1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
В 1 квартале 2017 года госархивом осуществлялась работа по одному из главных направлений работы совершенствованию организации хранения и обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу.
В течение первого квартала 2017 года в соответствии с планом проводилась работа по улучшению физического состояния документов. Отреставрировано на бумажной основе 20ед. хр., что составило 100 листов, подшито 87 ед. хр. Таким образом, улучшено физическое состояние 107дел фонда: № 76 «Кокшетауская ассоциация предприятий мясной и молочной промышленности».
Сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственный учет документоввелись работы по картонированию, проверке наличия и состояния документов, выверке комплектов учетных документов.
За отчетный период закартонировано1570 дел фондов:№ 7 «Коллекция ликвидированных филиалов и проектных институтов г. Кокчетава», № 42 Кокчетавское лесохозяйственное производственное предприятие «Букпа», № 45 «Кокчетавское специализированное государственное кооперативное объединение по доращиванию, откорму и заготовкам скота», № 53 «Коллекция областных диспансеров», № 60 «Коллекция ликвидированных артелей, предприятий и организаций г. Кокшетау», № 107 «Управление юстиции Кокшетауской области», № 350 «ГУ «Отдел занятости и социальных программ г. Кокшетау», № 450 «Кокшетауский городской маслихат», № 485 «Филиал АО «Казавтотранс» в г. Кокшетау», № 488 «ГУ «Профессиональный лицей № 1» управления образования Акмолинской области.
Проведена проверка наличия и состояния документов на бумажной основе фондов: № 5 «Кокчетавская швейная фабрика «40 лет комсомола», № 7 «Коллекция ликвидированных филиалов и проектных институтов г. Кокчетава», № 8 «Кокшетауский областной центр занятости — биржа труда», № 17 «Управление общественного транспорта г. Кокшетау», № 39 «Кокчетавский областной Совет профессиональных союзов», № 358 «Кокшетауская городская нотариальная контора». Всего проверено 2563 ед. хр.
Также проверено 272 ед. хр. коллекции фотодокументов по истории г. Кокшетау.
Проведена выверка комплектов учетных документов 5 фондов: № 429 «Асайынов Муса Мырзагулович — акын-импровизатор, заслуженный работник культуры Казахской ССР», № 430 «Куклинский Яков Аронович — главный режиссер, художественный руководитель Кокшетауского областного русского драматического театра, заслуженный деятель искусств Казахской ССР», № 431 «МурзахметовКамали — политический и общественный деятель», № 432 « АбулкасымовМагзи — первый Почетный гражданин г. Кокшетау», № 433 «ЖанадиловБолатСулейменович — политический и общественный деятель, отличник здравоохранения, Почетный гражданин г. Кокшетау».
В соответствии с планом работы составлены и представлены в Управление архивов и документации Акмолинской области карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов госархива г. Кокшетау за 2016 год, сводный паспорт госархива на 01.01.2017 года.
В целях обеспечения сохранности документов пересмотрен и уточнен список фондов, подлежащих первоочередной эвакуации, в который включено 159 (сто пятьдесят девять) фондов, 53696 (пятьдесят три тысячи шестьсот девяносто шесть) ед. хр., в том числе 9 (девять) фондов, 252 (двести пятьдесят две) ед. хр. особо ценных документов.
Проводилась работа по экспертизе ценности документов, находящихся на госхранении. Были отобраны к уничтожению документы, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение фонда № 4 «Кокчетавский автомеханический техникум»,№ 8 «Кокшетауский областной центр занятости — биржа труда», № 16 «Коллекция областных и городских обществ, партий и других общественных объединений», № 17 «Управление общественного транспорта г. Кокшетау», № 106 «Кокшетауский областной реабилитационный центр для инвалидов, участников Великой Отечественной войны и участников ликвидации последствий аварии на ЧАЭС», № 117 «Хозрасчетное автохозяйство Кокшетауского областного агропромышленного комитета», № 119 «Кокшетауский межшкольный учебно-производственный комбинат», № 121 «Ясли-сад № 5 «Балдырган» Кокшетауского городского отдела народного образования», № 122 «Кокшетауская комплексная детско-юношеская спортивная школа профсоюзов», № 132 «Акционерное общество «Акку», № 133 «Акционерное общество производственно-коммерческая компания «Рауан», № 452 «Частный нотариус КубитаеваГульжан Муратовна» в количестве 517 (пятьсот семнадцать) ед. хр.
