Введение
Руководствуясь Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» с учетом внесенных в него изменений и дополнений, значительное внимание в течение 2016 года уделялось совершенствованию архивной работы облгосархива.
За 2016 год по разработанному плану проведены 10 аппаратных занятий:
-об итогах работы государственного архива Акмолинской области за 2015 год и задачах на предстоящий год;
-«Послание Президента народу Казахстана, основные направления»;
-«Составление номенклатуры дел в соответствии с типовыми правилами 2015 года»;
-«Запись цифровых данных на микропленку и проявка микропленок»;
-«Порядок использования запросов пользователей»;
-«О начислении заработной платы»;
-«Порядок учета документов архива»;
-«Порядок расстановки и хранения дел»;
- «Порядок подготовки и оформления приказов»;
- «Правила подготовки справки и письма».
Прошло 17 заседаний экспертной комиссии, а также проведен комплекс мероприятий по обращениям физических и юридических лиц в свете выполнения Закона РК от 12 января 2007 года №2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».
Была проведена определенная работа по разработке методических рекомендаций по работе с особо ценными документами, которые согласованы протоколом ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области от 26 августа 2016 года № 15, также подготовлены брошюра «История организации и учреждении Акмолинской области» 2 часть и биографический справочник «Первые руководители Акмолинского региона».
Сотрудникам проведен ежегодный инструктаж по технике безопасности.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
По состоянию на 01.01.2017 года в государственном архиве Акмолинской области числится, 1386 фондов, 441522 ед.хр. в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 400347 ед.хр.;
- долговременного и временного хранения 3518 ед.хр.;
- по личному составу 25452 ед.хр.;
- личного происхождения 2120 ед.хр.;
- научно-технической документации 869 ед.хр.;
- фотодокументов 8529 ед.хр.;
- фонодокументов 149 ед.хр.;
- кинодокументов 466 ед.хр.;
- видеодокументов 72 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за 2016 год было улучшено физическое состояние 450 ед.хр., в том числе: отреставрировано 290 ед. хр. / 408 листов, это фонд № 33 «Атбасарский уездный отдел народного образования»; № 1239 АО «Акмола-Авиа»; подшито 160 ед.хр., содержащих 13963 листа (№№ фондов 33, 1239).
Закартонировано 6843 ед. хр. при плане 1200 ед.хр. по следующим фондам: № 1421, 1508, 1544, 1610, 1611 и др. (приложение 1)
Восстановлен затухающий текст на 25 листах по фонду № 37 «Атбасарская уездная советская рабоче-крестьянская милиция».
Выявлено 25 ед.хр. особо ценных дел по фондам №№ 115, 189, 131, 175, 176, 178, 222, составлен НСА к ним. Проведено описание выявленных особо ценных дел.
Проведена проверка наличия и состояния — 20051 ед. хр. ф. № 1451, 1479, 1482, 1483, 1484, 1485, 1486, 1507, 1525 и др. (приложение 2)
В результате проверки наличия документов составлен акт о технических ошибках в учетных документах в фонде № 1458 «Кокчетавское областное аптечное управление» остаток увеличился на 2 ед.хр. (акт № 1 от 05.02.2016), в фонде № 1514 «Коллекция ликвидированных детских домов Кокчетавской области» остаток увеличился на 2 ед хр. (акт № 1 от 10.06.2016.) в фонде № 1492 «Коллекция документов областных советов добровольно-спортивных обществ «Енбек», «Кайрат», «Спартак» остаток увеличился 2 ед.хр. (акт № 1 от 23.11.2016); в фонде № 1504 Территориальная акционерная компания «Кокшетау астық онiмдерi» государственной акционерной компании «Астык» остаток увеличился на 2 ед.хр. (акт № 1 от 12.12.2016).
По результатам проверки, согласно актам о технических ошибках, в учетные документы внесены соответствующие изменения. Всего остаток увеличился на 8 ед.хр.
Продолжается работа по перешифровке дел фонда № 1451, 1479, 1482, 1483, 1484, 1485, 1486, 1507, 1525, переданных из государственного архива города Кокшетау. Всего перешифровано — 20051 ед.хр. (приложение 2).
