ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ выполнения плана работы Государственного архива г. Кокшетау за 1 квартал 2015 года

КӨКШЕТАУ ҚАЛАСЫ МЕМЛЕКЕТТIК МҰРАҒАТ ҚЫЗМЕТIНIҢ 2015 ЖЫЛҒЫ 1-ТОҚСАН БОЙЫНША НЕГIЗГI БАҒЫТТАРЫ МЕН НӘТИЖЕЛЕРIНIҢ КӨРСЕТКIШТЕРI ПОКАЗАТЕЛИ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ И РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА Г. КОКШЕТАУ ЗА 1 КВАРТАЛ 2015 ГОДА 1.Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету* Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан*

Қосымша: Дополнение:

2. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының қалыптасуы Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан

3. Есептiк ДБ және автоматтандырылған ҒАА құру Создание учетных БД и автоматизированного НСА

4. Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану Предоставление информационных услуг и использование документов

5.Материалдық-техникалық база** Материально-техническая база **

ОТЧЕТ
о работе Государственного архива г. Кокшетау
за 1 квартал 2015 года

1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан

В 1 квартале 2015 года госархивом осуществлялась работа по совершенствованию организации хранения и обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу.

Улучшено физическое состояние 100 дел фондов № 358 «Кокшетауская го-родская государственная нотариальная контора», № 362 «ГУ «Отдел образования города Кокшетау», № 403 «Красноярский сельский Совет народных депутатов и его исполком», в том числе отреставрировано на бумажной основе 25 ед. хр., что составило 100 листов, подшито 75 ед. хр.

Закартонировано 4506 дела, среди них дела фондов № 5 «Кокчетавская швейная фабрика «40 лет комсомола», № 14 «Кокчетавский комбинат хлебопродуктов», № 100 «Жилищно-коммунальная контора АО «Кокшетаустрой», № 107 «Управление юстиции Кокшетауской области», № 118 «Управление механизации и инженерных работ АО «Кокшетаусельстрой № 1», № 126 «Кокшетауская областная контора книжной торговли», № 127 «Строительно-монтажный поезд № 657 АО «Целинтрансстрой», № 134 «АО «Металлист», № 175 «Строительно-монтажный поезд № 407 треста «Кокчетавсельстрой № 4», № 187 «Арендное предприятие общественного питания ресторана «Кокшетау», № 190 «Автотранспортное предприятие АО «Кокшетаустрой», № 217 «ОАО «Кокше Бау», № 222 «Производственный коо-ператив «Мехколонна № 57», № 228 «Коллекция ликвидированных предприятий бытового обслуживания населения», № 236 «Автобаза Кокшетауского облпотребсоюза», № 246 «Строительно-монтажное управление Кокшетауского областного производственного объединения хлебопродуктов», № 255 «ГУ «Центр занятости г. Кокшетау», № 285 «Кокчетавская бассейновая инспекция по использованию и охране водных ресурсов», № 478 «ГУ «Отдел строительства города Кокшетау».

Проведена проверка наличия и состояния документов на бумажной основе ряда фондов, в их числе № 201 «ОАО «Игилик», № 212 «АО «Кокшетаусельстрой № 1», № 217 «ОАО «Кокше Бау», № 220 «ОАО «Кокшетауская распределительная электросетевая компания», № 418 «Кокчетавская районная инспекция по сельскому хозяйству», № 419 «Кокчетавская художественно-производственная мастерская», № 421 «Транспортная прокуратура Курорт-Боровского железнодорожного участка Карагандинской железной дороги», № 422 «Конезаводской сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 423 «Районные Советы профоюзов Кокчетавского областного Совета профессиональных союзов», № 424 «Районный архитектор при исполкоме Кокчетавского районного Совета депутатов трудящихся» и др. Всего проверено 3016 ед. хр. Также проверено 200 ед. хр. коллекции фотодокументов по истории г. Кокшетау.

Проведена выверка комплектов учетных документов 5 фондов: № 399 «Акшасорский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 400 «Самарбайский, с 1967 г. — Молодежный сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 401 «Зерновое советское хозяйство (совхоз) «Раздольный» Раздольного сельского Совета», № 402 «Джельтавский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполком», № 403 «Красноярский сельский Совет народных депутатов и его исполком».

В соответствии с планом работы составлены и представлены в Управление архивов и документации Акмолинской области карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива г. Кокшетау за 2014 год, сводный паспорт госархива на 01.01.2015 года.

