қаласының тарихы бойынша фотоқұжаттарды енгiзу бойынша жұмыс аяқталған.
Құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеуi, ғылыми-анықтамалық аппаратты құрастыру, құжаттау мен құжаттаманы басқару, iстер номенклатурасын құрастыру, ведомстволық архивтiң төлқұжатын құрастыру сұрақтары бойынша қаланың мекемелерiне, ұйымдарына, кәсiпорындарына 89кеңес берiлген, олардың iшiнде: «Көкшетау-Жылу» ШЖҚ МКК, «№ 1 қалалық емханасы» ШЖҚ МКК, «Көкшетау минералды сулары» АҚ, «Көкшетау қаласының жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласының қаржы бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ, «Көкшетау қалалық мәслихатының аппараты» ММ, «Көкшетау Энерго» ЖШС, «Тыныс» АҚ, «Жұмыспен қамту орталығы» КММ, Көкшетау қалалық соты, «Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебi» филиалы, «Көкшетау қаласының бiлiм беру бөлiмi», «Ж. Мусин атындағы педагогикалық колледжi (қазақ тiлiнде оқумен, Көкшетау қаласы)», МКҚК, «Көкшетау қаласының экономика және бюджеттiк жоспарлау бөлiмi» ММ, «Бұқпа» орман шаруашылығы мекемесi» КММ, «Балалар көркем мектебi» МКҚК, «Мамандандырылған балалар-жастар спорт мектебi» КММ, «Тренд Плюс» ЖШС, «Жоғарғы колледж, Көкшетау қаласы» МКҚК, «Көкшетау қаласының прокуратурасы» ММ, ҚР ҰЭМ құрылыс, тұрғын-коммуналдық шаруашылығы және жер ресурстарын басқару iстерi бойынша Комитетiнiң «Солтүстiкгеодезия» «Казгеодезия» РМКК филиалы, «Көкшетау қаласы бойынша мемлекеттiк кiрiстер басқармасы» РММ, «Станционный поселкесi әкiмiнiң аппараты» ММ, «Көкшетау қаласының әкiмшiлiк соты» ММ, «№ 11 орта гимназиясы» КММ және басқа.
Көкшетау қаласының әкiмдiгiмен толықтыру көздерiнде ведомстволық сақтауда жатқан, архивтiк құжаттарды тапсыру кестесi келiсiлген болатын, мемлекеттiк архивке тұрақты мемлекеттiк сақтауға.
«Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ-не Көкшетау қаласы мемлекеттiк архивiнiң толықтыру көздерi — қаланың ұйымдары, мекемелерi мен кәсiпорындарында белгiленген мерзiмнен тыс сақталатын, құжаттар бойынша ақпарат дайындалған болатын.
2016 жылдың бiрiншi тоқсанында «Көкшетау қаласының мәдениет және тiлдердi дамыту бөлiмi жанындағы «Тiлдердi оқыту орталығы» КММ шақыруы бойынша ведомстволық архивтердi бақылау бөлiмiнiң басшысы номенклатураны құрастыру және жүргiзу, iстердi қалыптастыру бойынша баяндамамен iс жүргiзу сұрақтары бойынша семинар-кеңеске қатысты. Сонымен бiрге, бөлiм жұмысының жоспарына сай құжаттарды ресiмдеу, iстер номенклатурасын құрастыру, ұйым iс жүргiзуiндегi iстердi қалыптастыру және ведомстволық сақтау сатысында олардың сақталуын қамтамасыз ету сұрақтары бойынша «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ-де қала әкiмi аппараты мен оның ведомстволық бағынысты мекемелерi қызметкерлерiмен семинар-кеңес өткiзiлген болатын (Краснояр селолық округi, Станционный поселкесi әкiмдерiнiң аппараттары; экономика және бюджеттiк жоспарлау; қаржы; iшкi саясат; дене шынықтыру және спорт; мәдениет және тiлдердi дамыту; жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар; кәсiпкерлiк; ауыл шаруашылық; ветеринария; жер қатынастары; ТҮКШ, жолаушылар көлiгi және автомобильдi жолдар; сәулет және қала құрылысы; құрылыс; бiлiм беру), № 1 ОМГ негiзiнде бiлiм беру бөлiмi және оның ведомстволық бағынысты мекемелерiмен (мектептер, бала бақшалары); тұрақты сақтау және жеке құрам бойынша құжаттарының ғылыми-техникалық өңдеуi, құжаттарды жоюға актiнi құрастыру, сараптамалық комиссия жұмысын ұйымдастыру мәселелерi бойынша «Тыныс» АҚ негiзiнде толықтыру көздерi — жеке мекемелер қатысуымен («Тұрмыстық химия зауыты» ЖШС, «Көкшетау энерго» ЖШС, «Көкше-Полиграфия» АҚ, «КАМАЗ-Инжиниринг» АҚ). Барлығы — 4 семинар.
