1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
Одним из главных направлений работы отдела является совершенствование организации хранения и обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу.
В течение 2017 года в соответствии с планом проводилась работа по улучшению физического состояния документов. Отреставрировано на бумажной основе 91 ед. хр., что составило 400 листов, подшито 390 ед. хр. Таким образом, улучшено физическое состояние 480 дел фондов: № 52 «Кокчетавское казахское педагогическое училище», № 76 «Кокшетауская ассоциация предприятий мясной и молочной промышленности», № 82 «Кокшетауское дорожно-строительное управление № 15», № 120 «Кокшетауское областное управление по статистике и анализу», № 323 «Комиссии содействия Советскому комитету защиты мира», № 403 «Красноярский сельский совет депутатов трудящихся и его исполком».
Сотрудниками отдела велись работы по картонированию, проверке наличия и состояния документов, выверке комплектов учетных документов.
За отчетный период закартонировано4010 дел фондов:№ 7 «Коллекция ликвидированных филиалов и проектных институтов г. Кокчетава», № 9 «Кокшетауский городской Совет народных депутатов и его исполком», № 11 «Кокшетауское областное лесохозяйственное объединение», № 35 «Кокчетавский областной комитет профсоюза работников автомобильного транспорта и шоссейных дорог», № 39 «Кокчетавский областной Совет профессиональных союзов»,№ 42 «Кокчетавское лесохозяйственное производственное предприятие «Букпа», № 44 «Кокчетавский областной комитет профсоюза работников сельского хозяйства и заготовок», № 45 «Кокчетавское специализированное государственное кооперативное объединение по доращиванию, откорму и заготовкам скота»,№ 46 «Трест «Кокчетавстройдеталь», № 47 «Кокчетавский областной комитет профсоюза работников связи», № 50 «Областной комитет добровольного общества содействия армии», № 51 «Кокчетавское областное объединение «Госкомсельхозтеника», № 53 «Коллекция областных диспансеров», № 54 «Кокчетавский областной комитет профсоюза медработников», № 58 «Коллекция дорожно-строительных и эксплуатационных управлений и участков г. Кокчетава», № 60 «Коллекция ликвидированных артелей, предприятий и организаций г. Кокшетау», № 63 «Управление здравоохранения при акимеКокшетауской области», № 72 «Кокшетауский завод железобетонных изделий», № 73 «Межрайонная база «Культхозтоваров» Кокшетаускогооблпотребсоюза», № 82 «Кокшетауское дорожно-строительное управление № 15», № 98 «КГУ «Государственныйархив г. Кокшетау», № 105 «Коллекция банковских учреждений», № 107 «Управление юстиции Кокшетауской области», № 147 «Кокшетауское производственно-заготовительное предприятие «Вторресурсы», № 194 «УПТК АО «Кокшетаусельстрой» 1», № 200 «Красноярская ПМК № 107 АО «Кокшетаусельстрой» № 1», № 203 «Кокшетауская ПМК № 117 АО «Кокшетаусельстрой» № 1», № 204 «Келлеровская ПМК № 1716 треста «Кокчетавсельстрой № 17», № 205 «ТОО «Кокшетауская ПМК № 103» АО «Кокшетаусельстрой» № 1», 207 «Хозрасчетный участок «Букпа» ГКП «Кокшеорманы», № 211 «Трест «Кокшетаусельстрой» № 1», № 220 «ОАО «Кокшетауская распределительная компания», № 221 « Кокчетавское областное отделение энергонадзора», № 235 «Независимая адвокатская контора «Ваше право», № 240 «Кокшетауское областное производственное управление жилищно-коммунального хозяйства», № 243 «Дорожно-строительный трест № 13 и подведомственные ему организации», № 251 «Кокшетауский региональный центр по профилактике и борьбе со СПИДом», № 259 «Филиал «Кокшетаувзрыпром» ОАО «Казахвзрывпром», № 264 «АО «Кокше-фарфор», № 284 «Кокчетавская районная контора по заготовке овощей Карагандинской областнойконторы «Союзплодовощ», № 313 «Киндыкский сельский Совет трудящихся и его исполком», № 314 «Есильский сельский Совет трудящихся и его исполком», № 321 «Баратайский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 