1. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры
құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және
мемлекеттiк есепке алу
2016 жылдың 1 тоқсанында мемлекеттiк архивпен Ұлттық архив қоры және жеке құрамы бойынша құжаттарының сақтауын ұйымдастыруды жетiлдiру және сақталуын қамтамасыз ету бойынша жұмыс жүзеге асырылған болатын.
№ 52 «Көкшетау қазақ педагогикалық училищесi», № 362 «Көкшетау қаласының бiлiм бөлiмi» ММ», № 403 «Краснояр халық депутаттарының ауылдық Кеңесi және оның атқару комитетi» қорларының 107 iсiнiң табиғи жағдайы жақсартылған, соның iшiнде қағаз негiзiнде 20 сақт. бiрл. қалпына келтiрiлген, ол 100 беттi құрады, 87 сақт. бiрл. тiгiлген.
1555 iс картондалды, олардың iшiнде № 1 «Жабылған кiшi кәсiпорындар, серiктестiктер мен кооперативтер коллекциясы», № 230 «Көкшетауқұрылыс» акционерлiк қоғамының «Арнайы құрылыс» құрылыс басқармасы», № 389 «Көкшетау еңбек депутаттарының қалалық Кеңесi атқару комитетiнiң коммуналдық шаруашылық бөлiмi», № 394 «Көкшетау оттегi-тыныс алу аппаратурасы зауыты», № 449 «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты», № 467 «Казагропромтехника» облыстық бiрлестiгiнiң Көкшетау № 2 мамандандырылған жылжымалы механикаландырылған колоннасы (№ 2 МЖМК)», № 469 «Целинсвязьстрой» тресiнiң Көкшетау № 7 мамандандырылған жылжымалы механикаландырылған колоннасы (МЖМК)», № 473 «Көкшетау тұтынушылық қоғамдар облыстық қоғамдық одағының (облыстық тұтынушылар одағы) жылжымалы механикаландырылған колоннасы (ЖМК)», № 482 «Көкшетаусантехмонтаж» монтаждық басқармасы», № 483 «Севсантехмонтаж» ААҚ Көкшетау монтаждық басқармасының филиалы».
Бiрқатар қорлардың қағаз негiзiндегi құжаттарының бар болуы мен жағдайын тексеруi өткiзiлдi, олардың iшiнде № 1 «Жабылған кiшi кәсiпорындар, серiктестiктер мен кооперативтер коллекциясы», № 18 «Көкшетау облысы бойынша мемлекеттiк сауда инспекциясы», № 20 «Көкшетау облыстық газ шаруашылығы өндiрiстiк бiрлестiгi», № 28 «Көкшетау балалар облыстық ауруханасы», № 48 «Көкшетау облысының әкiмi жанындағы бiлiм беру басқармасы», № 53 «Облыстық диспансерлер коллекциясы», № 120 «Көкшетау облыстық статистика және талдау бойынша басқармасы». Барлығы 3195 сақт. бiрл. тексерiлдi.
5 қордың есептiк құжаттары жинақтарын салыстыруы өткiзiлдi: № 414 «№ 47 ат зауыты», № 415 «Көкшетау көкөнiс сүт совхозы», № 416 «Қазақ орман шаруашылығының ғылыми-зерттеу институты», № 417 «Көкшетау облысаралық орман тұқымдарының бақылау станциясы», № 418 «Көкшетау ауыл шаруашылығы бойынша аудандық инспекциясы».
Жұмыс жоспарына сай Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасына қорлар карточкалары мен 2015 жылғы Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi қорларының құрамы мен көлемiндегi өзгерiстер туралы мәлiметтер, 01.01.2016 жылы мемлекеттiк архивтiң жиынтық төлқұжаты құрастырылды және ұсынылды.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында бiрiншi кезектегi көшiруге жататын, қорлар тiзiмi қайта қарастырылған және анықталған, оған 156 (жүз елу алты) қор, 52362 (елу екi мың үш жүз алпыс екi) сақт. бiрл. енгiзiлдi, соның iшiнде 9 (тоғыз) қор, аса құнды құжаттардың 217 (екi жүз он жетi) сақт. бiрл.
