1993 жылғы 08 ақпанда № 60а Көкшетау қалалық әкiмшiлiгiнiң шешiмiмен Көкшетау қалалық әкiмшiлiгiнiң архивi құрылған болатын.
«Қазақстан Республикасының әкiмшiлiк-аумақтық құрылымдарын бiрыңғайлау бойынша iс-шараларды жалғастыру жөнiндегi» Қазақстан Республикасы Президентiнiң 1997 жылғы 03 мамырдағы жарлығына сәйкес Көкшетау облысы жойылып, тиiсiнше Көкшетау облысының мемлекеттiк архивi таратылды да, оның орнына Солтүстiк Қазақстан облысы мемлекеттiк архивiнiң Көкшетау филиалы құрылды. Облыстың архив мекемелерiнiң құрылымы мен Көкшетау қаласындағы құжаттамаларды басқару мәселелерiн орталықтандыруды әрi қарай бiрыңғайлау Солтүстiк Қазақстан облысы әкiмiнiң 1998 жылғы 10 ақпандағы № 37 шешiмiнiң негiзiнде өткiзiлiп, оған сәйкес Солтүстiк Қазақстан облыстық мемлекеттiк архивiнiң Көкшетау филиалы таратылды да, Көкшетау қаласы әкiмшiлiгiнiң архивi Көкшетау қаласы әкiмiнiң 1998 жылғы 18 ақпандағы № 1-44ө өкiмiмен «Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi» мемлекеттiк мекемесiне (ММ) өзгертiлдi және оған филиалда сақталуда жатқан барлық қорлар тапсырылды.
Заңды тұлғаны мемлекеттiк қайта тiркеу туралы 2001 жылғы 18 мамырдағы куәлiкке сәйкес, Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi «Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi» ММ деп аталатын болды.
Мұнан былай «Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi» ММ Ақмола облысы әкiмдiгiнiң 2015 жылғы 17 ақпандағы № А-3/52 қаулысымен Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар бөлiмiнiң «Көкшетау қаласының мемлекеттiк архивi» ММ және 2008 жылғы 08 мамырдағы № А-4/170 қаулысымен Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасының «Көкшетау қаласының мемлекеттiк мұрағаты» ММ болып қайта аталды.
Мемлекеттiк архив жұмысын ұйымдастыруды жасқарту мақсатында оның құрылымында 2004-2005 жылдары 3 бөлiм құрылды: құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мен мемлекеттiк есепке алу бөлiмi, ведомстволық архивтердi бақылау бөлiмi, ақпарат және құжаттарды пайдалану бөлiмi.
01.01.2016 жағдайына мемлекеттiк архивте 481 қор есепте тұр, мемлекеттiк сақтауда 115119 сақтау бiрлiгi бар, олардың iшiнде тұрақты сақтаудағы басқарушылық құжаттамасы — 56571, ұзақ уақыт және уақытша — 3187, жеке құрамы бойынша — 41869, жеке шығу тегi — 2593, фотоқұжаттар — 10850, фоно — 33, кино — 14, бейне — 2.
Мемлекеттiк архив Көкшетау қаласының мекемелерi, ұйымдары мен кәсiпорындарының 1858-2011 жылдардағы Қазақстан халқының мәдени-тарихи мұрасының бөлiгi болып табылатын және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетiң құжаттарын сақтайды.
1858 жылдан 1917 жылға дейiнгi революциялық кезеңге дейiнгi мерзiмдi ұсынатын құжаттар арасында шоқындыру, неке қию, жерлеудiң шiркеулiк құпияларын тiркеу туралы мәлiметтер бар, Георгиевский және Михайло-Архангельский шiркеулерiнiң метрикалық кiтаптары аса құнды және қызықты болып табылады.
1917 жылдан 1991 жылға дейiн кеңестiк кезеңнiң құжаттары Көкшетау қаласындағы халық шаруашылығының барлық салаларының дамуын, мәдени құрылысты, Ұлы Отан соғысы жылдары еңбекшiлердiң майданға көмегiн, өндiрiстiң жаңа салаларының пайда болуын, зауыттардың құрылуын, ауылшаруашылық өндiрiсiндегi жетiстiктердi көрсетедi.
Елiмiздiң тәуелсiздiгiнiң алғашқы жылдарында құрылған құжаттар арасында, аса маңызды болып жаңадан құрылған органдардың құрылымдарының құжаттары болып табылады: қаланың бiлiм, денсаулық сақтау, мәдениет мекемелерiнiң қызметi, әлеуметтiк-экономикалық дамуы, бюджетi, жазушылардың, көрнектi қоғам, мемлекет қайраткерлерi, тарихи оқиғалар мен атаулы күндердi тойлау жөнiндегi мәлiметтерi бар әкiм аппаратының өкiлдiк-мәслихаты және орындаушы-басқарушы аппараты.
