1. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры
құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және
мемлекеттiк есепке алу
2017 жылдың 1 тоқсанында жұмыстың негiзгi бағыттарының бiрi Ұлттық архив қоры және жеке құрамы бойынша құжаттарының сақтауын ұйымдастыруды жетiлдiру және сақталуын қамтамасыз ету бойынша жұмыс жүзеге асырылған.
2017 жылдың 1 тоқсаны iшiнде жоспарға сай құжаттардың табиғи жағдайын жақсарту бойынша жұмыс жүргiзiлген. Қағаз негiзiнде 20 сақт. бiрл.қалпына келтiрiлген, ол 100 беттi құрады, 87сақт. бiрл. тiгiлген. Осылайша, № 76 «Көкшетау ет және сүт өнеркәсiбi кәсiпорындарының ассоциациясы» қорының 107 iсiнiң табиғи жағдайы жақсартылған. Бөлiм қызметкерлерiмен құжаттарды картондау, бар болуы мен жағдайының тексерiсi, есеп құжаттары жинақтамаларын салыстыруы бойынша жұмыстар жүргiзiлген.
Есептiк кезеңде 1570iскартондалды, олардың iшiнде № 7 «Көкшетау қаласының жабылған филиалдар мен жобалық институттар топтамасы», № 42 «Бұқпа» Көкшетау орман шаруашылық өндiрiстiк кәсiпорны, № 45 «Көкшетау малды өсiру, семiрту және дайындау бойынша мамандандырылған мемлекеттiк кооперативтiк бiрлестiгi», № 53 «Облыстық диспансерлер топтамасы», № 60 «Көкшетау қаласының жабылған артельдер, кәсiпорындар мен ұйымдар топтамасы», № 107 «Көкшетау облысының әдiлет басқармасы», № 350 «Көкшетау қаласының жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi» ММ, № 450 «Көкшетау қалалық мәслихаты», № 485 «Көкшетау қаласындағы «Казавтотранс»АҚ филиалы», № 488 Ақмола облысы бiлiм басқармасының «№ 1 кәсiптiк лицейi» ММ».
Бiрқатар қорлардың қағаз негiзiндегi құжаттарының бар болуы мен жағдайын тексеруiөткiзiлдi, олардың iшiнде№ 5 «40 комсомола» Көкшетау тiгiн фабрикасы», № 7 «Көкшетау қаласының жабылған филиалдар мен жобалық институттар топтамасы», № 8 «Көкшетау жұмыспен қамту — еңбек биржасының облыстық орталығы», № 17 «Көкшетау қаласының қоғамдық көлiк басқармасы», № 39 «Көкшетау облыстық кәсiптiк одақтар Кеңесi», № 358 «Көкшетау қалалық нотариалдық кеңсесi». Барлығы 2563 сақт. бiрл. тексерiлдi.
Сонымен бiрге Көкшетау қаласының тарихы бойынша фотоқұжаттар топтамасының 272 сақт. бiрл. тексерiлдi.
5қордың есептiк құжаттары жинақтарын салыстыруы өткiзiлдi:№ 429 «Асайынов Муса Мырзагулович — ақын-импровизатор, Қазақ КСР еңбек сiңiрген қызметкерi», № 430 «Куклинский Яков Аронович — бас режиссер, Көкшетау облыстық орыс дарма театрының шығармашылық жетекшiсi, Қазақ КСР өнерге еңбегi сiңген қайраткерi», № 431 «Мурзаметов Камали — саяси және қоғам қайраткерi», № 432 «Абулкасымов Мағзи — Көкшетау қаласының құрметтi азаматы», № 433 «Жанадiлов Болат Сүлейменұлы — саяси және қоғам қайраткерi, денсаулық сақтау үздiгi, Көкшетау қаласының құрметтi азаматы».
Жұмыс жоспарына сай Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасына қорлар карточкалары мен 2016 жылғы Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi қорларының құрамы мен көлемiндегi өзгерiстер туралы мәлiметтер, 01.01.2017 жылы мемлекеттiк архивтiң жиынтық төлқұжаты құрастырылды және ұсынылды.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында бiрiншi кезектегi көшiруге жататын, қорлар тiзiмi қайта қарастырылған және анықталған, оған 159 (жүз елу тоғыз) қор, 53696 (елу үш мың алты жүз тоқсан алты) сақт. бiрл. енгiзiлдi, соның iшiнде 9 (тоғыз) қор, аса құнды құжаттардың 252 (екi жүз елу екi) сақт. бiрл.