Принято на государственное хранение: — в связи с реорганизацией:
- ф.1544 ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области» — 350 ед.хр. постоянного хранения, 102 ед.хр. по личному составу;
- ф.1610 ГУ «Антимонопольная инспекция по Акмолинской области» — 17 ед.хр. постоянного хранения, 5 ед.хр. по личному составу;
- 1586 ГУ «Управление государственного архитектурно-строительного контроля Акмолинской области» — 7 ед.хр. постоянного хранения;
- № 1611 РГУ «Есильская межобластная бассейновая инспекция рыбного хозяйства Комитета рыбного хозяйства Министерства окружающей среды и водных ресурсов Республики Казахстан» — 60 ед.хр. постоянного хранения, 48 ед.хр. по личному составу;
- № 1561 РГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция лесного и охотничьего хозяйства Комитета лесного и охотничьего хозяйства Министерства окружающей среды и водных ресурсов Республики Казахстан» — 118 ед.хр. постоянного хранения, 31 ед.хр. по личному составу;
ф. 1612 ГУ «Акмолинское областное управление коммунальной собственности» — 32 ед.хр. постоянного хранения;
- ф.1558 КГУ «Акмолинский областной психоневрологический диспансер» — 138 дела постоянного хранения, 71 ед.хр. по личному составу;
- ф. 1594 ГУ «Акмолинский территориальный комитет госимущества и приватизации Комитета госимущества и приватизации Министерства финансов РК» — 90 ед.хр. постоянного хранения;
- № 1627 ГУ «Межрегиональный департамент госимущества и приватизации Комитета госимущества и приватизации Министерства финансов РК «Сарыарка» — 209 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1628 РГП на ПХВ «Акмолинская областная ветеринарная лаборатория» — 5 ед.хр. постоянного хранения, 3 ед.хр. по личному составу;
- ф. 1629 Акмолинский областной филиал РГП на ПХВ «Центральная ветеринарная лаборатория» — 5 ед.хр. постоянного хранения, 5 ед.хр. по личному составу;
- № 1293 Акмолинский филиал ГУ «Есильский департамент экологии» Комитета экологического регулирования и контроля Министерства охраны окружающей среды РК — 119 ед.хр. постоянного хранения;
- № 1636 ГУ «Управление комитета транспортного контроля по Акмолинской области» — 123 ед.хр. постоянного хранения, 28 ед.хр. по личному составу;
- № 1637 ГУ «Межрегиональная инспекция транспортного контроля «Солтүстiк» по Акмолинской, Костанайской и Северо-Казахстанской областям — в г. Кокшетау» — 92 ед.хр. постоянного хранения, 49 ед.хр. по личному составу;
Всего принято: 1365 ед.хр. постоянного хранения, 342 ед.хр. по л/с.
- в связи с истечением срока ведомственного хранения:
— ф. 1553 РГУ «Государственный национальный природный парк «Кокшетау» — 135 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1025 ГУ «Акмолинский областной суд» — 175 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1421 Акмолинский областной филиал АО «Народный банк Казахстана» — 158 ед.хр. постоянного хранения;
ф. 1508 ГУ «Акмолинская областная инспектура по сортоиспытанию сельхоз-культур» — 315 ед.хр. постоянного хранения;
ф. 253 Акмолинский филиал РГУ «Национальный банк РК» — 13 ед.хр. пост.хран.;
ф. 1290 ГУ «Аппарат акима Акмолинской области» — 313 ед.хр. пост. хранения;
ф. 378 ГУ «Управление финансов Акмолинской области» — 119 ед.хр. постоянного хранения;
ф. 1496 ГКП на ПХВ «Акмолинская областная больница» — 45 ед.хр. пост.хран.;
ф. 1613 Акмолинский филиал АО «Фонд финансовой поддержки сельского хозяйства» — 46 ед.хр. постоянного хранения;
ф. 647 ГУ «Департамент экономики и бюджетного планирования Акмолинской области» — 49 ед.хр. постоянного хранения;
ф. 939 ГУ «Прокуратура Акмолинской области» — 290 ед.хр. постоянного хранения;
ф. 913 ГУ «Управление архитектуры и градостроительства Акмолинской области» — 33 ед.хр. постоянного хранения;
ф. 1046 ГУ «Департамент юстиции Акмолинской области» — 132 ед.хр. постоянного хранения;
- ф.1615 ДГП «Вычислительный центр по статистике по Акмолинской области» — 43 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1055 «Акмолинский областной центр народного творчества и культурного досуга» — 70 ед.хр. постоянного хранения;
ф. 1616 ГУ «Инспекция финансового контроля по Акмолинской области» — 1391 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1617 ГУ «Управление внутренней политики Акмолинской области» — 151 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1618 ГУ «Управление земельных отношений по Акмолинской области» — 56 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1619 «Департамент государственных доходов по Акмолинской области» — 471 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1620 ГУ «Управление пассажирского транспорта и автомобильных дорог Акмолинской области» — 43 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1621 ГУ «Областной центр крови» управления здравоохранения Акмолинской области» — 361 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1622 ГККП «Областной центр формирования здорового образа жизни» — 81 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1510 Акмолинский филиал АО «Национальный центр экспертизы и сертификации» — 46 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. № 1623 ГУ «Департамент по контролю и социальной защиты населения по Акмолинской области» — 89 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. № 1523 ГККП «Акмолинский областной драматический театр» — 76 ед.хр. постоянного хранения.
- ф. № 1624 «ГУ «Центр по охране и использованию историко-культурного наследия» — 135 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 563 ГУ «Управление сельского хозяйства Акмолинской области» — 125 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 622 ГУ «Управление здравоохранения Акмолинской области» — 391 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1630 Акмолинского областного филиала РГП на ПХВ «Республиканская ветеринарная лаборатория» — 6 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. № 554 ГУ «Управление статистики Акмолинской области Агентства Республики Казахстан» — 837 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 258 ГУ «Государственный архив Акмолинской области» — 101 ед.хр.постоянного хранения, 57 ед.хр. по личному составу;
— ф. 1631 ГККП «Региональный центр переподготовки и повышения квалификации госслужащих» — 14 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1060 ГККП «Акмолинская областная филармония при управлении культуры Акмолинской области» — 34 ед.хр. постоянного хранения;
Всего принято: 6344 ед.хр. постоянного хранения, 57 по л/с.
