 |
Государственный архив г. Кокшетау |
|
Государственный архив г. Кокшетау |
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
В 1 квартале 2016 года госархивом осуществлялась работа по совершенствованию организации хранения и обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу.
Улучшено физическое состояние 107 дел фондов № 52 «Кокчетавское казахское педагогическое училище», № 362 «ГУ «Отдел образования города Кокшетау», № 403 «Красноярский сельский Совет народных депутатов и его исполком», в том числе отреставрировано на бумажной основе 20 ед. хр., что составило 100 листов, подшито 87 ед. хр.
Закартонировано 1555 дел, среди них дела фондов № 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов», № 230 «Строительное управление «Спецстрой» акционерного общества «Кокшетаустрой», № 389 «Отдел коммунального хозяйства исполкома Кокчетавского городского Совета депутатов трудящихся», № 394 «Кокшетауский завод кислородно-дыхательной аппаратуры», № 449 «ГУ «Аппарат акима города Кокшетау», № 467 «Кокшетауская специализированная передвижная механизированная колонна № 2 (СПМК № 2) областного объединения «Казагропромтехника», № 469 «Кокшетаус кая специализированная передвижная механизированная колонна (СПМК) № 7 треста «Целинсвязьстрой», № 473 «Передвижная механизированная колонна (ПМК) Кокшетауского областного общественного союза потребительских обществ (Облпотребсоюза)», № 482 «Монтажное управление «Кокшетаусантехмонтаж», № 483 «Филиал Кокшетауское монтажное управление ОАО «Севсантехмонтаж».
Проведена проверка наличия и состояния документов на бумажной основе ряда фондов, в их числе ф. 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов», ф. 18 «Государственная торговая инспекция по Кокшетауской области», ф. 20 «Кокшетауское областное производственное объединение газового хозяйства», ф. 28 «Кокшетауская детская областная больница», ф. 48 «Управление образования при акиме Кокшетауской области», ф. 53 «Коллекция областных диспансеров», № 120 «Кокшетауское областное управление по статистике и анализу». Всего проверено 3195 ед. хр
Проведена выверка комплектов учетных документов 5 фондов: № 414 «Конный завод № 47», № 415 «Кокчетавский овощемолочный совхоз», № 416 «Казахский научно-исследовательский институт лесного хозяйства», № 417 «Кокчетавская межобластная контрольная станция лесных семян», № 418 «Кокчетавская районная инспекция по сельскому хозяйству».
В соответствии с планом работы составлены и представлены в Управление архивов и документации Акмолинской области карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива г. Кокшетау за 2015 год, сводный паспорт госархива на 01.01.2016 года.
В целях обеспечения сохранности документов пересмотрен и уточнен список фондов, подлежащих первоочередной эвакуации, в который включено 156 (сто пятьдесят шесть) фондов, 52362 (пятьдесят две тысячи триста шестьдесят две) ед. хр., в том числе 9 (девять) фондов, 217 (двести семнадцать) ед. хр. особо ценных документов.
Проводилась работа по экспертизе ценности документов, находящихся на госхранении. Были отобраны к уничтожению документы, не имеющие научно-истори- ческой ценности и утратившие практическое значение фонда № 358 «Кокшетау- ская городская государственная нотариальная контора» за 1998-2003 годы в количестве 233 (двухсот тридцати трех) ед. хр.
2. Формирование Национального архивного фонда
Республики Казахстан
За отчетный период осуществлялся прием на госхранение управленческой документации. В связи с истечением ведомственного срока хранения, реорганизацией, ликвидацией и др. принято 640 ед. постоянного хранения фондов № 266 «Кокчетавский городской отдел ЗАГС», № 310 «ГККП «Политехнический колледж, город Кокшетау» при управлении образования Акмолинской области» (акт № 1 об обнаружении архивных документов от 15.01.2016), № 449 «ГУ «Аппарат акима города Кокшетау», а также 337 ед. хр. по личному составу фондов № 1 «Коллекция ликвидированных малых предприятий, товариществ и кооперативов», № 28 «Кокшетауская детская областная больница» (акт № 1 о технических ошибках в учетных документах от 17.02.2016), № 36 «Кокчетавский специализированный трест транспортного строительства» (акт № 1 об обнаружении архивных документов от 14.01.2016), № 482 «Монтажное управление «Кокшетаусантехмонтаж», № 483 «Филиал Кокшетауское монтажное управление открытого акционерного общества «Севсантехмонтаж».
Коллекцию фотодокументов пополнило 30 фотографий по истории г. Кокшетау.