Мемлекеттiк сақтауда жатқан, құжаттардың құндылық сараптамасы бойынша жұмыс өткiзiлген. 517(бес жүз он жетi) сақт. бiрл. көлемiнде № 4 «Көкшетау автомеханикалық техникумы», № 8 «Көкшетау жұмыспен қамту — еңбек биржасының облыстық орталығы», № 16 «Облыстық және қалалық қоғамдар, партиылар мен басқа қоғамдық бiрлестiктер топтамасы», № 17 «Көкшетау қаласының қоғамдық көлiк басқармасы», № 106 «Көкшетау мүгедектер, Ұлы Отан соғысы қатысушылары мен ЧАЭС-ғы апат зардаптарын жою қатысушыларының облыстық оңалту орталығы», № 117 «Көкшетау облыстық агроөнеркәсiптiк комитетiнiң шаруашылық есептегi автошаруашылығы», № 119 «Көкшетау мектепаралық оқу-өндiрiстiк комбинаты», № 121 «Көкшетау қалалық халыққа бiлiм беру бөлiмiнiң «Балдырған» № 5 сәбилер балабақшасы», № 122 «Көкшетау кәсiподақтарының кешендi балалар мен жасөспiрiмдер спорттық мектебi», № 132 «Аққу» акционерлiк қоғамы», № 133 «Рауан» акционерлiк қоғамы өндiрiстiк-сауда компаниясы», № 452 «Жеке нотариус Күбитаева Гүлжан Мұратқызы» қорының ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және тәжiрибелiк мағынасын жойған, құжаттар жоюға iрiктелген болатын.
Қораптардағы құлақшыларды жаңарту бойынша жұмыс өткiзiледi, 2520 мөлшерiнде 198 қордағы құлақшалар жаңартылған.
2. Қазақстан Республикасының
Ұлттық архив қорын қалыптастыру
Есеп кезеңiнде басқарушылық құжаттамасын мемлекеттiк сақтауға қабылдауы жүзеге асырылды. Ведомстволық сақтау мерзiмiнiң аяқталуынабайланысты № 450 «Көкшетау қалалық мәслихаты», № 488 «Ақмола облысы бiлiм басқармасының «№ 1 кәсiптiк лицейi» ММ» қорларының тұрақты сақтаудағы 352сақт. бiрл. қабылданды.
01.04.2017жағдайына мемлекеттiк архивте488 қор есептеледi, мемлекеттiк сақтауда 116376 сақтау бiрлiгi бар, солардың басқарушылық құжаттаманың тұрақты сақтау — 58093, ұзақ уақыт және уақытша –1017, жеке құрам бойынша –43605, жеке шығу тегi –2661, фотоқұжаттар — 10951, фоно — 33, кино — 14, видео — 2. 2017 жылдың 1 тоқсанында тағы 1қор құрылды.
Есептiк кезеңiнде мемлекеттiк архивпен бақылау жүзеге асырылған, ведомстволық сақтау, қала мекемелерi мен кәсiпорындары iс жүргiзуiнде құжаттауды ұйымдастыру сұрақтары бойынша тәжiрибелiк және әдiстемелiк көмек көрсетiлген.
«Көкшетау қаласының ауыл шаруашылық бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласының құрылыс бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласының экономика және бюджеттiк жоспарлау бөлiмi» ММ, «Altyntau Kokshetau» АҚ, «Көкшетау минералды сулары» АҚ, «КАМАЗ-Инжиниринг» АҚ, «Көкшетау қаласы тарихының мұражайы» КММ, «Көкшетау жоғары медициналық колледжi» МКҚК үшiн 8iстер номенклатуралары Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен жетiлдiрiлген және келiсiлген.
«Altyntau Kokshetau» АҚ, «Көкшетау қаласының ауыл шаруашылық бөлiмi» ММ, «Көкшетау қалалық соты» ММ үшiн сараптамалық комиссия туралы 3 ережеден және«Көкшетау қаласының ауыл шаруашылық бөлiмi» ММ, «Altyntau Kokshetau» АҚ, «Көкшетау қалалық соты» ММ үшiн ведомстволық мұрағат туралы 3 ережеденАқмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен жетiлдiрiлген және келiсiлген.
Құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеуi, ғылыми-анықтамалық аппаратты құрастыру, құжаттау мен құжаттаманы басқару, iстер номенклатурасын құрастыру, ведомстволық архивтiң төлқұжатын құрастыру сұрақтары бойынша қаланың мекемелерiне, ұйымдарына, кәсiпорындарына 41кеңес берiлген, олардың iшiнде: «Көкшетау қаласының құрылыс бөлiмi» ММ, «Көкше-Полиграфия» АҚ, «Көкшетау минералды сулары» АҚ, «Көкшетау қаласының экономика және бюджеттiк жоспарлау бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласы тарихының мұражайы» КММ, «КАМАЗ-Инжиниринг» АҚ, «№ 1, 5, 17 орта мектептерi, «Қалалық емхана» МКҚК, «№ 3 агротехникалық колледжi, Красный Яр селосы» КММ, «Көкшетау қаласының Ж. Мусин атындағы (қазақ тiлi оқытумен) педагогикалық колледжi» МКҚК және басқа.