В связи с упразднением:
Ф.493 «Целиноградский областной Совет по кино» областного Совета профсоюзов — 13 ед.хр. по личному составу;
Ф. 653 «Акмолинский областной Совет профессиональных союзов» — 20 ед.хр. по личному составу;
Ф. 820 «Целиноградский обком профсоюза работников госторговли и потребкооперации» — 23 ед.хр. по личному составу;
Ф. 1050 «Целиноградское областное правление союза научных и инженерных обществ» — 42 ед.хр. по личному составу;
Ф.486 «Целиноградский областной профсоюз работников плодоовощного хозяйства и заготовок» — 3 ед.хр. по личному составу;
- ф. 821 «Целиноградский областной комитет профсоюза работников культуры» — 2 ед.хр. по личному составу;
- ф. 656 «Целиноградский обком профсоюза работников агропромышленного комплекса» — 1 ед.хр. по личному составу;
- ф. 1635 «Кокчетавский областной межсоюзный дом самодеятельного творчества» — 20 ед.хр. по личному составу.
Всего принято 124 ед.хр. по л/с.
- в связи с ликвидацией:
Ф. 1512 «Кокчетавская областная ветеринарная лаборатория» — 42 ед.хр. постоянного хранения, 28 ед.хр. по личному составу;
Ф. 1531 ГУ «Территориальная земельная инспекция Комитета по управлению земельными ресурсами по Акмолинской области» — 57 ед.хр. постоянного хранения, 82 ед.хр. по личному составу;
- ф. 1592 «Кокчетавское отделение Казахской железной дороги» — 4 ед.хр. постоянного хранения;
- ф. 1632 ГУ «Департамент государственного архитектурно-строительного контроля и лицензирования по Акмолинской области Комитета по делам строительства и жилищно-коммунального хозяйства Министерства регионального развития Республики Казахстан» — 131 ед.хр. постоянного хранения, 54 ед.хр. по личному составу;
- ф. 1634 ГУ «Акмолинское областное территориальное управление земельными ресурсами Агентства РК по управлению земельными ресурсами» — 24 ед.хр. постоянного хранения, 211 ед.хр. по личному составу;
Всего принято: 258 ед.хр. постоянного хранения, 375 ед.хр. по л/с.
В связи с приобретением документов по истории Акмолинской области от исследователя военной истории Д. Игсатовой принято в фонд № 1115 «Коллекция документов по истории Акмолинской области» — 1 ед.хр.
С завершением выборной кампании документы фонда № 1320 «Акмолинская областная избирательная комиссия» — 29 ед.хр. постоянного хранения.
Всего принято 8895 ед.хр., в том числе 7997 ед.хр. документов постоянного хранения, 898 ед.хр. по личному составу.
Фонды личного происхождения пополнились — 4 фондами:
— фонд № 1614 «Абуова Латипа Негметовна — ветеран труда» в количестве 26 ед.хр., 73 документа;
— фонд № 1625 «Өтепбергенов Дәкен Қалиұлы — алғашқы тың игерушi, еңбек ардагерi, тыл еңбеккерi» — 25 ед.хр., 36 документа;
- фонд № 1626 «Матросов Геннадий Николаевич — комсомольский, партийный, советский работник, общественный, политический деятель» — 51 ед.хр., 125 документов;
- фонд 1633 «Аловягин Владимир Иосифович — врач офтальмолог высшей категории, отличник здравоохранения, заслуженный врач Казахской ССР, персональный пенсионер РК, ветеран труда» 25 ед.хр., 50 документа.
Всего принято- 127 ед.хр., 284 документов
Приняты на государственное хранение видеодокументы в количестве 11 ед.хр., 4 ед.уч., фотодокументы 105ед.хр.
Также приняты документы временного срока хранения, всего 465 ед.хр.
- фонд № 1544 ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области» в количестве — 184 ед.хр. временного хранения;
- фонд № 1611 РГУ «Есильская межобластная бассейновая инспекция рыбного хозяйства Комитета рыбного хозяйства Министерства окружающей среды и водных ресурсов Республики Казахстан» — 263 ед.хр. временного хранения;
Фонд № 1320 «Акмолинская областная избирательная комиссия» — 18 ед.хр. временного хранения.
Создано 17 новых фондов с № 1610 по № 1637:
1)№ 1610 ГУ «Антимонопольная инспекция по Акмолинской области»;
2)№ 1611 РГУ «Есильская межобластная бассейновая инспекция рыбного хозяйства Комитета рыбного хозяйства Министерства окружающей среды и водных ресурсов Республики Казахстан»;
3)№ 1612 «Акмолинское областное управление коммунальной собственности»;
4)№ 1613 Акмолинский филиал АО «Фонд финансовой поддержки сельского хозяйства»;
5)№ 1614 «Абуова Латипа Негметовна — ветеран труда, библиотекарь»;
6) № 1615 ДГП «Вычислительный центр по статистике по Акмолинской области»;
7) № 1616 ГУ «Инспекция финансового контроля по Акмолинской области»;
8) № 1617 ГУ «Управление внутренней политики Акмолинской области»;
9) № 1618 ГУ «Управление земельных отношений по Акмолинской области»;
10) № 1619 «Департамент государственных доходов по Акмолинской области»;
11) № 1620 ГУ «Управление пассажирского транспорта и автомобильных дорог Акмолинской области»;
12) № 1621 ГУ «Областной центр крови» управления здравоохранения Акмолинской области»;
13) № 1622 ГККП «Областной центр формирования здорового образа жизни»;
14) № 1623 ГУ «Департамент по контролю и социальной защиты населения по Акмолинской области»
15) № 1624 «ГУ «Центр по охране и использованию историко-культурного наследия»
16) № 1625 «Өтепбергенов Дәкен Қалиұлы — алғашқы тың игерушi, еңбек ардагерi, тыл еңбеккерi»;
17) № 1626 «Матросов Геннадий Николаевич — комсомольский, партийный, советский работник, общественный, политический деятель»;
18)№ 1627 ГУ «Межрегиональный департамент госимущества и приватизации Комитета госимущества и приватизации Министерства финансов РК «Сарыарка»;
19)№ 1628 РГП на ПХВ «Акмолинская областная ветеринарная лаборатория»;
20) № 1629 Акмолинский областной филиал РГП на ПХВ «Центральная ветеринарная лаборатория»;
21) № 1630 Акмолинского областного филиала РГП на ПХВ «Республиканская ветеринарная лаборатория»;
22) № 1631 ГККП «Региональный центр переподготовки и повышения квалификации госслужащих»;
23) № 1632 ГУ «Департамент государственного архитектурно-строительного контроля и лицензирования по Акмолинской области Комитета по делам строительства и жилищно-коммунального хозяйства Министерства регионального развития Республики Казахстан»;
24) № 1633 «Аловягин Владимир Иосифович — врач офтальмолог высшей категории, отличник здравоохранения, заслуженный врач Казахской ССР, персональный пенсионер РК, ветеран труда»;
25) № 1634 ГУ «Акмолинское областное территориальное управление земельными ресурсами Агентства РК по управлению земельными ресурсами»;
26) № 1635 «Кокчетавский областной межсоюзный дом самодеятельного творчества».