Мемлекеттiк сақтауда жатқан, құжаттардың құндылық сараптамасы бойынша жұмыс өткiзiлген. 233 (екi жүз отыз үш) сақт. бiрл. көлемiнде 1998-2003 жылдарғы № 358 «Көкшетау қалалық мемлекеттiк нотариалдық кеңсесi» қорының ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және тәжiрибелiк мағынасын жойған, құжаттар жоюға iрiктелген болатын.
2. Қазақстан Республикасының
Ұлттық архив қорын қалыптастыру
Есеп кезеңiнде басқарушылық құжаттамасын мемлекеттiк сақтауға қабылдауы жүзеге асырылды. Ведомстволық сақтау мерзiмiнiң аяқталуына, қайта құрылуына, таратуына және басқаға байланысты № 266 «Көкшетау АХАЖ қалалық бөлiмi», № 310 «Ақмола облысының бiлiм беру басқармасы жанындағы «Политехникалық колледж, Көкшетау қаласы» МКҚК» (15.01.2016 архивтiк құжаттарды табу туралы № 1 акт), № 449 «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ» тұрақты сақтау 640 бiрлiгi, сонымен қатар № 1 «Жабылған кiшi кәсiпорындар, серiктестiктер мен кооперативтер коллекциясы», № 28 «Көкшетау балалар облыстық ауруханасы» (17.02.2016 есептiк құжаттардағы техникалық қателiктер туралы № 1 акт), № 36 «Көкшетау мамандандырылған көлiк құрылысы тресi» (14.01.2016 архивтiк құжаттарды табу туралы № 1 акт), № 482 «Көкшетаусантехмонтаж» монтаждық басқармасы», № 483 «Севсантехмонтаж» ашық акционерлiк қоғамының Көкшетау монтаждық басқармасының филиалы» қорларының жеке құрамы бойынша 337 сақт. бiрл. қабылданды.
Фотоқұжаттар топтамасын Көкшетау қаласының тарихы бойынша 30 фотосурет толықтырды.
01.04.2016 жағдайына мемлекеттiк архивте 483 қор есептеледi, мемлекеттiк сақтауда 115893 сақтау бiрлiгi бар, солардың басқарушылық құжаттаманың тұрақты сақтау — 57211, ұзақ уақыт және уақытша — 2954, жеке құрам бойынша — 42206, ғылыми-техникалық құжаттаманың — 60, жеке шығу тегi — 2593, фотоқұжаттар — 10880, фоно — 33, кино — 14, видео — 2. 2016 жылдың 1 тоқсанында тағы 2 қор құрылды.
«Көкшетау қаласының азаматтық хал актiлерiн тiркеу бөлiмi» ММ, «Ақмола облысы әдiлет департаментiнiң Көкшетау қаласының әдiлет басқармасы» РММ, «Көкшетау қаласының қаржы бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ, «Ақмола облысының табиғи ресурстар мен табиғат пайдалануды реттеу басқармасының «Бұқпа» орман шаруашылығының мекемесi» КММ, «Ақмола облысының денсаулық сақтау басқармасы жанындағы «№ 1 қалалық емханасы» ШЖҚ МКК, «Көкшетау қалалық мәслихатының аппараты» ММ, «Ж. Мусин атындағы қазақ педагогикалық колледжi» МКҚК, «Қимыл-тiрек аппаратының бұзумен мүгедек балалар үшiн медициналық-әлеуметтiк мекемесi, Көкшетау қаласы» КММ үшiн 9 iстер номенклатуралары Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен жетiлдiрiлген және келiсiлген.