Проводится работа по обновлению ярлыков на коробках, так обновлены ярлыки в 198 фондах в количестве 2520.
2. Формирование Национального архивного фонда
Республики Казахстан
За отчетный период осуществлялся прием на госхранение управленческой документации. В связи с истечением ведомственного срока хранения принято 352 ед. постоянного хранения фондов № 450 «Кокшетауский городской маслихат», № 488 «ГУ «Профессиональный лицей № 1» управления образования Акмолинской области.
По состоянию на 01.04.2017 в госархиве числится 488 фондов, на госхранении находится 116376 единиц хранения, из них управленческой документации постоянного хранения — 58093, долговременного и временного — 1017, по личному составу — 43605, личного происхождения — 2661, фотодокументов — 10951, фоно — 33, кино — 14, видео — 2. За 1-й квартал 2017 года вновь создан 1 фонд.
За отчетный период госархивом осуществлялся контроль, оказывалась практиче-ская и методическая помощь по вопросам ведомственного хранения, орга¬низации документирования в делопроизводстве учреждений и предприятий города.
Усовершенствованы и согласованы с ЭПМК Управления архивов и докумен¬тации Акмолинской области 8 номенклатурдел для ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», ГУ «Отдел строительства г. Кокшетау», ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», АО «AltyntauKokshetau», АО «Кокшетауские минеральные воды», АО «КАМАЗ-Инжиниринг», КГУ «Музей истории города Кокшетау», ГККП «Кокшетауский высший медицинский колледж».
Согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области 3 положенияоб экспертной комиссии для АО «AltyntauKokshetau», ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», ГУ «Кокшетауский городской суд» и 3 положения оведомственном архиве для ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», АО «AltyntauKokshetau», ГУ «Кокшетауский городской суд».
Дана 41 консультация учреждениям, организациям и предприятиям города по вопросам научно-технической обработки документов, составления научно-спра¬вочного аппарата, документирования и управления документацией, составления но¬менклатуры дел, среди них: ГУ «Отдел строительства г. Кокшетау», АО «Кокше-Полиграфия», АО «Кокшетауские минеральные воды», ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования г. Кокшетау», КГУ «Музей истории города Кокшетау», АО «КАМАЗ-Инжиниринг», средние школы № 1, 5, 17, ГККП «Городская поликлиника», КГУ «Агротехнический колледж № 3, с. Красный Яр», ГКП на ПХВ «Кокшетауская городская больница № 2», ГККП «Педагогический колледж им. Ж. Мусина (с казахским языком обучения), г. Кокшетау» и др.
В ГУ «Аппарат акима города Кокшетау» подготовлена и направлена информация по организациям, учреждениям и предприятиям города — источникам комплектования госархива г. Кокшетау, хранящих документы сверх установленного срока ведомственного хранения.
Также направлены письма в ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», ГУ «Отдел физической культуры и спорта г. Кокшетау», КГУ «Экологическая школа-гимназия № 13 «ЭКОС», КГУ «Строительно-технический колледж № 1, г. Кокшетау», КГУ «Сервисно-технический колледж № 1, г. Кокшетау», ТОО «Завод бытовой химии», ГККП «Музыкальный колледж им. Биржан сала», ГККП «Колледж культуры им. Аканасерэ», РГУ «Кокшетауское городское управление по защите прав потребителей», ТОО «Кокше-Media» с напоминанием о необходимости своевременного проведения научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу. Такие учреждения как ГУ «Отдел сельского хозяйства г. Кокшетау», РГУ «Кокшетауское городское управление по защите прав потребителей», ТОО «Кокше-Media» планируют проведению обработки документов в течении текущего года.
Подготовлено и направлено письмо в ГУ «Кокшетауский городской маслихат» с просьбой рассмотреть вопрос о требовании налоговыми органами при регистрации ликвидации юридических лиц (ТОО, ИП и др.) справки от госархива г. Кокшетау о передаче документов на государственное хранение. В соответствии с ответным письмом, госархиву рекомендовано поставить данный вопрос перед вышестоящими органами, для решения их на высшем уровне, так как его рассмотрение не входит в компетенцию городского маслихата.