336 «Кокчетавский птицесовхоз», № 341 «Сельхозартель (колхоз) «40 лет Октября» Кокчетавского района», № 342 «Сельхозартель (колхоз) им. Жданова Алексеевского сельского Совета», № 350 «ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», № 357 «Кокчетавский кирпичный завод № 1 «Целинстройдеталь», № 411 «ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау», № 418 «Кокчетавская районная инспекция по сельскому хозяйству», № 420 «Булакская ремонтно-техническая станция Кокчетавского облуправления сельского хозяйства», № 450 «Кокшетауский городскоймаслихат», № 463 «ГУ «Городская информационно-библиотечная система» отдела культуры и развития языков г. Кокшетау», № 485 «Филиал АО «Казавтотранс» в г. Кокшетау», № 488 «ГУ «Профессиональный лицей № 1» управления образования Акмолинской области», № 490 «ГКП на ПХВ «Тазалык» при отделе жилищно-коммунального хозяйства, пассажирского транспорта и автомобильных дорог г. Кокшетау».
Восстановлен 81 лист затухающего текста документов ф. 449 ГУ «Аппарат акима города Кокшетау».
Проведена проверка наличия и состояния документов на бумажной основе фондов: № 5 «Кокшетауская швейная фабрика «40 лет комсомола», № 7 «Коллекция ликвидированных филиалов и проектных институтов г. Кокчетава», № 8 «Кокшетауский областной центр занятости — биржа труда», № 14 «Кокчетавский комбинат хлебопродуктов», № 17 «Управление общественного транспорта г. Кокшетау», № 27 «ГККП «Кокшетауская городская больница», № 29 «Кокшетауское областное управление сельского хозяйства и продовольствия», № 37 «Кокшетауский мясокомбинат», № 39 «Кокчетавский областной Совет профессиональных союзов», № 58 «Коллекция дорожно-строительных и эксплуатационных управлений и участков г. Кокчетава», № 63 «Управление здравоохранения при акимеКокшетауской области», № 67 «Кокчетавское областное производственное объединение «Агросервис», № 98 «КГУ «Государственный архив г. Кокшетау», № 100 «Жилищно–коммунальная контора акционерного общества «Кокшетаустрой», № 105 «Коллекция банковских учреждений», № 118 «Управление механизации и инженерных работ акционерного общества «Кокшетаусельстрой» № 1», № 132 «Акционерное общество «Акку», № 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора». Всего проверено 10363 ед. хр. Также проверено 1143 ед. хр. коллекции фотодокументов по истории г. Кокшетау. Проведена выверка комплектов учетных документов 15 фондов: № 429 «Асайынов Муса Мырзагулович — акын-импровизатор, заслуженный работник куль- туры Казахской ССР», № 430 «Куклинский Яков Аронович — главный режиссер, художественный руководитель Кокшетауского областного русского драматического театра, заслуженный деятель искусств Казахской ССР», № 431 «Мурзахметов Кама - ли — политический и общественный деятель», № 432 «Абулкасымов Магзи — первый Почетный гражданин г. Кокшетау», № 433 «ЖанадиловБолатСулейменович — политический и общественный деятель, отличник здравоохранения, Почетный гражданин г. Кокшетау», № 434 «Терещук Виктор Александрович — писатель, Почетный гражданин г. Кокшетау», № 435 «ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау», № 436 «Ильясов Карим Есмагулович — певец, поэт, композитор», № 437 «Касонич Антонина Станиславовна, заместитель председателя Союза поляков Казахстана», № 438 «ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», № 439 «Несвитеев Дмитрий Михайлович — ветеран Великой Отечественной войны, партии и труда», № 440 «КазбековАйткажиКазбекович — профессор, кандидат геолого-минералогических наук, Почетный разведчик недр Республики Казахстан», № 441 «Открытое акционерное общество «Васильковский горно-обогатительный комбинат», № 442 «Керейбаева Сара Иришевна — пропагандист, ветеран труда», № 443 «Боярский Евгений Иванович — ректор Кокчетавского педагогического института, доцент, кандидат филологических наук, отличник просвещения».