«Көкшетау қаласының азаматтық хал актiлерiн тiркеу бөлiмi» ММ, «Тыныс» АҚ, «Қимыл-тiрек аппаратының бұзумен мүгедек балалар үшiн медициналық-әлеуметтiк мекемесi, Көкшетау қаласы» ММ, «Ж. Мусин атындағы педагогикалық колледжi (қазақ тiлiнде оқумен) Көкшетау қаласы» МКҚК үшiн сараптамалық комиссия туралы 4 ережеден және ММ, «Тыныс» АҚ, «Қимыл-тiрек аппаратының бұзумен мүгедек балалар үшiн медициналық-әлеуметтiк мекемесi, Көкшетау қаласы» ММ, «Ж. Мусин атындағы педагогикалық колледжi (қазақ тiлiнде оқумен), Көкшетау қаласы» МКҚК үшiн ведомстволық мұрағат туралы 3 ережеден Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен жетiлдiрiлген және келiсiлген.
Құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеуi, ғылыми-анықтамалық аппаратты құрастыру, құжаттау мен құжаттаманы басқару, iстер номенклатурасын құрастыру, ведомстволық архивтiң төлқұжатын құрастыру сұрақтары бойынша қаланың мекемелерiне, ұйымдарына, кәсiпорындарына 47 кеңес берiлген, олардың iшiнде: «Көкшетау-Жылу» ШЖҚ МКК, «№ 1 қалалық емханасы» ШЖҚ МКК, «Көкшетау минералды сулары» АҚ, «Көкшетау қаласының жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласының қаржы бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ, «Көкшетау қалалық мәслихатының аппараты» ММ, «Көкшетау Энерго» ЖШС, «Тыныс» АҚ, «Жұмыспен қамту орталығы» КММ, Көкшетау қалалық соты, «Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебi» филиалы, «Көкшетау қаласының бiлiм беру бөлiмi», «Ж. Мусин атындағы педагогикалық колледжi (қазақ тiлiнде оқумен, Көкшетау қаласы)», МКҚК, «Көкшетау қаласының экономика және бюджеттiк жоспарлау бөлiмi» ММ, «Бұқпа» орман шаруашылығы мекемесi» КММ, «Балалар көркем мектебi» МКҚК, «Мамандандырылған балалар-жастар спорт мектебi» КММ және басқа.
2016 жылдың қаңтарында Ұлттық архив қорының жинақтау көздерi-ұйымдарына ведомстволық архивтерде сақталып жатқан, құжаттардың паспорттауын өткiзу туралы хабарлаумен хаттар жiберiлген болатын, олар бiрiншi тоқсанда қаланың 54 мекемесi мен ұйымдарына жеткiзiлдi.
Ақмола облысы әкiмiнiң орынбасары Н. Ж. Нұркенов пен Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының тапсырмасына сәйкес Көкшетау қаласының әкiмiмен толықтыру көздерiнде ведомстволық сақтауда жатқан, архивтiк құжаттарды тапсыру кестесi келiсiлген болатын, мемлекеттiк архивке тұрақты мемлекеттiк сақтауға. «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ-не Көкшетау қаласы мемлекеттiк архивiнiң толықтыру көздерi — қаланың ұйымдары, мекемелерi мен кәсiпорындарында белгiленген мерзiмнен тыс сақталатын, құжаттар бойынша ақпарат дайындалған болатын.
«Көкшетау қаласының жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласының сәулет және қала құрылысы бөлiмi» ММ-не Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивiмен жiберiлген хаттарға сәйкес осы мекемелерде құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеуi өткiзiлген болатын, олар мемлекеттiк сақтауға қабылданатын болады.
2016 жылдың ақпанында «Көкшетау қаласының мәдениет және тiлдердi дамыту бөлiмi жанындағы «Тiлдердi оқыту орталығы» КММ щақыруы бойынша ведомстволық архивтердi бақылау бөлiмiнiң басшысы номенклатураны құрастыру және жүргiзу, iстердi қалыптастыру бойынша баяндамамен iс жүргiзу сұрақтары бойынша семинар-кеңеске қатысты.