По состоянию на 01.04.2016 в госархиве числится 483 фонда, на госхранении находится 115893 единицы хранения, из них управленческой документации постоянного хранения — 57211, долговременного и временного — 2954, по личному составу — 42206, личного происхождения — 2593, фотодокументов — 10880, фоно — 33, кино — 14, видео — 2. За 1-й квартал 2016 года вновь создано 2 фонда.
За отчетный период госархивом осуществлялся контроль, оказывалась практиче¬ская и методическая помощь по вопросам ведомственного хранения, орга¬низации документирования в делопроизводстве учреждений и предприятий города.
Усовершенствованы и согласованы с ЭПМК Управления архивов и докумен¬тации Акмолинской области 9 номенклатур дел для ГУ «Отдел регистрации актов гражданского состояния г. Кокшетау», РГУ «Управление юстиции г. Кокшетау Департамента юстиции Акмолинской области», ГУ «Отдел финансов г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», КГУ «Учреждение лесного хозяйства «Букпа» Управления природных ресурсов и регулирования природопользования Акмолинской области», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Аппарат Кокшетауского городского маслихата», ГККП «Казахский педагогический колледж им. Ж. Мусина», КГУ «Медико-социальное учреждение для детей-инвалидов с нарушениями опорно-двигательного аппарата, город Кокшетау».
Согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области 4 положения об экспертной комиссии для ГУ «Отдел регистрации актов гражданского состояния г. Кокшетау», АО «Тыныс», ГУ «Медико-социальное учреждение для детей-инвалидов с нарушениями опорно-двигательного аппарата, город Кокшетау», ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения, г. Кокшетау» и 3 положения о ведомственном архиве КГУ «Медико-социальное учреждение для детей-инвалидов с нарушениями опорно-двигательного аппарата, город Кокшетау», ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения, г. Кокшетау», АО «Тыныс».
Даны 47 консультаций учреждениям, организациям и предприятиям города по вопросам научно-технической обработки документов, составления научно-спра¬вочного аппарата, документирования и управления документацией, составления но¬менклатуры дел, составления паспорта ведомственного архива, среди них: ГКП на ПХВ «Кокшетау-Жылу», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1», АО «Кокшетауминводы», ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», ГУ «Отдел финансов г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», ГУ «Аппарат Кокшетауского городского маслихата», ТОО «Кокшетау Энерго», АО «Тыныс», КГУ «Центр занятости», Кокшетауский городской суд, Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау», ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения, г. Кокшетау», ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», КГУ «Учреждение лесного хозяйства «Букпа», ГККП «Детская художественная школа», КГУ «Специализированная детско-юношеская спортивная школа» и др.
В январе 2016 года организациям-источникам комплектования Национального архивного фонда были направлены письма с сообщением о проведение паспортизации документов, хранящихся в ведомственных архивах, которые доведены в первом квартале до 54 учреждений и организаций города.
В соответствии с поручением заместителя акима Акмолинской области Н. Ж. Нуркенова и Управления архивов и документации Акмолинской области с акимом города Кокшетау был согласован график сдачи архивных документов, находящихся на ведомственном хранении в источниках комплектования, на постоянное государственное хранение в госархив. В ГУ «Аппарат акима города Кокшетау» была подготовлена информация по документам, хранящихся сверх установленного срока в организациях, учреждениях и предприятиях города — источниках комплектования госархива г. Кокшетау.
В соответствии с письмами, направленными госархивом г. Кокшетау в ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау» в данных учреждениях была проведена научно-техническая обработка документов, которые будут приняты на госхранение.
В феврале 2016 года по приглашению КГУ «Центр обучения языков» при отделе культуры и развития языков г. Кокшетау» руководитель отдела контроля за ведомственными архивами приняла участие в семинаре-совещании по вопросам делопроизводства с докладом по составлению и ведению номенклатуры, формированию дел.
С целью отбора документов для создания фонда личного происхождения был посещен Есенеев Т. К. — ветеран труда, доктор сельскохозяйственных наук, профессор КГУ им. Ш. Уалиханова. Оказана методическая и практическая помощь в составлении описей дел и научно-справочного аппарата к ним Кокшетаускому городскому суду, филиалу «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау».
3. Создание информационно-поисковых систем,
научная информация и использование документов
За отчетный период работниками учреждений города была проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения, так описаны и утверждены на ЭПМК управления документы постоянного хранения 242 единицы хранения, в том числе:
- ТОО «Altuntau Kokshetau» — 165 ед. хр.;
- Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» АОО «Назарбаев Интеллектуальные школы» — 77 ед. хр.
- фотодокументы по истории г. Кокшетау — 30 ед. хр.