В соответствии с планом работы составлены и представлены в Управление архивов и документации Акмолинской области карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива г. Кокшетау за 2016 год, сводный паспорт госархива на 01.01.2017 года.
Согласно письму Управления архивов и документации Акмолинской области от 18 апреля 2017 года (по электронной почте б/н), проведена работа по заполнению карточек фондов в электронном формате.
В целях обеспечения сохранности документов пересмотрен и уточнен список фондов, подлежащих первоочередной эвакуации, в который включено 159 (сто пятьдесят девять) фондов, 53696 (пятьдесят три тысячи шестьсот девяносто шесть) ед. хр., в том числе 9 (девять) фондов, 252 (двести пятьдесят две) ед. хр. особо ценных документов.
Проводилась работа по экспертизе ценности документов, находящихся на гос-хранении. Были отобраны к уничтожению документы, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение фонда № 4 «Кокчетавский автомеханический техникум»,№ 8 «Кокшетауский областной центр занятости — биржа труда», № 16 «Коллекция областных и городских обществ, партий и других общественных объединений», № 17 «Управление общественного транспорта г. Кокшетау», № 106 «Кокшетауский областной реабилитационный центр для инвалидов, участников Великой Отечественной войны и участников ликвидации последствий аварии на ЧАЭС», № 117 «Хозрасчетное автохозяйство Кокшетауского областного агропромышленного комитета», № 119 «Кокшетауский межшкольный учебно-производственный комбинат», № 121 «Ясли-сад № 5 «Балдырган» Кокшетауского городского отдела народного образования», № 122 «Кокшетауская комплексная детско-юношеская спортивная школа профсоюзов», № 132 «Акционерное общество «Акку», № 133 «Акционерное общество производственно-коммерческая компания «Рауан», № 452 «Частный нотариус КубитаеваГульжан Муратовна» в количестве 517 ед. хр.
Проведена работа по обновлению ярлыков на коробках, так обновлены ярлыки в 198 фондах в количестве 2520.
2. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан
За отчетный период осуществлялся прием на госхранение управленческой документации. В связи с истечением ведомственного срока хранения принято 606 ед.постоянного хранения фондов № 98 «ГУ «Государственный архив г. Кокшетау», № 441 «ТОО «AltuntauKokshetau», № 450 «Кокшетауский городской маслихат», № 488 «ГУ «Профессиональный лицей № 1» управления образования Акмолинской области, № 307 «Кокшетауская городская территориальная избирательная комиссия», а также 242 ед. хр.по личному составуфонда № 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов», № 98 «ГУ «Государственный архив г. Кокшетау», № 490 «ГКП на ПХВ «Тазалык» при отделе ЖКХ, ПТ и АД г. Кокшетау».