«Көкшетау қаласы әкiмiнiң аппараты» ММ-не ведомстволық сақтау мерзiмнен тыс құжаттарды сақтайтын, Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивiн толықтыру көздерi — қала ұйымдары, мекемелерi мен кәсiпорындары бойынша ақпарат дайындалған және жiберiлген.
Сонымен бiрге тұрақты сақтаудағы және жеке құрамы бойынша құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеуiн уақытымен өткiзу қажеттiлiгi туралы ескертумен «Көкшетау қаласының ауыл шаруашылық бөлiмi» ММ, «Көкшетау қаласының дене шынықтыру және спорт бөлiмi» ММ, «ЭКОС» № 13 экологиялық мектеп-гимназиясы» КММ, «№ 1 қызмет-техникалық колледжi, Көкшетау қаласы» КММ, «Тұрмыстық химия зауыты» ЖШС, «Бiржан сал атындағы музыкалық колледжi» МКҚК, «Ақан серi атындағы мәдениет колледжi» МКҚК, «Көкшетау тұтынушылар құқықтарын қорғау бойынша қалалық басқармасы» РММ, «Көкше-Media» ЖШС хаттар жiберiлдi. «Көкшетау қаласының ауыл шаруашылық бөлiмi» ММ, «Көкшетау тұтынушылар құқықтарын қорғау бойынша қалалық басқармасы» РММ, «Көкше-Media» ЖШС сияқты мекемелер ағымдағы жылдың iшiнде құжаттар өңдеуiн өткiзудi жоспарлайды.
«Көкшетау қалалық мәслихаты» ММ-не мемлекеттiк сақтауға құжаттарды тапсыру туралы Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивiнен заңды тұлғалардың (ЖШС, ЖК және басқа) тiркеу, жабылу кезiнде анықтамаларды салық органдарымен талап ету туралы мәселенi қарау өтiнiшiмен хат дайындалған және жiберiлдi. Жауап хатқа сәйкес, мемлекеттiк архивке жоғары тұрған органдар алдында осы мәселенi қоюға кеңес берiлген, оларды жоғары деңгейде шешу үшiн, оның қаралуы қалалық мәслихат құзырына жатпағандықтан.
3. Ақпаратты-iздестiру жүйелерiн жасау,
ғылыми ақпарат және құжаттарды пайдалану
«Көкше-Полиграфия» АҚ, «Тыныс» АҚ-мен архив iсi мен құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы өзара қарым-қатынас және ынтымақтастық туралы шарттарға қол қойылған. Барлығы — 2 шарт.
Iс жүргiзу, iстер номенклатурасын құрастыру, iстердi қалыптастыру және оларды ведомстволық сақтау саттысында сақтау сұрақтары бойынша «Көкшетау қалалық аурухана» ШЖҚ МКК қызметкерлерiмен 1 семинар-кеңес өткiзiлген.
№ 450 «Көкшетау қалалық мәслихаты», № 435 «Көкшетау қаласының сәулет және қала құрылысы бөлiмi» ММ» қорының каталогтауы өткiзiлген. Барлығы 133 iс каталогтанды, 260 карточка құрастырылған.
Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-да тұрақты сақтаудағы iстер тiзiмдемелерi мекемелермен өңделген және бекiтiлген:
-«Көкшетау қаласының мәдениет және тiлдердi дамыту бөлiмi» ММ 22 сақт. бiрл. көлемiнде.
Барлығы: 22 сақтау бiрлiгi.
Ақмола облысы архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен жеке құрамы бойынша iстер тiзiмдемелерi өңделген және келiсiлген:
-«Көкшетау қаласының мәдениет және тiлдердi дамыту бөлiмi» ММ — 13сақт. бiрл.;
-«Полиграфия» Көкшетау өндiрiстiк бiрлестiгiнiң — 86 сақт. бiрл.;
Барлығы:99 сақтау бiрлiгi.
Сонымен қатар «Көкшетау қаласының мәдениет және тiлдердi дамыту» ММ үшiн сақтауға жатпайтын, құжаттарды жоюға акт келiсiлген 34iс көлемiнде.
Ғылыми-анықтамалық аппаратын пайдалану сапасын арттыру мақсатымен «Тоған» мемлекеттiк компаниясының «Көкше-Су» акционерлiк қоғамы» 136 қ. тiзiмдемесi бөлiмiнiң қайта өңдеуi өткiзiлуде.