Жеке шығу тегi құжаттарының тарихын сақтаудың орны бөлек, өйткенi қала мен өңiр тарихы оқиғаларды көзiмен көргендердiң жеке құжаттарында бейнеленедi. Атақты, еңбегi сiңген адамдардың, бiздiң жерлестерiмiздiң жеке қорлары -43р3м3з бен қаламыздың халық шаруашылығының әр саласына, ғылымына, мәдениетiне өзiндiк үлес қосқандардың тағдырын көрсетедi. Мемлекеттiк архивте Қазақ КСР еңбек сiңiрген ұстаздарының, Ауғанстан соғысына қатысқандардың, 1930-1950 жылдары жазаланған тұлғалардың құжаттар топтамалары, қоғам және мемлекет қызметкерлерi Е.Н. Әуелбековтiң, А.И. Досовтың, Е.П. Красноперовтың, Ф.Ф. Лиховидовтың, З.М. Темiрбековтiң, З.К. Шуатаеваның, суырып салма ақын, Қазақ КСР мәдениетiнiң еңбек сiңiрген қызметкерi М.М. Асайыновтың, Көкшетау қаласының Тұңғыш құрметтi азаматы М.А. Әбiлқасымовтың, еңбек сiңiрген өнер қызметкерi Я.А. Куклинскийдiң, жазушылар В.М. Боговицкийдiң, И.Н. Салаховтың, В.А. Терещуктың, өнертану кандидаты, Қазақстан композиторлары одағының мүшесi, этномузыка танушы Г.Е. Байтенованың, Ұлы Отан соғысының қатысушылары С.Т. Демченконың, Ф.С. Ипаткиннiң, Н.В. Лукьяновтың, К. Мырзахметовтың және т. б. жеке шығу тектiк қорлары бар.
Тарих тек қана ресми басқару құжаттарында ғана емес, сондай-ақ фотоқұжаттарда да бейнеленедi. Мемлекеттiк архив сақтауында жатқан және оның айрықша мақтанышы болып табылатын Көкшетау қаласының тарихы бойынша фотоқұжаттар топтамасы 1910-2015 жылдардағы әрқайсысы өзiнше ерекше 10528 фотоқұжат ретiнде ұсынылған. Фотоқұжаттарда қаламызға келген елiмiздiң, бұрынғы Кеңес Одағының көрнектi мемлекет және қоғам қайраткерлерi, ұшқыш-ғарышкерлер, көшелердiң келбетi, жеке ғимараттар, қала тарихының әр жылдарындағы ескерткiштерi көрсетiлген. Әртүрлi курстардың тыңдаушылары, партия конференцияларының, съездердiң делегаттары мен қатысушылары, өндiрiс озаттары және т. б. топтасып түскен суреттерi бар.
Мемлекеттiк мұрағаттың сақтауында киноқұжаттардың iшiнде 1984 жылғы «Ленфильм» киностудиясында түсiрiлген «Алжир» деректi фильмi жатыр — тоталитарлық сталиндiк тәртiп кезiнде күйеулерi жазаланған әйелдердiң қайғылы тағдыры, отанына опасыздық жасаушылар әйелдерiнiң Ақмола лагерiнде қиянат пен жантүршiгерлiк азап шеккен әйелдер туралы әңгiме.
Сондай-ақ мемлекеттiк архив Көкшетау қаласының таратылған мекемелерi, кәсiпорындары мен ұйымдарының жеке құрамы бойынша құжаттарын сақтайды.
Мемлекеттiк архивте журнал мен газет қорлары орналасқан ғылыми-анықтамалық кiтапхана бар. 1920 жылдан 2015 жылға дейiн хронологиялық шеңберде көрсетiлген бiздiң қала үшiн тарихи маңыздылығы бар айтарлықтай жағдайларды көрсететiн газет жинағын құрайды. Олардың iшiнде өткен ғасырдың 20-жылдарынан қала тарихын ашатын «Красный пахарь»; тыл еңбеккерлерiнiң және халықтың майданға көрсеткен көмегiн куәландыратын, соғыс жылдарындағы жағдайларды жарыққа шығаратын «Колхоз жолы», «Колхозный путь», «Көкшетау правдасы», «Сталинское знамя» газеттерi, алғашқы тың көтерушiлердiң ерлiгi жайында әңгiмелеген «Кокчетавская правда» газетi. Бұл газеттердiң әр бетi өзiнше ерекше, ал кейбiрi — шынымен-ақ баға жетпес құнды, мысалы, Германияның соғыс капитуляциясы актiсi мен «9 мамырды Жеңiс мерекесi деп жариялауы жайындағы» КСРО Жоғары Кеңесi Президиумының Жарлығы бар 1945 жылғы 9-мамырдағы номерi.