27) № 1636 ГУ «Управление комитета транспортного контроля по Акмолинской области»;
28) № 1637 ГУ «Межрегиональная инспекция транспортного контроля «Солтүстiк» по Акмолинской, Костанайской и Северо-Казахстанской областям — в г. Кокшетау».
Продолжена работа по переработке описей фонда № П-25 «Целиноградский райком Компартии Казахстана», переработано 1019 ед.хр., в результате переработки остаток уменьшился на 14 ед.хр.
Создана коллекция первичных партийных организаций фонда № П-180 «Архивная коллекция документов первичных партийных организаций, предприятий и учреждений Астраханского района», в результате переработки остаток уменьшился на 111 ед.хр., объединено15 фондов, переработано 597 ед.хр.
Всего переработано 1616 ед.хр.
Проведена экспертиза ценности документов временного срока хранения, находящихся на государственном хранении 7 фондов, составлены акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в количестве — 345 ед.хр.:
- РГП «Уранликвидрудник» — 14 ед.хр.
- Костанайского подразделения ликвидационной комиссии АО «Наурыз Банк Казахстан» — 2 ед.хр.
- Акмолинского подразделения ликвидационной комиссии АО «Наурыз Банк Казахстан» — 18 ед.хр.
- Акмолинский филиал АО «Страховая компания Эко Полис» — 38 ед.хр.
- ГУ «Управление по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, организации предупреждения и ликвидации аварий и стихийных бедствий Акмолинской области» — 45 ед.хр.
- ГУ «Департамент по миграции по Акмолинской области» — 44 ед.хр.
- ГУ «Департамент по защите прав детей» — 27 ед.хр.
- ГУ «Департамент Агентства РК по делам государственной службы по Акмолинской области» — 157 ед.хр.
Продолжается работа по внесению фондов в программный комплекс «Архивный фонд» — внесено 189 фондов с № 1336 по № 1524.
Рассекречены документы фондов: № 270 «Управление по охране государственных тайн в печати и других средств массовой информации при Целиноградском исполкоме», № 1154 «Ленинский и Советский райисполкомы», № 1423 «Управление по статистике и анализу при акиме Кокшетауской области», № 1119 «Казахский филиал ВНИИЗ», № 1025 «Целиноградский областной суд», № 1046 «Отдел юстиции Целиноградского облисполкома». Всего рассекречено — 271 ед.хр.
По результатам рассекречивания в учетные документы внесены соответствующие изменения. Рассекреченные дела переданы на общее хранение по акту.
Документы рассекреченных фондов: № 1154 «Ленинский и Советский райисполкомы» — 38 ед.хр., № 1119 «Казахский филиал ВНИИЗ» — 15 ед.хр. будут переданы в государственный архив города Астаны по месту нахождения документов этих фондов.05 октября 2016 года проведен брифинг по организации сохранности документов.
В четвертом квартале текущего года проведена экспертиза ценности фотодокументов по истории Ассамблеи народа Казахстана Акмолинской области. На обработанные документы составлена опись № 2 дел постоянного хранения за 1988,1997,1999, 2005-2010 годы в количестве 27 ед.хр.
Завершена работа по набору описей в электронном формате Excel — 414660 ед.хр. За отчетный период работникам архива из архивохранилищ выдано — 7050 ед. хр.
Два раза в неделю осуществляется контроль за температурно-влажностным режимом с помощью контрольно-измерительных приборов, показания фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима.
Ежемесячно проводится дезинфекционная и дезинсекционная обработка архивохранилищ.
2.Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
В течение 2016 года работа отдела контроля за ведомственными архивами была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в областных структурах.
Разработаны и согласованы при плане 1 ЭПМК управления номенклатуры дел 3:
1. ГУ «Аппарат Акима Акмолинской области»;
2. Филиал РГП на ПХВ «Национальный центр экспертизы» Комитета по защите прав потребителей Министерства национальной экономики РК по Акмолинской области»;
3. Департамент «Центр по недвижимости» — филиал некоммерческого акционерного общества «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области».