3. Создание информационно-поисковых систем,
научная информация и использование документов
Подписаны договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и документационного обеспечения с АО «Кокше-Полиграфия», АО «Тыныс». Итого — 2 договора.
Проведен 1 семинар-совещание с работниками ГКП на ПХВ «Кокшетауская городская больница» по вопросам делопроизводства, составления номенклатуры дел, формирования дел и их сохранности на стадии ведомственного хранения.
Проведена каталогизация ф. № 450 «ГУ «Кокшетауский городской маслихат», ф. № 435 «ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства г. Кокшетау». Всего закаталогизировано 133 дела, составлено 260 карточек.
Обработаны учреждениями и утверждены на ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области описи дел постоянного хранения:
- ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау» в количестве 22 единиц хранения.
Итого: 22 единицы хранения.
Обработаны и согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской обла¬сти описи дел по личному составу:
- ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау» — 13 ед. хр.;
- Кокшетауского производственного объединения «Полиграфия» — 86 ед. хр.
Итого: 99 единиц хранения.
Также согласован акт на уничтожение документов, не подлежащих хране-нию для ГУ «Отдел культуры и развития языков г. Кокшетау» в количестве 34 дел.
С целью повышения качества использования научно-справочного аппарата проводится переработка описи ф. 136 «Акционерное общество «Кокше-Су» государственной компании «Тоган».
В программный комплекс «Архивный фонд» за отчетный период были введены сведения о вновь созданном фонде и вносились текущие изменения по ранее внесенным фондам постоянного хранения.
Продолжается работа по внесению в базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по ф. 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора», за отчетный период внесено 1047 договоров — 27 ед. хр.
В течение первого квартала 2017 года выдано во временное пользование дел постоянного хранения — 1283ед. хр., из них сотрудникам архива –1175 ед. хр., пользователям — 108ед. хр.; по личному составу — 3419 ед. хр., из них сотрудникам — 3419ед. хр., пользователям — ед. хр.
Госархивом проводится определенная работа по установлению и укреплению взаимодействия с органами власти, государственными учреждениями, общественными организациями, при этом большое внимание уделяется пропагандистской и культурно-просветительной работе. Выполняя культурно-просветительную функцию, госархив пропагандирует архивные документы, организует выставки, уроки, экскурсии.
За 1 квартал 2017 год подготовлено и опубликовано в городской газете "Степной маяк", «Көкшетау» 3 статьи: «У нас бесплатно…», «Құжаттарды сақтаумен бiрге есебiн жүргiзу»,«Личность».
За отчетный период для учащихсяэкологической школы-гимназии № 13 «Экос», средней школы № 2 с. Красный Яр проведены 4 урока на тему: «Источник исторической памяти», «Путешествие по улицам города».
Одним их важных направлений работы госархива является исполнение тематических и социально-правовых запросов. За отчетный период зарегистрировано 1128 обращений граждан, в т.ч. 20 — тематических, 1108- социально-правовых. Все запросы рассмотрены, из них исполнено положительно тематических — 19, социально-правовых — 597.
В читальном зале госархива обслужено 7 исследователя, число посещений составило 18. Для работы им выдано 108единицы хранения. По заказам исследователей и при исполнении тематических запросов изготовлено 281копий документов.Госархивпостоянно готовит материалы для обновления сайта, ответы на вопросы услугополучателей.
4. Научно-техническая информация.
Повышение квалификации кадров
За отчетный период проведено 1 производственное совещание, на котором рассмотрены следующие вопросы: итоги работы госархива за 2016 год; отчет о финансово-хозяйственной деятельности госархива за 2016 год; о планировании работы госархива г. Кокшетау на 2017 год.
Для работников госархива разработан план учёбы на 2017 год, в соответствии с которым были проведены 3 занятия.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности,
содержания здания госархива, его материальной базы
Госархивом разработан и утвержден план мероприятий по предупреждению и действиям при ЧС на 2017 год. В соответствии с ним обновлен список работников госархива и членов их семей, подлежащих эвакуации в загородную зону, а также список фондов, которые следует эвакуировать в первую очередь.
В феврале текущего года с работниками госархива проведен очередной повторный инструктаж.
Директора госархива
г. Кокшетау Т. Какпенов
18.03.2016