В целях обеспечения сохранности документов пересмотрен и уточнен список фондов, подлежащих первоочередной эвакуации, в который включено 155 (сто пятьдесят пять) фондов, 52679 (пятьдесят две тысячи шестьсот семьдесят девять) ед. хр., в том числе 9 (девять) фондов, 204 (двести четыре) ед. хр. особо ценных документов.

Согласно письму Управления архивов и документации Акмолинской области

от 04 февраля 2015 года (по электронной почте б/н), была подготовлена информация по карточкам фондов госархива г. Кокшетау.

2. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан

За отчетный период осуществлялся прием на госхранение управленческой документации. В связи с истечением ведомственного срока хранения, реорганизацией, ликвидацией и др. принято 603 ед. постоянного хранения фондов № 86 «Прокуратура города Кокшетау», № 98 ГУ «Государственный архив города Кокшетау», № 466 «ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», № 478 «ГУ «Отдел земельных отношений города Кокшетау», а также 152 ед. хр. по личному составу фондов № 98 «ГУ «Государственный архив города Кокшетау», № 333 «Кокшетауское акционерное общество «Киiм».

Коллекцию фотодокументов пополнили 38 фотографий по истории г. Кокшетау.

От граждан поступило 7 ед. хр. фонда № 451 «Красноперов Евгений Петрович, политический и общественный деятель, Почетный гражданин города Кокшетау».

По состоянию на 01.04.2015 в госархиве числится 478 фондов, на госхране-нии находится 114503 единиц хранения, из них управленческой документации постоянного хранения — 56483, долговременного и временного — 3187, по личному составу — 41344, научно-технической документации — 60, личного происхождения — 2567, фотодокументов — 10813, фоно — 33, кино — 14, видео — 2.

За 1-й квартал 2015 года вновь создан 1 фонд.

Госархивом осуществлялся контроль, оказывалась практическая и методическая помощь по вопросам документирования и управления документацией, ведомственного хранения документов учреждений, предприятий и организаций (далее — учреждений) города. Так усовершенствованы и согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области (далее ЭПМК управления) 4 номенклатур дел для ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау», ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» автономной организации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области. Госархивом г. Кокшетау согласована 1 номенклатура дел для КГУ «Спортивный клуб для людей с ограниченными физическими возможностями «Мерген».

Согласованы по 3 положений об экспертной комиссии и 3 о ведомственном архиве для ГККП «Кокшетауский медицинский колледж» при управлении здравоохранения Акмолинской области, ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области.

Даны 18 консультаций учреждениям, организациям и предприятиям города по вопросам научно-технической обработки документов, составления научно-спра¬вочного аппарата, документирования и управления документацией, составления но¬менклатуры дел, среди них: ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау», ГУ «Отдел образования г. Кокшетау», ГККП «Кокшетауский медицинский колледж» при управлении здравоохранения Акмолинской области, АО «Кокшетауские минеральные воды», ГУ «Управление юстиции г. Кокшетау» Департамента юстиции Акмолинской области, ГКП на ПХВ «Городская поликлиника № 1» при управлении здравоохранения Акмолинской области, КГУ «Спортивный клуб для людей с ограниченными физическими возможностями «Мерген», филиал «Назарбаев Интеллектуальная школа физико-математического направления г. Кокшетау» автономной ор-ганизации образования «Назарбаев Интеллектуальные школы», Кокшетауский городской узел почтовой связи Акмолинского областного филиала АО «Казпочта» и др.

Велась работа по внедрению в организациях-источниках комплектования Национального архивного фонда действующих нормативных документов по ведению делопроизводства, работе ведомственных и частных архивов, с учетом их изменений и дополнений, всего они доведены до 5 учреждений города.

Проведен 1 семинар-совещание с работниками ГККП «Кокшетауский медицинский колледж» при управлении здравоохранения Акмолинской области по вопросам составления номенклатуры дел, научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу, составления акта на уничтожение документов, с истекшим сроком хранения, организации работы экспертной комиссии.

Оказана методическая и практическая помощь в составлении описей дел и научно-справочного аппарата к ним Кокшетаускому городскому суду.

В ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», ГУ «Кокшетауская городская территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора Министерства сельского хозяйства РК» были направлены письма с уведомлением о предстоящих проверках, которые будут прове¬дены в соответствии с планом мероприятий Управления архи¬вов и документации Акмолинской области.

3.Создание информационно-поисковых систем,научная информация и использование документов

За отчетный период работниками учреждений города была проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения, так описаны и утверждены на ЭПМК управления документы постоянного хранения ГУ «Государственный архив города Кокшетау» управления архивов и документации Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима поселка Станционный г. Кокшетау», ГУ «Управление юстиции г. Кокшетау» Департамента юстиции Акмолинской области (РАГС) в количе¬стве 895 единиц хранения, судебная документация Кок-шетауского городского суда — 31 ед. хр.