Усовершенствованы и согласованы при плане 4 ЭПМК управления номенклатуры дел 24:
1. Акмолинский областной филиал АО «Народный Банк Казахстана»;
2. ГУ «Управление архитектуры и градостроительства Акмолинской области»;
3. КГУ «Музей литературы и искусства Управления культуры Акмолинской области»;
4. ГУ «Управление по инспекции труда Акмолинской области»;
5. ГУ «Управление молодежной политики Акмолинской области»;
6. ГУ «Управление по делам религии Акмолинской области»;
7. ГУ «Управление финансов Акмолинской области»;
8. ГУ «Акмолинский областной центр по профилактике и борьбе со СПИДом» Управления здравоохранения Акмолинской области»;
9. ГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора»;
10. КГУ «Кокшетауский технический институт Комитета по чрезвычайным ситуациям МВД РК»;
11. Акмолинская областная территориальная инспекция лесного хозяйства и животного мира Министерства сельского хозяйства РК;
12. Акмолинский филиал АО «Национальный центр экспертизы и сертификации»;
13. ГУ «Акмолинский департамент государственного имущества и приватизации»;
14. ГКП на ПХВ «Перинатальный центр при управлении здравоохранении Акмолинской области»;
15.Учебно-методический кабинет управления образования Акмолинской области;
16. Филиал РГП на ПХВ «Казгидромет» Министерства энергетики РК;
17. ГУ «Управление здравоохранения Акмолинской области»
18. ГУ «Управление Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры РК по Акмолинской области»;
19. ГУ «Управление энергетики и жилищно-коммунального хозяйства»
20. ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области»;
21. ГУ «Управление строительства Акмолинской области»;
22. ГУ «Управление пассажирского транспорта и автомобильных дорог Акм олинской области»;
23. РГКП «Центр судебной медицины»;
24. РГУ «Департамент внутреннего государственного аудита по Акмолинской области»;
25. РГУ «Департамент казначейства по Акмолинской области»;
26. ТОО «Ақмола — Тiршiлiк;
27. ГУ «Управление внутренней политики Акмолинской области»;
28. ГККП «Акмолинская областная филармония» при управлении культуры Акмолинской области;
29. ГУ «Управление по развитию языков Акмолинской области»;
30. Департамент «Центр по недвижимости — филиал некоммерческого акционерного общества «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области.
Дополнительно подготовлены и согласованы отделом 27 номенклатур дел учреждении и организации области.
Подготовлены и согласованы при плане 5 ЭПМК положения о ведомственном архиве и положения об экспертной комиссии на государственном и русском языках всего 21:
1. ГУ «Управление архитектуры и градостроительства Акмолинской области»;
2. ГУ «Управления по делам религии Акмолинской области»;
3. ГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора»;
4. АО Национальная компания «Қазақстан темiр жолы»;
5. ГУ «Департамент государственных доходов Акмолинской области»
6. ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области»;
7. КГУ «Кокшетауский технический институт Комитета по чрезвычайным ситуациям МВД РК»;
8. Акмолинская областная территориальная инспекция лесного хозяйства и животного мира Министерства сельского хозяйства РК;
9. Акмолинский филиал АО «Национальный центр экспертизы и сертификации»;
10. ГУ «Акмолинский департамент государственного имущества и приватизации»;
11. ГУ «Управление энергетики и жилищно-коммунального хозяйства»;
12. Учебно-методический кабинет управления образования Акмолинской области;
13. Филиал РГП на ПХВ «Казгидромет» Министерства энергетики РК;
14. Филиал РГП на ПХВ «Национальный центр экспертизы» Комитета по защите прав потребителей Министерства национальной экономики РК по Акмолинской области;
15. ГУ «Управление строительства Акмолинской области»;
16. Национальная компания «Казахстан темир жолы» Акмолинское отделени магистральной сети»;
17. ГУ «Управление Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры РК по Акмолинской области»;
18. РГКП «Центр судебной медицины»;
19. ГУ «Управление финансов Акмолинской области»;
20. ГУ «Управление по развитию языков Акмолинской области»;
21. РГУ «Департамент казначейства по Акмолинской области».
Подготовлены и согласованы отделом положения о ведомственном архиве и положения об экспертной комиссии на государственном и русском языках всего -2.
Подготовлены и согласованы ЭПМК управления правила по ведению делопроизводства на государственном и русском языках 7 при плане 5:
1. ГУ «Управление архитектуры и градостроительства Акмолинской области»;
2. ГУ «Акмолинская областная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора»;
3. Акмолинская областная территориальная инспекция лесного хозяйства и животного мира Министерства сельского хозяйства РК;
4. Акмолинский филиал АО «Национальный центр экспертизы и сертификации»;
5. Филиал РГП на ПХВ «Национальный центр экспертизы» Комитета по защите прав потребителей Министерства национальной экономики РК по Акмолинской области;
6. ГУ «Департамент Агентства РК по регулированию естественных монополий по Акмолинской области»;
7. ГУ «Управление энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Акмолинской области».
Подготовлены и согласованы отделом 16 правил по ведению делопроизводства на государственном и русском языках.
Также подготовлены и утверждены ЭПМК управления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению — 16.
Всего отделом проведено 4 семинара:
1.Семинар по теме «Составление номенклатуры дел организации в соответствии с новыми типовым перечнем» в сфере здравоохранения и СМИ, присутствовало 27 чел.
2. Руководителем отдела проведен внеплановый семинар- совещание в Акмолинском областном суде на тему «Научно техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу, и сдача описей на утверждения ЭПМК, прием документов на гос.хранение».