Коллекцию фотодокументов пополнили 84 фотографии по истории г. Кокшетау. От граждан поступило 118 ед. хр./511 документов.Это документы личного происхождения ГазизоваХабибуллыХамитовича, Почетного работника образования РК, Почетного ветерана МЧС РК, полковника МВД РК в отставке; Зиборова Сергея Викторовича, врача-кардиолога, Отличника здравоохранения Республики Казахстан; ТемирбаеваХазжанаАбдрахмановича, советского партийного работника, Кавалера орденов «Ленина» и «Знак почета», ветерана труда; ТемирбаевойКуляшХаджановны, ветерана педагогического труда, Почетного гражданина города Кокшетау.Пополнились фонды документов личного происхождения, таких как № 292 «Салахов Ибрагим Низамович — писатель, член Союза писателей СССР, персональный пенсионер» (акт № 3 приема на хранение документов личного происхождения от 15.11.2017), № 442 «Керейбаева Сара Иришевна, пропагандист, ветеран труда» (акт № 2 приема на хранение документов личного происхождения от 15.11.2017), № 446 «Бабич Лидия Дмитриевна — директор СШ № 14 г. Кокчетава, отличник народного просвещения, ветеран труда» (акт № 1 обнаружении архивных документов личного происхождения от 30.10.2017), № 455 «ТемирбековЗарапМусинович — государственный и общественный деятель, публицист» (акт № 4 приема на хранение документов личного происхождения от 21.09.2017). 15 единиц хранения прошли литерными номерами в уже существующие фонды.
По состоянию на 01.01.2018 в госархиве числится 493 фонда, на государственном хранении находится 117054 единицы хранения, из них управленческой документации постоянного хранения — 58347, долговременного и временного — 1017, по личному составу — 43847, личного происхождения — 2779, фотодокументов — 11035, фоно — 33, кино — 14, видео — 2. За 2017 год вновь создано 6 фондов.
За отчетный период госархивом осуществлялся контроль, оказывалась практиче-ская и методическая помощь по вопросам ведомственного хранения, орга¬низации документирования в делопроизводстве учреждений и предприятий города.
Усовершенствованыи согласованы с ЭПМК Управления архивов и докумен-тации Акмолинской области 20номенклатурделдля ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», ГУ «Отдел строительства г. Кокшетау», АО «AltyntauKokshetau» (2 раза), ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», ГККП «Кокшетауский высший медицинский колледж», КГУ «Музей истории города Кокшетау», АО «КАМАЗ-Инжиниринг», АО «Кокшетауские минеральные воды», ГУ «Отдел финансов г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», КГУ «Средняя школа-гимназия № 1» отдела образования г. Кокшетау, Представительство РГП на ПХВ «Национальный центр экспертизы лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники» Министерства здравоохранения и социального развития РК» в г. Кокшетау, КГУ «Кокшетауский городской центр социальной адаптации лиц БОМЖ» при отделе занятости и социальных программ г. Кокшетау, Казахский гуманитарно-технический колледж (2 раза), КГУ «Детско-юношеская спортивная школа» отдела физической культуры и спорта г. Кокшетау, ГККП «Кокшетауская городская больница с поликлиникой № 2» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГККП «Детский сад № 18 «Мирас» при акимате г. Кокшетау, ГУ «Отдел жилищной инспекции г. Кокшетау».
Согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области 10положений об экспертной комиссии для ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», АО «AltyntauKokshetau», Кокшетауского городского суда, КГУ «Музей истории г. Кокшетау», АО «Кокшетауские минеральные воды», ГККП «Городская поликлиника № 1», Казахского гуманитарно-технического колледжа, КГУ «Детско-юношеская спортивная школа» отдела физической культуры и спорта г. Кокшетау, ГККП «Кокшетауская городская больница с поликлиникой № 2» управления здравоохранения Акмолинской области, ГККП «Детский сад № 18 «Мирас» при акимате г. Кокшетау и 10положений оведомственном архиведля ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», АО «AltyntauKokshetau», Кокшетауского городского суда, КГУ «Музей истории г. Кокшетау», АО «Кокшетауские минеральные воды», ГККП «Городская поликлиника № 1», Казахского гуманитарно-технического колледжа, КГУ «Детско-юношеская спортивная школа» отдела физической культуры и спорта г. Кокшетау, ГККП «Кокшетауская городская больница с поликлиникой № 2» управления здравоохранения Акмолинской области, ГККП «Детский сад № 18 «Мирас» при акимате г. Кокшетау
Даны 199 консультаций повопросам научно-технической обработки документов, составления научно-спра¬вочного аппарата, документирования и управления документацией, составления но¬менклатуры дел, среди них:ГУ «Отдел строительства г. Кокшетау», ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», АО «Кокше-Полиграфия», КГУ «Музей истории города Кокшетау», АО «Кокшетауские минеральные воды», АО «КАМАЗ-Инжиниринг», вечерняя школа, средние школы № 1, 4, 5, 8, 10, 14, 17, 20, ГККП «Детский сад № 18 «Мирас» при акимате г. Кокшетау, ГККП «Городская поликлиника», КГУ «Агротехнический колледж № 3, с. Красный Яр», ГКП на ПХВ «Кокшетауская городская больница № 2», ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения), г. Кокшетау», Специализированный административный суд г. Кокшетау, ГККП «Кокшетауский высший медицинский колледж», ГУ «Отдел жилищно-коммунального хозяйства, пассажирского транспорта и автомобильных дорог г. Кокшетау», ГУ «Отдел жилищной инспекции г. Кокшетау», ТОО «ДЭУ-55» и другие учреждения, организации и предприятия города.