Жеке шығу тегi қорын құру үшiн құжаттарды iрiктеу мақсатында еңбек ардагерi, ауылшаруашылық ғылымдар докторы, Ш. Уәлиханов атындағы КМУ профессоры — Т. К. Есенеевке барылды.
3. Ақпаратты-iздестiру жүйелерiн жасау,
ғылыми ақпарат және құжаттарды пайдалану
Есеп беру кезеңiнде қала мекемелерiнiң қызметкерлерiмен тұрақты сақтау құжаттарының ғылыми-техникалық өңдеуi өткiзiлген болатын, сонымен басқармасының СТӘК-да 242 сақтау бiрлiгi тұрақты сақтау құжаттары сипатталған және бекiтiлген, соның iшiнде:
-«Altyntau Kokshetau» ЖШС — 165 сақт. бiрл.;
-«Назарбаев Зияткерлiк мектептерi» ААҚ «Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебi» филиалы — 77 сақт. бiрл.
-Көкшетау қаласының тарихы бойынша фотоқұжаттар — 30 сақт. бiрл.
-сот құжаттамасы — 23 сақт. бiрл.
Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен 618 сақтау бiрлiгi жеке құрамы бойынша iстер тiзiмдемелерi өңделген және келiсiлген, соның iшiнде:
-«Altyntau Kokshetau» ЖШС — 514 сақт. бiрл.;
-«Назарбаев Зияткерлiк мектептерi» ААҚ «Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебi» филиалы — 104 сақт. бiрл.
Сонымен қатар сақтауға жатпайтын, құжаттарды жоюға актiлер келiсiлген, «Altyntau Kokshetau» ЖШС, «Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебi» филиалы, «Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ, «Көкшетау минералды сулары» АҚ, Көкшетау қалалық сотының 8490 iс пен құжаттар көлемiнде.
«Көкшетау халық депутаттарының қалалық Кеңесi» № 9 қорының каталогтауы өткiзiлдi. Барлығы 120 iс каталогталды, 201 карточка құрастырылды.
Жеке шығу тегi құжаттарының ғылыми сипаттауы жүзеге асырылды Еңбек Қызыл Ту орденiнiң кавалерi, Қазақ КСР еңбек сiңiрген агрономы, еңбек ардагерi — Г. Е. Ешмағамбетовтың, 20 iс/72 құжат көлемiнде.
Ғылыми-анықтамалық аппаратын пайдалану сапасын арттыру мақсатында «Тоған» мемлекеттiк компаниясы «Көкше-Су» акционерлiк қоғамы» 136 қ. тiзiмдемесiнiң қайта өңдеуi өткiзiлуде.
«Архивтiк қор» бағдарламалық кешенiне тоқсан iшiнде бұрын енгiзiлген тұрақты сақтау қорлары бойынша ағымдағы өзгерiстер енгiзiлген.
№ 358 «Көкшетау қалалық мемлекеттiк нотариалды кеңсесi» қоры бойынша сатып алу-сату, айырбастау, сыйға тарту шарттарының мәлiметтер базасына енгiзу бойынша жұмыс жалғасуда, есептiк кезеңiнде 1000 шарт — 24 сақт. бiрл. енгiзiлдi.
2016 жылдың бiрiншi тоқсаны iшiнде уақытша пайдалануға тұрақты сақтаудағы — 1831 сақт. бiрл., олардың архив қызметкерлерiне — 1603 сақт. бiрл., пайдаланушыларға — 228 сақт. бiрл.; жеке құрамы бойынша — 2797 сақт. бiрл., олардың қызметкерлерге — 2797 сақт. бiрл., пайдаланушыларға — сақт. бiрл. iс берiлдi.
Мемлекеттiк архивпен билiк органдарымен, мемлекеттiк мекемелермен, қоғамдық ұйымдармен қарым-қатынасты орнату және нығайту бойынша белгiлi жұмыс өткiзiлуде, сонымен бiрге насихаттық және мәдени-ағартушылық жұмысқа көңiл бөлiнедi. Мәдени-ағартушылық мiндеттi орындай отырып, мемлекеттiк архив архивтiк құжаттарды насихаттайды, көрмелердi, сабақтарды, экскурсияларды ұйымдастырады.