«Көкшетау қаласының жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласының сәулет және қала құрылысы бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласының құрылыс бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласының бiлiм бөлiмi» ММ, «№ 1 қызмет-техникалық колледжi, Көкшетау қаласы» КММ-не Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивiмен жiберiлген хаттарға сәйкес осы мекемелерде құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеуi өткiзiлген болатын.
Көкшетау қалалық сотына, «Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев Зияткерлiк мектебi» филиалына, «Көкшетау қаласының прокуратурасы» ММ, ҚР ҰЭМ құрылыс, тұрғын-коммуналдық шаруашылығы және жер ресурстарын басқару iстерi бойынша Комитетiнiң «Солтүстiкгеодезия» «Казгеодезия» РМКК филиалына, Ақмола облысының денсаулық сақтау басқармасы жанындағы «Қалалық емхана» ШЖҚ МКК iстер тiзiмдемелерiн және оларға ғылыми-анықтамалық аппаратын құрастыруда әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсетiлген.
2016 жылдың 23 желтоқсанында мемлекеттiк архив директорының 2016 жылғы қызметтiң негiзгi бағыттары бойынша есебi Көкшетау қаласы әкiмдiгiнiң отырысында тыңдалған болатын. Отырысқа мемлекеттiк архивтi толықтыру көздерi — ұйымдары мен мекемелерiнiң басшылары шақырылған болатын.
3. Ақпаратты-iздестiру жүйелерiн жасау,
ғылыми ақпарат және құжаттарды пайдалану
Ғылыми-анықтамалық аппаратын пайдалану сапасын арттыру мақсатымен 467 iс көлемiнде 1954-1999 жылдарғы «Тоған» мемлекеттiк компаниясының «Көкше-Су» акционерлiк қоғамы» 136 қ. тiзiмдемесi бөлiмiнiң қайта өңдеуi өткiзiлген.
Есептiк кезеңiнде «Архивтiк қор» бағдарламалық кешенiне жаңадан құрылған екi қор туралы мәлiметтер енгiзiлген болатын және тұрақты сақтаудағы бұрын енгiзiлген қорлар бойынша ағымдағы өзгерiстер енгiзiлген; электрондық тасымалдаушыларға 35 сақт. бiрл. көлемiнде «Көкшетау еңбек депутаттарының қалалық Кеңесi және оның атқару комитетi» № 9 қоры бойынша табылған, аса құнды құжаттар тiзiмдерi енгiзiлдi, барлығы электрондық тасымалдаушыда 252 сақт. бiрл. аса құнды құжаттар.
«Көкшетау қалалық мемлекеттiк нотариалдық кеңсесi» 358 қ. сатып алу-сату, айырбастау, сыйға тарту шарттарының деректер базасына енгiзу бойынша жұмыс жалғасуда, есептiк кезеңiнде 4000 шарт — 70 сақт. бiрл. енгiзiлдi.
2016 жылдың iшiнде 12252 сақт. бiрл. — тұрақты сақтаудағы iс уақытша пайдалануға берiлдi, олардың архив қызметкерлерiне — 11825 сақт. бiрл., пайдаланушыларға — 427 сақт. бiрл., жеке құрамы бойынша — 14752 сақт. бiрл., олардың қызметкерлерге — 14703 сақт. бiрл., пайдаланушыларға — 49 сақт. бiрл.
Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-да тұрақты сақтаудағы iстер тiзiмдемелерi мекемелермен өңделген және бекiтiлген:
-«Altyntau Kokshetau» ЖШС — 165 сақт. бiрл.;
-«Назарбаев Зияткерлiк мектептерi» ААҚ «Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебi» филиалы — 77 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысының денсаулық сақтау басқармасы жанындағы «Қалалық емхана» ШЖҚ МКК — 37 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысының табиғи ресурстар және табиғат пайдалануын реттеу басқармасының «Бұқпа» орман шаруашылығы мемлекеттiк мекемесi» ММ — 75 сақт. бiрл.;
-«ҚР ӘМ Ақмола облысының әдiлет департаментi Көкшетау қаласының әдiлет басқармасы» ММ (АХАЖ) — 143 сақт. бiрл.;
-ҚР ҰЭМ құрылыс, тұрғын үй-коммуналдық шаруашылығы және жер қатынастарын басқару iстерi бойынша Комитетiнiң «Солтүстiкгеодезия» «Казгеодезия» РМКК филиалы — 14 сақт. бiрл.;
-«Көкшетау қаласының прокуратурасы» ММ — 113 сақт. бiрл.;
-Көкшетау қалалық аумақтық сайлау комиссиясы — 23 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысының денсаулық сақтау бақармасы жанындағы « № 1 қалалық емханасы» ШЖҚ МКК — 14 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысы бiлiм беру басқармасының «№ 1 кәсiптiк лицейi» ММ — 176 сақт. бiрл.;
-«Көкшетау қалалық емханасы» ШЖҚ МКК — 45 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқамрасының «Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi» ММ — 34 сақт. бiрл.
Барлығы: 916 сақтау бiрлiгi.
-Көкшетау қаласының тарихы бойынша фотоқұжаттар — 101 сақт. бiрл.
-сот құжаттамасы — 164 сақт. бiрл.
Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен жеке құрамы бойынша iстер тiзiмдемелерi өңделген және келiсiлген:
-«Altyntau Kokshetau» ЖШС — 514 сақт. бiрл.;
-«Назарбаев Зияткерлiк мектептерi» ААҚ «Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебi» филиалы — 104 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысының денсаулық сақтау басқармасы жанындағы «Қалалық емхана» ШЖҚ МКК — 301 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысының табиғи ресурстар және табиғат пайдалануын реттеу басқармасының «Бұқпа» орман шаруашылығы мемлекеттiк мекемесi» ММ — 47 сақт. бiрл.;
-ҚР ҰЭМ құрылыс, тұрғын үй-коммуналдық шаруашылығы және жер қатынастарын басқару iстерi бойынша Комитетiнiң «Солтүстiкгеодезия» «Казгеодезия» РМКК филиалы — 34 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысының денсаулық сақтау бақармасы жанындағы « № 1 қалалық емханасы» ШЖҚ МКК– 148 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысы бiлiм беру басқармасының «№ 1 кәсiптiк лицейi» ММ– 97 сақт. бiрл.;
-«Көкшетау қалалық емханасы» ШЖҚ МКК — 155 сақт. бiрл.;
-Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқамрасының «Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi» ММ — 23 сақт. бiрл.
Барлығы: 1423 сақтау бiрлiгi.
Сонымен қатар сақтауға жатпайтын, құжаттарды жоюға актiлер келiсiлген, «Altyntau Kokshetau» ЖШС, «Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебi» филиалы, «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ, «Көкшетау минералды сулары» АҚ, Көкшетау қалалық сотының, «Бұқпа» орман шаруашылығы мемлекеттiк мекемесi» ММ, «Көкше Назар Али» ЖШС, «Солтүстiкгеодезия» «Казгеодезия» РМКК филиалы, «Көкшетау қаласының прокуратарусы» ММ, Ақмола облысы бiлiм беру басқармасының «№ 1 кәсiптiк лицейi» ММ, «Көкшетау қалалық аурухана» ШЖҚ МКК, Ақмола облысының денсаулық сақтау басқармасы жанындағы «№ 1 қалалық емхана» ШЖҚ МКК, Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының «Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi» ММ 155625 iс пен құжаттаркөлемiнде.
Мәдени-ағартушылық мiндеттi орындай отырып, мемлекеттiк архив архивтiк құжаттарды насихаттайды, көрмелердi, сабақтарды, экскурсияларды ұйым-дастырады.