Согласованы с ЭПМК управления описи дел по личному составу Кокшетауского акционерное общество «Киiм», ГУ «Государственный архив города Кокшетау» управления архивов и документации Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима поселка Станционный г. Кокшетау» в количестве 350 единиц хра¬нения.

Также согласованы акты на уничтожение документов, не подлежащих хране¬нию, ГУ «Государственный архив города Кокшетау» управления архивов и документации Акмолинской области, ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа г. Кокшетау», ГУ «Аппарат акима поселка Станционный г. Кокшетау», ГУ «Управление юстиции г. Кокшетау» Департамента юстиции Акмолинской области (РАГС), ГУ «Аппарат акима г. Кокшетау», АО «Кокшетауские минеральные воды», Кокшетауского городского суда в количестве 7838 дел и документов.

Госархивом г. Кокшетау осуществлено научное описание фотодокументов по истории г. Кокшетау — 38 ед. хр.

Проведена каталогизация ф. 449 «Аппарат акима города Кокшетау». Всего закаталогизировано 55 дел, составлено 200 карточек.

С целью повышения качества использования научно-справочного аппарата проводится переработка раздела описи ф. 394 «Кокчетавский завод кислородно-дыхательной аппаратуры».

В программный комплекс «Архивный фонд» в течение квартала вносились текущие изменения по ранее внесенным фондам постоянного хранения.

Велась работа по повышению информатизации архивных фондов госархива города. В базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по фонду № 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора» внесено 500 договоров — 17 ед. хр.

Госархивом проводится определенная работа по установлению и укреплению взаимодействия с органами власти, государственными учреждениями, общественными организациями, при этом большое внимание уделяется пропагандистской и культурно-просветительной работе. В рамках мероприятий, посвященных 20-летию Ассамблей народа Казахстана, 70-летию Великой Отечественной войны, в первом квартале 2015 года госархивом была осуществлена определенная работа.

Фотодокументальная выставка «Один народ, одна страна, одна судьба», объединила более 30 экспонатов, была развернута в рамках 20-летия Ассамблей народа Казахстана, организованного Управлением архивов и документации Акмолинской области в коммунальном государственном учреждении «Қоғамдық келiсiм».

Для учащихся экологической школы-гимназии № 13 «Экос», школы-гимназии № 5 «Таңдау», средней школы № 12 проведены 3 урока на тему: «Ассамблея народа Казахстана — путь к процветанию через взаимное согласие», «Помним! Гордимся!» с демонстрацией слайдов интересных документов и фотографий госархива.

В Управление архивов и документации Акмолинской области была представлена информация об участии кокшетауцев в Великой Отечественной войне для выпуска Альманаха № 9 к 70-летию Победы Великой Отечественной войне, а также документы, фотографии на электронных носителях.

Одним их важных направлений работы госархива является исполнение тематических и социально-правовых запросов. На 16.03.2015 зарегистрировано 766 обращение, в т. ч. 29 — тематических, 737 — социально-правовых. Все запросы рассмотрены, из них исполнено положительно тематических — 25, социально-правовых — 481.

За первый квартал 2015 года обслужено 6 исследователя, число посещений составило 6. По заказам исследователей и при исполнении тематических запросов изготовлено 161 копий документов.

В течение первого квартала 2015 года выдано во временное пользование дел постоянного хранения — 2453 ед. хр., из них сотрудникам архива — 2420 ед. хр., пользователям — 33 ед. хр.; по личному составу — 4337 ед. хр., из них сотрудникам — 4330 ед. хр., пользователям — 7 ед. хр.

4.Научно-техническая информация.Повышение квалификации кадров

За отчетный период проведено 1 производственное совещание, на котором рассмотрены следующие вопросы: итоги работы госархива за 2014 год; отчет о финансово-хозяйственной деятельности госархива за 2014 год; о планировании работы госархива г. Кокшетау на 2015 год.

Для работников госархива разработан план учёбы на 2015 год, в соответствии с которым были проведены 2 занятия.

5.Вопросы охраны труда, пожарной безопасности,содержания здания госархива, его материальной базы

Госархивом разработан и утвержден план мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС на 2015 год. В соответствии с ним обновлен список работников госархива и членов их семей, подлежащих эвакуации в загородную зону, а также список фондов, которые следует эвакуировать в первую очередь.

В феврале текущего года с работниками госархива проведен очередной по-вторный инструктаж.

Директор госархива
г. Кокшетау Ю. Красильников
20.03.2015