Алғыс айту күнiне арналған, iс-шаралар аясында 2016 жылдың наурызында мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен 1937-1938, 1941-1948, 1950-1965, 1989-2001, 2004-2010, 2012 жылдарғы 86 экспонатты бiрiктiрген, «Менiң үйiм! Менiң тағдырым! Менiң Қазақстаным!» фотоқұжаттық көрмесi дайындалған болатын, ол Көкшетау қаласының физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев зияткерлiк мектебiнде көрсетiлген болатын.
Есеп беру кезеңiнде физикалық-математикалық бағыттағы Назарбаев Зияткерлiк мектебiнiң оқушылары үшiн «Депортация» тақырыбына 1 сабақ өткiзiлдi.
«Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметiн орындауында жақсарту мен жеделдiк мақсатында Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивiмен «Мемлекеттiк архив кеңес бередi» ақпараттық науқаны ұйымдастырылған болатын, ол «Ақмола облысы бойынша халыққа қызмет көрсету орталығы («ХҚО» РМК)» Республикалық мемлекеттiк кәсiпорнының № 1 филиалында болған.
Мемлекеттiк архив жұмысының маңызды бағыттарының бiрi тақырыптық және әлеуметтiк-құқықтық сұраулардың орындалуы болып табылады. Есеп беру кезеңiнде азаматтардың 800 үндеу тiркелдi, соның iшiнде 19 — тақырыптық, 861 — әлеуметтiк-құқықтық. Барлық сұраулар қаралды, олардың тақырыптық — 19, әлеуметтiк-құқықтық — 523 дұрыс болып орындалды.
Мемлекеттiк архивтiң оқырман залында 11 зерттеушiге қызмет көрсетiлдi, келiп кету саны 29 құрады. Жұмыс үшiн оларға 228 сақтау бiрлiгi берiлдi. Зерттеушiлер тапсырыстары бойынша және тақырыптық сұрауларды орындауда құжаттардың 54 көшiрмесi жасалды.
Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасына электрондық нұсқауда «Ақмола облысының архивтерi» кiтабы үшiн ақпарат ұсынылған болатын.
Мемлекеттiк архив Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының сайтын жаңарту үшiн материалдарды ұсынады.
4. Ғылыми-техникалық ақпарат.
Кадрлар бiлiктiлiгiн арттыру
Есеп беру кезеңiнде 1 өндiрiстiк кеңес өткiзiлдi, онда келесi сұрақтар қарастырылды: 2015 жылғы мемлекеттiк архивiнiң жұмыс нәтижелерi; 2015 жылғы мемлекеттiк архивiнiң қаржы-шаруашылық қызметi туралы есеп беруi; 2016 жылға Көкшетау қаласы мемлекеттiк архивiнiң жұмысын жоспарлау туралы.
Мемлекеттiк архив қызметкерлерi үшiн 2016 жылға оқу жоспары әзiрлендi, оған сай 2 сабақ өткiзiлген болатын.
5. Еңбектi қорғау, өрт қауiпсiздiгi, мемлекеттiк архив ғимаратын,
оның материалдық базасын күту сұрақтары
Мемлекеттiк архивпен 2016 жылға ТЖ кезiнде алдын алу және iс-әрекеттерi бойынша шаралар жоспары әзiрленген және бекiтiлген. Оған сай қала сыртындағы аймаққа көшiруге жататын, мемлекеттiк архив қызметкерлерi мен олардың жанұялары мүшелерiнiң тiзiмi жаңартылған, сонымен қатар бiрiншi кезекте көшiруге қажет қорлар тiзiмдерi.
Ағымдағы жылдың ақпанында мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен кезектi қайталау нұсқамалығы өткiзiлдi.
Көкшетау қаласы
мемлекеттiк архив директорының м. а. Г. Шамғанова
18.03.2016