2016 жылдың iшiнде «Степной маяк», «Көкшетау», «Акмолинская правда», «Кокшетау сегодня» қалалық газетiнде 9мақала дайындалды және жарияланды: «Дело мастером гордится», «Вспомним с благодарностью», «Архивная справка — через интернет», «Архивтiк анықтама — интернет арқылы», «Сохраняя документальное наследие», «Тағдырдың тәлкегiне мойымаған», «Госархив консультирует», «Қала тарихынан сыр шертiп», «Как это было». Сонымен қатар мемлекеттiк архивпен «Счастливые и грустные моменты жизни» айдары үшiн «Любимый город» қалалық газетiне апта сайын түскен сұраулар саны туралы ақпаратты ұсынады.
Алғыс айту күнiне арналған, iс-шаралар аясында мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен 1937-1938, 1941-1948, 1950-1965, 1989-2001, 2004-2010, 2012 жылдарғы 80 экспонатты бiрiктiрген, «Менiң үйiм! Менiң тағдырым! Менiң Қазақстаным!» фотоқұжаттық көрмесi дайындалған болатын, ол Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебiнде көрсетiлген болатын.
Саяси жазалар мен аштық құрбандарын еске алу күнi шеңберiнде мемлекеттiк архивпен «Тағдырдың қайғылы беттерi» еске алудың ақпараттық сағаты өткiзiлдi. Ақпараттық сағат барысында техникалық институт қызметкерлерi, курсанттары архив құжаттары бойынша сталиндiк жазалар қайғылы кезеңi туралы жан-жақты бiле алды, оларға «Ленфильм» киностудиясында 1984 жылы жазылған, «Алжир» кинофильмнен сюжеттер көрсетiлген болатын, бұдан басқа, мемлекеттiк архивпен «Қайғылы тағдырлар беттерi» фотоқұжаттық көрмесi көрсетiлген. Көрмеде 1934-2009 жылдарғы 80 экспонаттан аса көрсетiлдi, олардың әрқайсысы өзiңше бағалы. Бұл құжаттар — ресми, жеке, шығармашылық, марапаттау, қызмет және қоғамдық сипаттағы, сонымен бiрге фотосуреттер.
Халықаралық архивтер күнiне арналған, iс-шаралар шеңберiнде Ш. Құсайынов атындағы қазақ-драма театрында Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасымен ұйымдастырылған, Ақмола облысы мемлекеттiк архивтерiнiң қызметкерлерi, архив қызметiнiң ардагерлерi мен қала жұртышылығы үшiн «Құжаттар дәлелдейдi …» фотоқұжаттық көрмесi ұйымдастырылған болатын. Көрмеде 1898-2015 жылдарғы 60 экспонатқа жуық көрсетiлдi. Қатысқандар қала тарихын архив суреттерi мен құжаттарында көрдi.Тұңғыш Президент Күнiне, Қазақстан Республикасы Тәуелсiздiгiнiң 25 жылдығына арналған, iс-шаралар шеңберiнде Краснояр ұалалық кiтапханасымен бiрiгiп «Тұңғыш Президент: 25 табысты жыл» атты iс-шара ұйымдастырылған болатын. Осы iс-шарада «Көкшетау. Тәуелсiздiк жылдары» фотоқұжаттық көрмесi ұйымдастырылған, онда 1991-2016 жылдарғы 100 экспонаттан аса көрсетiлген. Көрмеде Қазақстан Республикасы Тәуелсiздiгiнiң тарихы бойынша маңызды құжаттар ұсынылған, сонымен қатар 1991 жылдан 2016 жылға дейiн Көкшетау қаласында, оның әлеуметтiк-экономикалық дамуындағы өзгерiстерде, әкiмшiлiк-аумақтық құрылымында болған, аса маңызды және мағыналы оқиғалар туралы фотосуреттер мен құжаттар.