3. Семинар на тему «2014 жылғы мемлекеттiк жөне мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың жөне құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларының ерекшелiгi жөне 2015 жылғы тiзбе» 26 июля 2016 года в здании АО «Национальный центр повышения квалификации «Өрлеу» «Институту повышения квалификации педагогических работников образования по Акмолинской области» в сфере транспорта, социальной защиты и архитектуры, юстиции, прокуратуры, финансирования — ответственная архивист Тулеубаева М.
«Об изменениях, внесенных в Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях 2014 года и перечень 2015 года» 26 июля 2016 года в здании АО «Национальный центр повышения квалификации «Өрлеу» «Институту повышения квалификации педагогических работников образования по Акмолинской области» в сфере транспорта, социальной защиты и архитектуры, юстиции, прокуратуры, финансиролвания — ответственная Тасмаганбетова А. А.
4. Семинар на тему «Порядок формирования и оформления дел, оперативного хранения документов и передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив» — ответственная Тасмаганбетова А. А.
26.07.2016 года отделом подготовлен телесюжет по вышеуказанным семинарам.
Завершена работа по паспортизации документов, составлен сводный паспорт источников комплектования.
Подготовлено и утверждено ЭПМК 11 материалов по видеодокументам при плане 10.
Подготовлено и утверждено ЭПМК 105 ед.хр. фотодокументов при плане 25.
Подготовлено отделом и утверждены ЭПМК описи 4 личного происхождения:
1.«Абуова Латипа Негметовна — ветеран труда» в количестве 26 ед.хр., 73 документа;
2. «Өтепбергенов Дәкен Қалиұлы — алғашқы тың игерушi, еңбек ардагерi, тыл еңбеккерi» — 25 ед.хр., 36 документа;
3. «Матросов Геннадий Николаевич — комсомольский, партийный, советский работник, общественный, политический деятель» — 51 ед.хр., 125 документа;
4. «Аловягин Владимир Иосифович — врач офтальмолог высшей категории, отличник здравоохранения, заслуженный врач Казахской ССР, персональный пенсионер Республики Казахстан, ветеран труда» — 25 ед.хр., 50 документов.
Всего 127 ед.хр. 284 документа при плане 50 ед.хр.
Отделом проводилась работа по подготовке к международному дню архивов, также отдел принял участие в подготовке к конкурсу «Лучший архивист». Участвовали в конкурсе «Қазақ тiлi — Қазақстанның болашағы».
Проводилась работа в качестве эксперта, при этом проверено на ЭПМК 95 документов.
Также отделом оказана помощь отделу обеспечения сохранности и госучета документов внесены в программу EXELL 35 тыс. заголовков дел.
Руководителем отдела ведется работа и с секретными документами.
3.Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
В 2016 году отделом информации и использования документов были выполнены следующие работы.
Проведено 5 выставок.
К 55-летию освоения космоса совместно с отделом информационных технологий подготовлена и размещена на сайте облгосархива виртуальная выставка (1) «Степная гавань». В экспозиционный план включены архивные фотографии, запечатлевшие пребывание на нашей земле космонавтов, документы, среди которых телеграмма Юрия Гагарина труженикам Целинного края, присланная к годовщине своего первого полета в космос, газетные публикации.
Ко Дню Победы в Великой Отечественной войне по традиции была развернута архивная выставка (2). Новая экспозиция «И в тылу, и на фронте» рассказала о вкладе жителей нашего региона в победу. В экспозиционный план вошло 54 экспоната, среди них ряд новых документов, выявленные в ходе исследовательской работы, фотодокументы об истории Макинского завода поршневых колец, эвакуированном в годы войны в Акмолинскую область, переданные краеведами Буландынского района. Впервые был представлен сборник документов «Война. Победа. Память», подготовленный архивистами к 70-летию Победы.
На открытии выставки «И в тылу, и на фронте», посвященной 71-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне. 05.05.2016
В связи с празднованием Международного Дня архивов государственный архив Акмолинской области подготовил выставку (3) «Листая страницы истории…». В экспозицию вошли документы, отражающие наиболее важные и интересные события, явления, факты истории региона. Документы отбирались с точки зрения информационной насыщенности, культурной и научной ценности. Выставка объединила 47 экспонатов. 10 июня выставка была развернута в здании казахского музыкально-драматического театра.
В сентябре подготовлена выставка (4) архивных документов «По следам великого Шокана», посвященная 90-летию со дня рождения К. Б. Балахметова, ветерана педагогического труда, Министра просвещения Казахской ССР, председателя Детского фонда Республики Казахстан. Основу экспозиции составили документы фонда личного происхождения К. Балахметова, которые отразили основные этапы его трудовой и общественной деятельности, так же использовались документы фонда «Кокчетавский обком партии». Выставка объединила 44 экспоната.
К 25-летию Независимости Республики Казахстан подготовлена постоянно действующая выставка (5) «Акмолинская область в архивных документах». Цель выставки — в рамках одной архивной экспозиции показать основные этапы истории региона, отразившиеся в документах областного архива. Хронологический период середина 18 века и по наши дни. Выставка состоит из 6 разделов: 1. Акмолинская область до революции; 2. 1918-1940-е годы; 3. Годы Великой Отечественной войны; 4. Освоение целинных и залежных земель (1954-60-е годы);5. Регион в 60-е- 80-е годы; 6. Годы независимости. Выставка объединила около 300 экспонатов, среди них документы на бумажной основе, фотодокументы, карты, книги.