Архив қорлары мен құжаттарын жедел iздеу үшiн, сонымен бiрге олардағы ақпаратты тиiмдi пайдалану мақсатында мемлекеттiк архивте қораралық архив анықтамалықтары — жолсiлтеме, жүйелiк каталог құрылған. Бұдан басқа, Көкшетау қаласының мекемелерi мен ұйымдарының жеке құрамы бойынша құжаттарының ведомствоаралық архивтiк анықтамалық дайындалды, сонымен бiрге мемлекеттiк архив ғылыми-анықтамалық аппаратты пайдалану сапасын арттырумен де жұмыс жасайды — тiзiмдемелердi жетiлдiру мен қайта өңдеумен айналысады және т. б.
Заманауи автоматтандырылған архивтiк технологияларды енгiзу мемлекеттiк архивте өсиетнама мен мұрагерлiк iстер жөнiнде, сонымен қатар «Архив қорының» кешендi бағдарламасының мәлiметтер базасын жасауға мүмкiндiк бердi.
Мемлекеттiк сақтаудағы құжаттардың табиғи жағдайын жақсарту, сақтауды қамтамасыз ету мақсатында мемлекеттiк архивте құжаттардың есебi мен жағдайын тексеру, өңдеу, тiгу, картондау, өңi кеткен мәтiндердi қалпына келтiру, аса құнды құжаттарды анықтау, есептегi құжаттардың топтамасын тексеру сияқты жұмыстар үздiксiз өткiзiлiп тұрады.
Мемлекеттiк архив ведомстволық архивтермен жұмыс жүргiзедi. Мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен қала мекемелерi, ұйымдары мен кәсiпорындарының iс жүргiзуiнде әдiстемелiк, сабағаттық және тәжiрибелiк көмек көрсетiледi, құжаттарды ұйымдастыруына бақылау жүргiзiледi: iстер номенклатуралары, ведомстволық архив пен сараптамалық комиссия туралы ережелерi жетiлдiрiледi, олармен семинарлар өткiзiледi және т.б.
Көкшетау қаласы мемлекеттiк архивiнiң деректi байлығы ғылыми, халық шаруашылық және басқа мақсаттарда белсендi пайдаланылады. Мемлекеттiк архив құжаттары негiзiнде, мұрағатшылардың тәжiрибелiк жұмысында үлкен демеу болып табылатын, оқырмандардың көптiгi үшiн танымдық мағынасы бар, келесi анықтамалық-ақпараттық басылымдар: қаланың 180 жылдық мерейтойына және «Балалар әдебиетi» баспасымен Алматы қаласында жарық көрген — «Көкшетау: адамдар, оқиғалар, көрiктi жерлер» (2004) фотошежiресi, мемлекеттiк архив мерейтойына — «Көкшетау қаласының мемлекеттiк мұрағатына — 15 жыл» (2008) брошюрасы, Ұлы Жеңiстiң 65 жылдығына — «Әлемдегi өмiр үшiн» (2010) мақалалар жинағы, Тәуелсiзiдiгiмiздiң 20 жылдығына — «Көкшетау. Тәуелсiздiк жылдары» (2011) мультимедиялық басылымы және т.б. Мемлекеттiк архивтiң ретроспективтi ақпараты, архивтiк құжаттардың көшiрмелерi Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасы шығаратын альманахтарды жасағанда, қаланың мекемелерi мен ұйымдарының әртүрлi басылымдарын дайындағанда белсендi пайдаланылады.
Мемлекеттiк архив құжаттары ғылыми еңбектер, дипломдық, курстық жұмыстар, рефераттар және т. б. дайындау кезiнде зерттеушiлермен зерттелiнедi және пайдаланылады.
Мемлекеттiк архив құжаттарының негiзiнде жеке және заңды тұлғалардан түсетiн, әлеуметтiк-құқықтық және тақырыптық сипаттардағы сұраулар орындалады.
Соңғы уақытта олардың саны бұлжытпай өсуде және жылына 3000 аса сұрау салуды құрайды.