Есеп беру кезеңiнде физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев Зияткерлiк мектебiнiң, № 4, 6, 11, 22 орта мектептерiнiң оқушылары, Көкшетау техникалық институтының курсанттары мен Абай Мырзахметов атындағы Көкшетау университетiнiң, Краснояр № 3 агротехникалық колледжiнiңстуденттерi үшiн «Депортация», «Улицы родного края», «Все для фронта, все для Победы!», «Обеспечение сохранности документов архивного фонда», «Направления работы отдела информации и использования документов», «Горечь репрессий», «Документы и судьбы», «Мемлекет рәмiздерi — Тәуелсiздiк белгiсi», «Независимости 25 лет», «Кокшетау в годы Независимости» тақырыбына 13сабақ, дәрiс өткiзiлдi.
«Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметiн орындауында жақсарту мен жеделдiк мақсатында Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивiмен тоқсан сайын «Мемлекеттiк архив кеңес бередi» 3ақпараттық науқаны ұйымдастырылған болатын, ол Ақмола облысы бойынша «Азаматтарға арналған үкiмет» мемлекеттiк корпорациясы» КАҚ филиалы — «ХҚКО» Департаментiнiң № 1, 2 бөлiмдерiнде, «Әлеуметтiк төлемдердiң ведомствоаралық есептеу орталығында» болған.
Осы iс-шарада архив қызметкерлерi азматтар мен қызмет алушыларға осы мемлекеттiк қызмет және сұрап жатқан мәлiметтер бойынша кеңес берген. Олармен арыз, Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивiнде мемлекеттiк сақтауда жатқан, құжаттар бойынша ақпарат беру кезiнде жәрдем көрсетiлдi және азаматтарды қызықтыратын мәселелер бойынша ұсынымдар берiлдi. Бұдан басқа «Connection point» өзiне-өзi қызмет көрсету секторы арқылы өтiнiш берген клиенттермен жұмыс жұмыс өткiзiлген болатын. Сонымен қатар мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметiн беру туралы ақпараты бар, арнаулы дайындалған ақпараттық буклеттер таратылған болатын, олар ХҚО және www.egov.kz.веб-порталы арқылы мемлекеттiк қызмет алудың артықшылықтарын ашады. Осы буклеттерде қызмет көрсету мерзiмi, жұмыс тәртiбi, мекенжайы мен халыққа мемлекеттiк қызмет көрсететiн қызмет берушiнiң байланыс телефондары бар.
Бұдан басқа ХҚО қызметкерлерiмен мемлекеттiк қызмет көрсету бойынша 3 семинар-кеңес өткiзiлген болатын. Ақпарат және құжаттарды пайдалану бөлiмiнiң архiвшiсi Жұнiсов М. «Ақмола облысының ең үздiк архившi» конкурсқа қатысып ОТРК «Қазақстан» тiлшiсiне сұбхат бердi.
2016 жылдың 3 тоқсанында «Көкшетау қаласының хронографы. 1991-2016 жылдар» кiтабы (электрондық нұсқасы) шығарылды. Осы кiтапта хронологиялық тәртiпте мемлекеттiк және орыс тiлдерiнде суреттемелерi бар (фотосуреттер, құжаттар) 1991-2016 жылдарғы Көкшетау қаласының тарихынан оқиғалар мен фактiлер мазмұндалған.
2016 жылдың 4 тоқсанында 2017-2021 жылдарға айрықша және ұмытылмас даталар күнтiзбелерi дайындалған, олар Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасына ұсынылған.
Мемлекеттiк архив жұмысының маңызды бағыттарының бiрi тақырыптық және әлеуметтiк-құқықтық сұраулардың орындалуы болып табылады. Есеп беру кезеңiнде азаматтардың 4680үндеутiркелдi, соның iшiнде88 — тақырыптық, 4592– әлеуметтiк-құқықтық. Барлық сұраулар қаралды, олардың тақырыптық — 88,әлеуметтiк-құқықтық — 2784дұрыс болып орындалды.
Мемлекеттiк архивтiң оқырман залында 38зерттеушiге қызмет көрсетiлдi, келiп кету саны 66құрады. Жұмыс үшiн оларға 476 сақтау бiрлiгi берiлдi. Зерттеушiлер тапсырыстары бойынша және тақырыптық сұрауларды орындауда құжаттардың 560көшiрмесi жасалды.
Көкшетау қаласының
мемлекеттiк архив директоры Т. Какпенов
