08 февраля 1993 года решением Кокшетауской городской администрации № 60а был создан архив Кокшетауской городской администрации.
Согласно Указу Президента Республики Казахстан от 03 мая 1997 года «О дальнейших мерах по совершенствованию административно-территориального устройства Республики Казахстан» была упразднена Кокше-тауская область, соответственно ликвидирован Государственный архив Кокшета-уской области, на его базе создан Кокшетауский филиал Северо-Казахстанского областного государственного архива. Последующая оптимизация структуры ар-хивных учреждений области и централизация вопросов управления документа-цией в г. Кокшетау проведена на основании решения акима Северо-Казахстанской области от 10 февраля 1998 года № 37, в соответствии с которым был ликвидирован Кокшетауский филиал Северо-Казахстанского об-ластного государственного архива, архив Кокшетауской городской администра-ции распоряжением акима г. Кокшетау от 18 февраля 1998 года № 1-44р пре-образован в государственное учреждение (ГУ) «Государственный архив г. Кокшетау» и ему переданы все фонды, находящиеся на хранении в филиале.
Согласно свидетельству о государственной перерегистрации юридического лица от 18 мая 2001 года госархив г. Кокшетау стал именоваться как ГУ «Госу-дарственный архив города Кокшетау».
В дальнейшем ГУ «Государственный архив города Кокшетау» было пере-именовано постановлениями акимата Акмолинской области от 17 февраля 2005 года № А-3/52 в ГУ «Государственный архив города Кокшетау» отдела архи-вов и документации Акмолинской области и от 08 мая 2008 года № А-4/170 в ГУ «Государственный архив города Кокшетау» управления архивов и документации Акмолинской области.
В целях улучшения организации работы госархива в его структуре в 2004-2005 годах образованы 3 отдела: отдел обеспечения сохранности и государ-ственного учета документов, отдел контроля за ведомственными архивами, отдел информации и использования документов.
По состоянию на 01.01.2016 в госархиве числится 481 фонд, на госхране-нии находится 115119 единиц хранения, из них управленческой документации постоянного хранения — 56571, долговременного и временного — 3187, по лично-му составу — 41869, личного происхождения — 2593, фотодокументов — 10850, фоно — 33, кино — 14, видео — 2.
Госархив хранит документы учреждений, организаций и предприятий г. Кокшетау за 1858-2015 годы, которые являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и входят в состав Национального ар-хивного фонда Республики Казахстан.
Наиболее ценными и интересными в числе документов, представляющих дореволюционный период с 1858 по 1917 годы, являются метрические книги Ге-оргиевской и Михаило-Архангельской церквей, содержащие сведения о реги-страции церковных таинств крещения, венчания, погребения.
Документы советского времени с 1917 по 1991 годы отражают развитие в г. Кокшетау всех отраслей народного хозяйства, культурное строительство, по-мощь трудящихся фронту в годы Великой Отечественной войны, возникновение новых отраслей промышленности, строительство заводов, достижения в сельско-хозяйственном производстве.
Среди документов, созданных в первые годы независимости нашей страны, более значимыми являются документы структур вновь образованных органов: представительного — маслихата и исполнительно-распорядительного — аппарата акима, которые содержат сведения о социально-экономическом развитии, бюдже-те, деятельности учреждений образования, здравоохранения, культуры города, празднования юбилеев писателей, видных государственных, общественных дея-телей, исторических событий и знаменательных дат.
Велико значение в сохранении истории документов личного происхожде-ния, ведь история города и региона также отражается и в личных документах участников и очевидцев событий. Личные фонды известных, заслуженных людей, наших земляков характеризуют документы, за каждым из которых — судьба чело-века, внесшего вклад в развитие той или иной отрасли народного хозяйства, науки, культуры нашего города и региона. В госархиве имеются коллекции до-кументов заслуженных учителей Казахской ССР, участников войны в Афгани-стане, документов лиц, репрессированных в 1930-1950 годы, фонды личного происхождения общественных и государственных деятелей Ауельбекова Е. Н., Досова А. И., Красноперова Е. П., Лиховидова Ф.Ф., Темирбекова З. М., Шуата-евой З. К., акына-импровизатора, заслуженного работника культуры Казахской ССР Асайынова М. М., Первого почетного гражданина г. Кокшетау Абулкасы-мова М. А., заслуженного деятеля искусств Куклинского Я. А., писателей Бого-вицкого В. М., Салахова И. Н., Терещука В. А., кандидата искусствоведения, члена Союза композиторов Казахстана, этномузыковеда Байтеновой Г. Е., участ-ников Великой Отечественной войны Демченко С. Т., Ипаткина Ф. С., Лукьянова Н. В., Мурзахметова К. и многих др.