Продолжилась работа по публикациям в средствах массовой информации статей работников архива, подготовлено 25 статей. В журнале № 4/2015 «Известия национального центра археографии и источниковедения» опубликована статья (1) «Қазақстан мұрағаттары» к 20-летию Ассамблеи народа Казахстана (автор Салык Г.). В газете «Степной маяк» от 24.03.2015 вышла статья (2) «Степной Армагеддон» к 95-лети крестьянского восстания против большевиков 1921 года (автор Полёткина О.); в газете «Акмолинская правда» от 16.04.2016 опубликована статья (3) «В архивах отражение эпохи», рассказывающая о работе облгосархива по собиранию, хранению и использованию документов (автор Салык Г.). В газете «Степной маяк» вышли публикации: статья (4) «Солдат тыла» (05.04.2016), посвященная 100-летию Кантарбаева Т. К, советского, партийного работника, в годы войны 1-го секретаря Кокчетавского райкома партии, статья (5) «О днях боевых и трудовых» (19.04.2016), рассказывающая об участии наших земляков в Великой Отечественной войне, заметка (6) «Состоялось открытие выставки» (10.05.2016) о выставке облгосархива «И в тылу, и на фронте»; в газете «Арка ажары» от 07.05.2016 вышла статья (7) «Тыл тынным таппады», автор публикаций — Г. Салык. В газете «Курс» от 26.05.2016 опубликована статья (8) «Жизнь в Акмолинской губернии в 20-х годах прошлого века», рассказывающая о голоде 20-х годов (автор А. Шарипов). Ко дню памяти жертв политических репрессий в газете «Акмолинская правда» от 31.05.2016 вышла статья (9) «О чем говорят архивы», рассказывающая о польской диаспоре, высланной в наш регион в 1936 году (автор К. Узакпаева); в газете «Акмолинская правда» статья (10) «Жизнь его — и стойкости, и верности пример» о У. Жумабаеве, репрессированном в 30-е годы (автор Г. Салык). К 90-летию ветерана педагогического труда, бывшего Министра Каз. ССР К. Балахметова опубликована статья (11), рассказывающая о документах фонда личного происхождения (газета «Курс», автор К. Узакпаева). В связи с Международным Днем архивов в газете «Акмолинская правда» от 09.06.2016 опубликовано интервью с руководителем облгосархива (статья 12), 28.06.2016, в этой же газете вышли статьи от 26.06.2016 «В тренде эффективность» (13) о работе архива с запросами, оказываемыми в рамках госуслуги «Выдача архивных справок» и другими обращениями граждан, 02.07.2016, «О 106-й кавалерийской дивизии» (14). В газете «Степной маяк» от 05.07.2016 издана статья (15) «В назидание вслед идущим» о заслуженных женщинах области. В газете «Курс» от 11.08.2016 и 28.08.2016 опубликованы статьи (16, 17) «История всегда с нами» к 100-летию восстания А. Иманова (автор Г. Салык) и «Ученый, гражданин и патриот» к 85-летию академика Госсена (автор А. Тасмаганбетова). В газете «Степной маяк» от 28.08.2016 опубликована статья (18) «Выиграть в молодости — не проиграть в старости» о ветеране войны и труда Б. Жумагалиеве. В журнале «Архивы Казахстана» издана статья (19) «Редкие издания и книги о прошлом в архиве Акмолинской области». В газете «Курс» от 06.10.2016 опубликована статья (20) «Золотой фонд истории Акмолинской области» о документах по Великой Отечественной войне (автор Г. Салык). В газете «Акмолинская правда» от 11.10.2016 корреспондентом М. Нурсеитовым подготовлена статья (21) «О Чапаеве, Сталине и 106-й кавалерийской дивизии», рассказывающая о брифинге облгосархива по сохранности документов и новой выставке «По следам великого Шокана». В газете «Степной маяк» от 13.10.2016 вышла статья (22) «Страницы лет перебирая» об истории Акмолинской глазной больницы. В газете «Курс» опубликована статья (23) «Как это было. Первые кооперативы» об истории кооперативов в области, автор статей — Г. Салык. «Там, где хранится история» — интернет версия газеты «Акмолинская правда» от 12.12.2016 (Г. Салык) (24), в газете «Курс» статья (25) «Прикосновение к истории.. к 25- летию независимости (Г. Салык).
На телеканале выходили сюжеты, пропагандирующие документы о деятельности архива. 06.05.2016 сюжет (1) об архивной выставке, посвященной 71-й годовщине Победы; 13.05.2016 сюжет (2) о семинаре, проведенном в ЦОН № 2 о государственной услуге «Выдача архивных справок». На торжественном мероприятии, посвященном Международному Дню архивов, руководитель облгосархива дала интервью телекорреспонденту, которое вышло в эфир 13.06.2016 (сюжет 3). 06.10.2016 вышел телесюжет (4) о брифинге по сохранности документов и архивной выставке облгосархива. Подготовлен к эфиру телесюжет (5) о Кантарбаеве Ташкенбае Кантарбаевиче — советском, партийном работнике к 110- летию со дня рождения.
Было проведено 6 экскурсий: по архивной выставке «И в тылу, и на фронте» (1, 2), по выездной выставке «Листая страницы истории» (3), по архивной выставке «По следам великого Шокана» (4), обзорные экскурсии по архиву, состоявшихся 08.06.2016 (5), 08.12.2016 (6).
В организациях областного центра прочитано 5 уроков-лекций. Накануне дня Победы в школе № 2 с. Красный Яр для учащихся 8-х-10-х классов проведены 4 урока «Акмолинская область в годы Великой Отечественной войны». В ходе уроков применялась интерактивная доска, было продемонстрировано 23 документа, 33 слайда.