В ГУ «Аппарат акима города Кокшетау» подготовлена и направлена информация по организациям, учреждениям и предприятиям города — источникам комплектованиягосархиваг.Кокшетау, хранящим документысверх установленного срока ведомственного хранения.
Также направлены письма в ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», ГУ «Отдел физической культуры и спорта г. Кокшетау», КГУ «Экологическая школа-гимназия № 13 «ЭКОС», КГУ «Строительно-технический колледж№ 1, г. Кокшетау», КГУ «Сервисно-технический колледж № 1, г. Кокшетау», ТОО «Завод бытовой химии», ГККП «Музыкальный колледж им. Биржан сала», ГККП «Колледж культуры им. Аканасерэ», РГУ «Кокшетауское городское управление по защите прав потребителей», ТОО «Кокше-Media», ТОО «Проектный институт «Кокшетау горсельпроект»» о необходимости своевременного проведения научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу. По результатам переписки отдел сельского хозяйства г. Кокшетау провел научно-техническую обработку документов постоянного хранения и по личному составу.
В Кокшетауский городской маслихатнаправлено письмо, с предложением рассмотреть вопрос отребовании налоговыми органами при регистрации ликвидации юридических лиц (ТОО, ИП и др.) справки от госархива г. Кокшетау о передаче документов на государственное хранение.Маслихатрекомендовал госархиву поставить данный вопрос перед вышестоящими органами, для решения их на высшем уровне, так как его рассмотрение не входит в компетенцию городского маслихата.
Продолжается работа по пополнению электронной базы новыми фотодокументами по истории города Кокшетау. Дополнительно внесено 84 единицы фотодокументов. Были осуществлены выходы в ДК «Кокшетау», казахский драмтеатр, русский драмтеатр с целью просмотра и отбора фотодокументов для истории города Кокшетау.
Подписаны договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и документационного обеспечения с АО «Кокше-Полиграфия», АО «Тыныс», АО «Кокшетауские минеральные воды», АО «КАМАЗ-Инжиниринг», АО «AltyntauKokshetau». Итого — 5 договоров.
Проведено10семинаров-совещаний с руководителями и работниками Кокшетауской городской больницы, городской поликлиники, Кокшетауского городского маслихата, аппарата акима города Кокшетау и его подведомственных учреждений, Кокшетауского высшего медицинского колледжа, гуманитарно-технической академии, строительно-технического колледжа, сервисно-технического колледжа, по вопросам делопроизводства, составления номенклатуры дел, формирования дел и их сохранности на стадии ведомственного хранения, научно-технической обработки документов. Совместно с КГУ «Центр обучения языков» провели семинар с участием 17 организаций.
Проведена каталогизация ф. № 450 «ГУ «Кокшетауский городской маслихат», ф. № 435 «ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау». Всего закаталогизировано 133 дела, составлено 260 карточек.