История отражается не только в официальной управленческой документа-ции, но и в фотографиях. Находящаяся на хранении в госархиве и являющаяся его особой гордостью коллекция фотодокументов по истории города Кокшетау представлена 10528 фотодокументами за 1910-2015 годы, каждый из которых интересен по-своему. Фотодокументы запечатлели пребывание в наш город вид-ных государственных и общественных деятелей нашей страны, бывшего Совет-ского Союза, летчиков-космонавтов, панорамы улиц, отдельные здания, памят-ники в разные годы в истории города. Имеются групповые снимки слушателей различных курсов, делегатов и участников партийных конференций, съездов, пе-редовиков производства и др.
Из кинодокументов на хранении в госархиве находится записанный на ки-ностудии «Ленфильм» в 1984 году документальный фильм «Алжир» — повество-вание о трагической судьбе жен, чьи мужья были репрессированы, о женщинах, испытавших жестокость, насилие и унижение в Акмолинском лагере жен измен-ников родины во время тоталитарного сталинского режима.
Также госархив хранит документы по личному составу ликвидированных учреждений, предприятий и организаций г. Кокшетау.
В госархиве имеется научно-справочная библиотека, которая располагает журнальными и газетными фондами. Последние, представленные хронологиче-скими рамками с 1920 по 2015 годы, содержат подшивки газет, в которых отра-жены важные события для нашего города в историческом плане. В их числе газе-ты: «Красный пахарь», раскрывающая историю города с 20-х годов прошлого столетия, «Колхоз жолы», «Колхозный путь», «Көкшетау правдасы», «Сталин-ское знамя», освещающие события военных лет, свидетельствующие о героиче-ском труде тружеников тыла и всенародной помощи фронту, «Кокчетавская правда», рассказывающая о героических подвигах первоцелинников. Каждая страница этих газет по-своему уникальна, а некоторые поистине бесценны, например, номер от 9 мая 1945 года с актом о военной капитуляции Германии и Указом Президиума Верховного Совета СССР «Об объявлении 9 мая праздни-ком Победы».
Для оперативного поиска архивных фондов и документов, а также в целях наиболее эффективного использования содержащейся в них информации в госар-хиве созданы межфондовые архивные справочники — путеводитель, систематиче-ский каталог. Кроме того, подготовлен межведомственный архивный справочник документов по личному составу учреждений и организаций г. Кокшетау, также госархив работает и над повышением качества использования научно-справочного аппарата — занимается усовершенствованием и переработкой описей и др.
Внедрение современных автоматизированных архивных технологий позво-лило создать в госархиве базу данных о завещаниях и наследственных делах, а также программного комплекса «Архивный фонд».
В целях обеспечения сохранности, улучшения физического состояния доку-ментов, находящихся на госхранении, архивом постоянно проводится работа по проверке наличия и состояния документов, реставрации, подшивке, восстановле-нию затухающего текста, выявлению особо ценных документов и т. д.
Госархивом ведется работа с ведомственными архивами. Сотрудниками госархива оказывается методическая, консультативная и практическая помощь, осуществляется контроль за организацией документов в делопроизводстве учре-ждений, организаций и предприятий города: усовершенствуются номенклатуры дел, положения о ведомственном архиве и об экспертной комиссии организаций — источников комплектования госархива города, проводятся с ними семинары и др.
Документальное богатство Государственного архива г. Кокшетау активно используются в научных, народнохозяйственных и других целях. На основе документов госархива подготовлены, являющиеся большим подспорьем в прак-тической работе архивистов, имеющие познавательное значение для широкого круга читателей, следующие справочно-информационные издания, посвященные: 180-летнему юбилею города и изданная в г. Алматы издательством «Балалар әдебиетi» — фотолетопись «Кокшетау: люди, события, достопримечательности» (2004), юбилею госархива — брошюра «Государственному архиву города Кокше-тау — 15 лет» (2008), 65-летию Великой Победы — сборник статей «Ради жизни на земле» (2010), 20-летию Независимости нашей страны — мультимедийное издание «Кокшетау. Годы Независимости» (2011) и др. Ретроспективная информация, ко-пии архивных документов госархива активно используются при составлении альманахов, выпускаемых Управлением архивов и документации Акмолинской области, подготовке различных изданий учреждениями и организациями города.
Документы госархива изучаются и используются исследователями при под-готовке научных трудов, дипломных, курсовых работ, рефератов и др.
На основе документов госархива исполняются запросы социально-правового и тематического характеров, поступающие от физических и юридических лиц.
В последнее время их количество неуклонно растет и составляет более 3000 запросов в год.