- судебная документация — 23 ед. хр.
Обработаны и согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской обла¬сти описи дел по личному составу 618 единиц хранения,в том числе:
- ТОО «Altuntau Kokshetau» — 514 ед. хр.;
- Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» АОО «Назарбаев Интеллектуальные школы» — 104 ед. хр.
Также согласованы акты на уничтожение документов, не подлежащих хране¬нию для ТОО «Altuntau Kokshetau», Филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», АО «Кокшетауминводы», Кокшетауского городского суда в количестве 8490 дел и документов.
Проведена каталогизация фонда № 9 «Кокшетауский городской Совет народных депутатов». Всего закаталогизировано 120 дел, составлена 201 карточка.
Осуществлено научное описание документов личного происхождения Ешмагамбетова Г. Е. — кавалера ордена Трудового Красного Знамени, Заслуженного агронома Казахской ССР, ветерана труда в количестве 20 дел/72 документов.
С целью повышения качества использования научно-справочного аппарата проводится переработка описи ф. 136 «Акционерное общество «Кокше-Су» государственной компании «Тоган».
В программный комплекс «Архивный фонд» в течение квартала вносились текущие изменения по ранее внесенным фондам постоянного хранения.
Продолжается работа по внесению в базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по ф. 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора», за отчетный период внесено 1000 договоров — 24 ед. хр.
В течение первого квартала 2016 года выдано во временное пользование дел постоянного хранения — 1831 ед. хр., из них сотрудникам архива –1603 ед. хр., пользователям — 228 ед. хр.; по личному составу — 2797 ед. хр., из них сотрудникам –2797 ед. хр., пользователям — ед. хр.
Госархивом проводится определенная работа по установлению и укреплению взаимодействия с органами власти, государственными учреждениями, общественными организациями, при этом большое внимание уделяется пропагандистской и культурно-просветительной работе. Выполняя культурно-просветительную функцию, госархив пропагандирует архивные документы, организует выставки, уроки, экскурсии.
В рамках мероприятий, посвященных Дню благодарности в марте 2016 года сотрудниками госархива была подготовлена фотодокументальная выставка «Мой дом! Моя судьба! Мой Казахстан!», объединившая 86 экспонатов за 1937-1938, 1941-1948, 1950-1965, 1989-2001, 2004-2010, 2012 годы, которая была развернута в Назарбаев Интеллектуальной школе физико-математического направления города Кокшетау.
За отчетный период для учащихся Назарбаев Интеллектуальной школы физико-математического направления проведен 1 урок на тему: «Депортация».
В целях улучшения и оперативности в исполнении государственной услуги «Выдача архивных справок» госархивом г. Кокшетау была организована информационная акция «Госархив консультирует», которая состоялась в филиале № 1 Республиканского государственного предприятия «Центр обслуживания населения» (РГП «ЦОН») по Акмолинской области.
Одним их важных направлений работы госархива является исполнение тематических и социально-правовых запросов. За отчетный период зарегистрировано 880 обращений граждан, в т.ч. 19 — тематических, 861 — социально-правовых. Все запросы рассмотрены, из них исполнено положительно тематических — 19, социально-правовых — 523.
В читальном зале госархива обслужено 11 исследователя, число посещений составило 29. Для работы им выдано 228 единицы хранения. По заказам исследователей и при исполнении тематических запросов изготовлено 54 копий документов.
В Управление архивов и документации Акмолинской области была представлена информация для книги «Архивы Акмолинской области» в электронном варианте.
Госархив предоставляет материалы для обновления сайта Управления архивов и документации Акмолинской области.
4. Научно-техническая информация.
Повышение квалификации кадров
За отчетный период проведено 1 производственное совещание, на котором рассмотрены следующие вопросы: итоги работы госархива за 2015 год; отчет о финансово-хозяйственной деятельности госархива за 2015 год; о планировании работы госархива г. Кокшетау на 2016 год.
Для работников госархива разработан план учёбы на 2016 год, в соответствии с которым были проведены 2 занятия.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности,
содержания здания госархива, его материальной базы
Госархивом разработан и утвержден план мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС на 2016 год. В соответствии с ним обновлен список работников госархива и членов их семей, подлежащих эвакуации в загородную зону, а также список фондов, которые следует эвакуировать в первую очередь.
В феврале текущего года с работниками госархива проведен очередной повторный инструктаж.
И.о. директора госархива
г. Кокшетау Г. Шамганова
18.03.2016
| ТЕЛЕФОН': 8(7162)50-39-35, 50-39-72, 50-39-42 | |
| ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА': arhiv_kokshe@akmo.kz |