Оказана методическая и практическая помощь в составлении описей дел и научно-справочного аппарата к ним КГУ «Многопрофильная школа-гимназия № 5 «Тандау», Кокшетаускому производственному объединению «Полиграфия» (собственник АО «Кокше-Полиграфия»), ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения), город Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области, ГККП «Кокшетауский высший медицинский колледж», РГКП «Солтүстiк геодезия», ГКП на ПХВ «Город¬ская поликлиника», Кокшетауский городской суд, специализированный административный суд, ГККП «Сервисно-тех¬нический колледж № 1», АО «Кокшетауские минеральные воды», ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау», ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», «Отдел финансов г. Кокшетау», ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», ГККП «Детская художественная школа».
Осуществлено научное описание документов личного происхожденияГазизова Х.Х. — Почетного работника образования РК, Почетного ветерана МЧС РК, полковника МВД РК в отставке в количестве 33 дел и 124 документов, Зиборова С. В.– врача-кардиолога, отличника здравоохранения Республики Казахстан вколичестве 23 дел и 61 документ, Темирбаевой К. Х.,ветерана педагогического труда,Почетного гражданина города Кокшетау в количестве 16 дел и 64 документов, Темирбаева Х. А,советского партийного работника, кавалера орденов «Ленина» и«Знак Почета», ветерана труда в количестве 31 дела и 70 документов. Всего 103 дела и 319 документов.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
С целью повышения качества использования научно-справочного аппарата проведена переработка раздела описи № 2-л ф. 136 «Акционерное общество «Кокше-Су» государственной компании «Тоган» в количестве 509 ед. хр.
В четвертом квартале 2017 года продолжена работа по внесению в электрон -
ный формат данных по карточкам фондов госархива г. Кокшетау, т. е. сведения о дате первого поступления фонда, крайних датах каждого названия, названии фонда, категории и т. д. по 4 фондам с № 488 по № 491 и по описям фондов — индекс дела, заголовок дела, год создания, завершения, количество листов, статья, срок хранения, название описи. Итого сведения даны по 14 фондам с № 478 по № 491.
Продолжается работа по внесению в базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по ф. 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора», за отчетный период внесено 5500 договоров — 133 ед. хр.
Также в четвертом квартале 2017 года начата работа по переводу документов в цифровой формат фонда № 449 ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау». На 01.01.2018 года работниками отдела оцифровано 142 ед. хр./21134 листа.
В течение 2017 года выдано во временное пользование дел постоянного хранения — 3782 ед. хр., из них сотрудникам архива — 3478 (810+ ) ед. хр., пользователям — 304 (75+ ) ед. хр.; по личному составу — 12216 ед. хр., из них сотрудникам — 12015 (2611+ ) ед. хр., пользователям — 201 (201+ ) ед. хр.
Программный комплекс «Архивный фонд» в связи с технической неисправностью компьютера был удален и восстановлению не подлежит, в связи с чем, работа по нему не может быть продолжена.
На страницах газеты «Көкшетау» работниками отдела опубликована статья «Құжаттарды сақтаумен бiрге есебiн жүргiзу», в газете «Кокшетау сегодня» опубликованы статьи «Продлим жизнь документам», «Славный Юбилей».
Обработаны учреждениями и утверждены на ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области описи дел постоянного хранения:
- ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау» — 22 ед. хр.
- ГККП «Городская поликлиника» — 37 ед. хр.
- ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау»- 125 ед. хр.
- ГККП «Кокшетауский высший медицинский колледж» — 202 ед. хр.
- ТОО «Кокшетау Энерго» — 97 ед. хр.
- ГУ «Отдел финансов г. Кокшетау» — 68 ед. хр.
- АО «Кокшетауские минеральные воды» — 36 ед. хр.
- ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау» — 36 ед. хр.
Итого: 623 единицы хранения.
- Судебная документация (Кокшетауский городской суд) — 89 ед. хр.