Есептiк кезеңiнде «Архивтiк қор» бағдарламалық кешенiне жаңадан құрылған қор туралы мәлiметтер енгiзiлген болатын және тұрақты сақтаудағы бұрын енгiзiлген қорлар бойынша ағымдағы өзгерiстер енгiзiлген.
«Көкшетау қалалық мемлекеттiк нотариалдық кеңсесi» 358 қ. сатып алу-сату, айырбастау, сыйға тарту шарттарының деректер базасына енгiзу бойынша жұмыс жалғасуда, есептiк кезеңiнде 1047 шарт — 27 сақт. бiрл. енгiзiлдi.
2017 жылдың бiрiншi тоқсаны iшiнде 1283сақт. бiрл. — тұрақты сақтаудағы iс уақытша пайдалануға берiлдi, олардың архив қызметкерлерiне — 1175 сақт. бiрл., пайдаланушыларға — 108 сақт. бiрл., жеке құрамы бойынша — 3419 сақт. бiрл., олардың қызметкерлерге — 3419 сақт. бiрл., пайдаланушыларға — сақт. бiрл.
Мемлекеттiк архивпен билiк органдарымен, мемлекеттiк мекемелермен, қоғамдық ұйымдармен өзара әрекеттесудi орнату және нығайту бойынша нақты жұмыс өткiзiледi, сонымен бiрге аса назар насихаттық және мәдени-ағартушылық жұмысқа аударылады. Мәдени-ағартушылық мiндеттi орындай отырып, мемлекеттiк архив архивтiк құжаттарды насихаттайды, көрмелердi, сабақтарды, экскурсияларды ұйымдастырады.
2017 жылдың 1 тоқсанында «Степной маяк», «Көкшетау» қалалық газетiнде 3 мақала дайындалған және жарияланған: «У нас бесплатно …», «Құжаттарды сақтаумен бiрге есебiн жүргiзу», «Личность».
Есептiк кезеңiнде «ЭКОС» № 13 экологиялық мектеп-гимназиясының, Красный Яр селосының № 2 орта мектебiнiң оқушылары үшiн «Источник исторической памяти», «Путешествие по улицам города» тақырыбына 4 сабақ өткiзiлдi.
Мемлекеттiк архив жұмысының маңызды бағыттарының бiрi тақырыптық және әлеуметтiк-құқықтық сұраулардың орындалуы болып табылады. Есеп беру кезеңiнде азаматтардың 1128үндеутiркелдi, соның iшiнде 20 — тақырыптық, 1108– әлеуметтiк-құқықтық. Барлық сұраулар қаралды, олардың тақырыптық — 19,әлеуметтiк-құқықтық — 597дұрыс болып орындалды.
Мемлекеттiк архивтiң оқырман залында 7зерттеушiге қызмет көрсетiлдi, келiп кету саны 18құрады. Жұмыс үшiн оларға 108 сақтау бiрлiгi берiлдi. Зерттеушiлер тапсырыстары бойынша және тақырыптық сұрауларды орындауда құжаттардың 281көшiрмесi жасалды. Мемлекеттiк архив үнемi сайтты жаңарту үшiн материалдарды, қызмет алушылар сұрақтарына жауаптарды дайындайды.
4. Ғылыми-техникалық ақпарат.
Кадрлар бiлiктiлiгiн арттыру
Есеп беру кезеңiнде 1 өндiрiстiк кеңес өткiзiлдi, онда келесi сұрақтар қарастырылды: 2016жылғы мемлекеттiк архивiнiң жұмыс нәтижелерi; 2016 жылғы мемлекеттiк архивiнiң қаржы-шаруашылық қызметi туралы есеп беруi; 2017жылға Көкшетау қаласы мемлекеттiк архивiнiң жұмысын жоспарлау туралы.
Мемлекеттiк архив қызметкерлерi үшiн 2017жылға оқу жоспарыәзiрлендi, оған сай 3сабақ өткiзiлген болатын.
5. Еңбектi қорғау, өрт қауiпсiздiгi, мемлекеттiк архив ғимаратын,
оның материалдық базасын күту сұрақтары
Мемлекеттiк архивпен 2017жылға ТЖ кезiнде алдын алу және iс-әрекеттерi бойынша шаралар жоспарыәзiрленген және бекiтiлген. Оған сай қала сыртындағы аймаққа көшiруге жататын, мемлекеттiк архив қызметкерлерi мен олардың жанұялары мүшелерiнiң тiзiмi жаңартылған, сонымен қатар бiрiншi кезекте көшiруге қажет қорлар тiзiмдерi.
Ағымдағы жылдың ақпанында мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен кезектi қайталау нұсқамалығы өткiзiлдi.
Көкшетау қаласының
мемлекеттiк архив директоры Т. Какпенов
18.03.2017