Архивист отдела информации и использования документов Н. Кукушева проводит урок «Акмолинская область в годы Великой Отечественной войны». 27.04.2016
Перед студентами специальности «Библиотечное дело» филологического факультета университета им. Ш. Уалиханова 09.12.2016 выступили с лекцией (5) «Библиотечный фонд государственного архива Акмолинской области».
К 25-летию Независимости и 10-летию открытия государственного архива Акмолинской области в г. Кокшетау 14.12.2016 проведен День открытых дверей.
Его посетителями стали студенты института экономики и менеджмента, курсанты военно-технической школы, специалисты ведомств. Посетители узнали о содержании архивных фондов, познакомились с основными направлениями работы, посетили хранилища, узнали, как с помощью современных технологий сберегаются документы. Для специалистов, ответственных за работу ведомственных архивов организаций — источников комплектования, был проведен мастер-класс по технической обработке документов.
В целях повышения качества государственной услуги «Выдача архивных справок» работники отдела информации и использования документов провели 4 семинара-совещания в Центрах обслуживания населения. Такие семинары состоялись 17.02.2016 в ЦОНе № 1, 25.04.2016 в ЦОН № 2, 27.10.2016 в ЦОНе № 1, 21.11.2016 в ЦОНе № 2. На заседаниях рассматривались возможности увеличения числа запросов через Центры обслуживания населения, через портал электронного правительства. Была разработана и роздана сотрудникам центров «Памятка о местонахождении архивных документов в госорганах областного центра», обсуждались актуальные вопросы взаимодействия. В семинарах принимали участие руководители облгосархива и центров.
В Акмолинскую областную больницу направлено информационное письмо (1), рассказывающее об истории возникновения Кокшетауской офтальмологической больницы, которая была открыта 90 лет назад как трахоматозная больница.
Подготовлен Календарь знаменательных и памятных дат на 2017-2018 годы, Календарь знаменательных и памятных дат на 2019-2020 годы.
Велась работа над созданием именного каталога номенклатурных работников Целиноградского обкома партии, заведено 1066 карточек.
На 20.12.2016 исполнено 1697 запроса от физических и юридических лиц социально-правового, тематического и генеалогического характера. Из них: социально-правового — 1534, в том числе через ЦОН — 486, через ПЭП — 424; запросов тематического –135, генеалогического — 28.
Кроме того, от центральных государственных органов, загранучреждений, местных исполнительных органов поступило 946 запросов.
Социально-правового характера: положительных — 502; отрицательных — 234;
непрофильных — 795.
Тематического характера: положительных — 89; отрицательных — 30;
непрофильных — 16.
Генеалогического характера: положительных — 10; отрицательных — 15;
непрофильных — 3.
Запросы центральных государственных органов, загранучреждений, местных исполнительных органов: положительных — 110; отрицательных — 106;
непрофильных — 730.
В читальном зале оформлено 58 исследователей, зарегистрировано 152 посещений, выдано 810 единиц хранения, сделано 152 копий. Темы исследовательских работ: «Система образования Акмолинской области за 1920-1997 годы», «Социально-экономическое положение в 20-е годы», о репрессиях народов и их переселении в Северный Казахстан», «Экономические мероприятия советской власти в казахском ауле», «Голод в Северном Казахстане в 1921-1923 годы», «Освоение целины в Северном Казахстане», история населенных пунктов, генеалогические, биографические и другие исследования.
4. Отдел информационных технологий
Отделом информационных технологий за 2016 год была проведена следующая работа:
Сканирование документов составило 708 ед.хр. 89349 листов;
Установка актуальных обновлений программного обеспечения — 40;
Подшивка дел — 708 ед.хр. — 89349 листов;
Сканирование и обработка по заказу сотрудников и посетителей — 2764 листов;
Пополнение БД «Ветеран труда» — 720 фамилий ;
Исследование документов для выставки «История архива Акмолинской области», а также для сборника «История организации и учреждении Акмолинской области».
Сбор документов для статьи «Голод в Акмолинской области (1921-1922)» — 35 листов;
Подготовлен к выпуску биографический сборник «Первые руководители Акмолинской области»
Перевод изображения с помощью программы Adobe Reader в текст формата doc и docx — 200 листов;
Были проведены консультации сотрудников по работе в программе MS Excel;
Ремонт компьютеров составило — 22 шт;
Дизайн и оформление выставок, книг — 10;
Поздравительные открытки и дизайн — 73 листов;
Произведена запись на пленку всего — 20 рулонов.
Внесено отделом данных описи в MS Excel — 17340 заголовков, также сотрудниками проведен сбор и соединение отпечатанных описей дел работниками архива.
4.Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
За отчетный период продолжена работа по своевременному информированию работников государственного архива о передовом опыте работы в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Введены новые правила, проводятся занятия по изучению типовых правил. Делопроизводство в областном архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
На курсах повышения квалификации прошли обучение руководитель архива Салык Г. Д., главный бухгалтер Нарымбаева А. А., архивист отдела контроля за ведомственными архивами Тулеубаева М. Б.
За 2016 год подготовлены 46 аутентичных приказов по основной деятельности, 87 — по личному составу, 46 приказа — о предоставлении отпусков, 53 — по финансово-хозяйственным вопросам, дисциплинарных взысканий.
Проведено 15 заседаний комиссии по исчислению стажа работы по специальности, оформлены протоколы.
Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
Руководитель архива Г. Салык