- Фотодокументы по истории г. Кокшетау –84ед. хр.
Обработаны учреждениями и согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской обла¬сти описи дел по личному составу:
-ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау» — 13 ед. хр.
- Кокшетауского производственного объединения «Полиграфия» — 86 ед. хр.
- КГУ «Многопрофильная школа-гимназия № 5 «Тандау» — 116ед. хр.
- ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения), город Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области — 288 ед. хр.
- ГККП «Городская поликлиника» — 295 ед. хр.
- ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау»- 23 ед. хр.
- ТОО «Кокшетау Энерго» — 201 ед. хр.
- ГУ «Отдел финансов г. Кокшетау» — 13 ед. хр.
- АО «Кокшетауские минеральные воды» — 193 ед. хр.
- ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау» — 26 ед. хр.
Итого: 1254 единицы хранения.
Также согласованы акты на уничтожение документов, не подлежащих хране¬нию для ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау», КГУ «Многопрофильная школа-гимназия № 5 «Тандау», ТОО «Кокше Назар Али», ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», Кокшетауского городского суда,ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау», ГККП «Кокшетауский высший медицинский колледж», ГККП «Городская поликлиника», ТОО «Кокшетау Энерго», АО «Кокшетауские минеральные воды», ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», ГУ «Отдел финансов г. Кокшетау» в количестве 48159ед. хр.
Выполняя культурно-просветительную функцию, госархив пропагандирует архивные документы, организует выставки, уроки, экскурсии.
За 2017 год подготовлено и опубликовано в городских газетах «Степной маяк», «Көкшетау», «Кокшетау сегодня», «Любимый город» и областной газете «Казахстанская правда» 9 статей: «У нас бесплатно…», «Құжаттарды сақтаумен бiрге есебiн жүргiзу», «Вся жизнь-театр», «И кого ни повстречаешь, все её ученики», «Уходя, сдавай архив», «Горький период истории», «Надежный хранитель истории», "Архив-надежный хранитель истории", "Славный юбилей".
За 2017 год госархивом г. Кокшетау была проделана определенная работа.
В рамках мероприятий, посвященных Дню памяти жертв политических репрессий и голода госархивом проведен информационный час памяти «Чтобы, помнили…» для учащихся и учителей КГУ «Средная школа № 4» города Кокшетау. В ходе информационного часа учителя, ученики школы по документам архива сумели подробнее узнать о трагическом периоде сталинских репрессий, им были показаны сюжеты из кинофильма «Алжир», записанного в 1984 году на киностудии «Ленфильм», кроме того, госархивом была развернута фотодокументальная выставка «О прошлом для будущего». На выставке демонстрировалось более 70 экспонатов за 1934-2009 годы, каждый из которых по-своему бесценен. Это документы — официального, личного, творческого, наградного, служебного и общественного характера, а также фотографии.
В связи с 25-летием государственным символам Республики Казахстан на базе госархива города Кокшетау была организована фотодокументальная выставка под названием «Туған жердiң Мемлекеттiк рәмiздерi» для посетителей города. На выставке демонстрировались архивные копии вырезок из городских газет города, а также фотодокументы и информация из научно-справочной библиотеки. Всего демонстрировалось более 30 экспонатов.
В четвертом квартале 2017 года на базе госархива города Кокшетау, в СШ № 7 п. Станционный и Кокшетауском техническом институте были организованы две фотодокументальные выставки под названием: Құрметтi азамат — Беделдi тұлға Почетный гражданин — Достойный человек, Нұрсұлтан Әбiшұлы Назарбаев — Елбасы Лидер Нации — Назарбаев Нурсултан Абишевич, с которыми имели возможность познакомиться посетители госархива, Ветераны труда и Почетные граждане города Кокшетау, учащиеся казахского лицея № 3, СШ № 7 п. Станционный, студенты медицинского колледжа, офицеры, курсанты КТИ и приглашенные гости. На первой выставке было представлено 57 экспонатов за 1934-2013 годы, освещающие служебную и общественную деятельность, фотографии людей, чьи имена на слуху и не нуждаются в особом представлении; вторая выставка объединила 21 экспонатов за 1991-2015 годы. На ней демонстрируются подлинники, ксерокопии документов, фотографии в оригиналах, публикации в средствах массовой информации.
За отчетный период для учащихсясредних школ № 2, 4, 10, 12, 17, 18, Красноярской СШ № 1 проведены 12 уроков, лекции на тему: «Источник исторической памяти», «Путешествие по улицам города Кокшетау», «Герои Советского Союза — Кокшетауцы», «Горький период истории», «По страницам личных дел», "Учитель- это призвание", "Развитие Кокшетау в годы Независимости …". Кроме этого учащимся средней школы № 3, студентам колледжа имени Ж. Мусина, а также посетителям архива были проведены 3 экскурсии.
Во втором и четвертом квартале 2017 года в целях осуществления информационно-разъяснительной работы среди населения по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» госархив города Кокшетау провел5акции «Госархив консультирует» которые состоялись в отделах № 1, № 2, № 3 города Кокшетау, отделе с. Красный Яр Департамента ЦОН — филиала «Государственная корпорация «Правительство для граждан»по Акмолинской области.
На данном мероприятии сотрудники архива консультировали граждан и услугополучателей по даннойгосуслуге и запрашиваемых сведений. Ими было оказано содействие при подаче заявлении, информации по документам находящихся на государственном хранении в госархиве г. Кокшетау и даны рекомендации по интересующим граждан вопросам. Также сотрудниками госархива были распространены специально подготовленные информационные буклеты, содержащие информацию о предоставлении государственной услуги «Выдача архивных справок», которые раскрывают преимущества получения госуслуги посредством ЦОН и веб-портала www.egov.kz. В данных буклетах имеются сведения о сроках оказания услуги, график работы, адрес и контактные телефоны услугодателя оказывающий госуслугу населению.
Кроме этого с работниками отдела № 2 города Кокшетау, отдела с. Красный Яр Департамента ЦОН — филиала «Государственная корпорация «Правительство для граждан»по Акмолинской области было проведено 2семинар-совещания по оказанию государственной услуги.
Одним из важных направлений работы госархива является исполнение тематических и социально-правовых запросов. За отчетный период зарегистрировано 5059 обращений граждан, в т.ч. 108- тематических, 4951 — социально-правовых. Все запросы рассмотрены, из них исполнено положительно тематических — 107, социально-правовых — 2718.
В читальном зале госархива обслужено 41 исследователя, число посещений составило 61. Для работы им выдано 617 единиц хранения. По заказам исследователей и при исполнении тематических запросов изготовлено 618 копий документов.
4. Научно-техническая информация.
Повышение квалификации кадров.
За отчетный период проведены5 производственных совещания, на которых рассмотрены следующие вопросы: итоги работы госархива за 2017 год; отчет о финансово-хозяйственной деятельности госархива за 2017 год; о планировании работы госархива г. Кокшетау на 2017 год, а также по выполнению
подпроектов программы «Рухани жаңғыру». Был заслушан отчет директора госархива на заседании акимата города Кокшетау.
Для работников госархива разработан план учёбы на 2017 год, в соответствии с которым были проведены 12занятий.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности,
содержания здания госархива, его материальной базы
Госархивом разработан и утвержден план мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС на 2017 год. В соответствии с ним обновлен список работников госархива и членов их семей, подлежащих эвакуации в загородную зону, а также список фондов, которые следует эвакуировать в первую очередь.
В феврале, июне, сентябре текущего года с работниками госархива проведен очередной повторный инструктаж. Также в рамках данных мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС за прошедший период состоялись 3 учебных занятия.
Директор госархива
г. Кокшетау Т. Какпенов
22.12. 2017
